姚潔玲

摘要：在我國的高等職業(yè)院校的檔案管理工作過程中，一些管理問題依然普遍存在，嚴重影響了其管理質(zhì)量和效率。不僅制約了高等職業(yè)院校檔案管理工作的發(fā)展和改進，同時還會影響到高等職業(yè)院校在教學過程中的經(jīng)驗總結(jié)、科研成果推廣以及各項管理工作的正常。所以面對當前高等職業(yè)院校的檔案管理工作現(xiàn)狀，應積極探討有效的解決方法，不斷提高管理質(zhì)量和效率，及時走出管理困境。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校；檔案管理工作；有效途徑

1、導言

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對教育的重要性認知不斷提高，高等教育日益興旺、紅火起來。在新課改要求下，高等職業(yè)院校不僅要改革教育教學，還必須要加強檔案管理，做到處處留痕跡，事事有檔案。在這種形勢下，加強高等職業(yè)院校檔案管理是大勢所趨。

2、高等職業(yè)院校檔案管理的作用

在高等職業(yè)院校管理中，檔案管理屬于綜合管理的重要組成部分。其作用主要體現(xiàn)在如下幾個方面：首先，對教育教學具有借鑒與參考作用。高等職業(yè)院校檔案記錄著學校發(fā)展、形成及變化全過程，貫穿了教育教學及組織管理各個方面，屬于學校的重要信息資源。其次，是管理教育教學的依據(jù)與載體。高等職業(yè)院校檔案是在高等職業(yè)院校開展教育教學過程中逐漸形成的，屬于第一手材料。高等職業(yè)院校發(fā)展的材料、教學先進經(jīng)驗、優(yōu)秀學生的先進事跡報告等等，均是高等職業(yè)院校教育教學管理的依據(jù)與經(jīng)驗。高等職業(yè)院校檔案記錄著學校的全部活動，是教育教學的縮影最后。是高等職業(yè)院校文化的重要組成。高等職業(yè)院校檔案屬于教育教學的重要組成部分，對檔案信息的依賴性逐漸增強，對維護高等職業(yè)院校合法利益、探索教育教學新方法及改進管理方式具有積極作用

3、高等職業(yè)院校檔案管理工作存在的不足

3.1對檔案管理的重要性缺乏認知

有文獻表明，我國部分高等職業(yè)院校對檔案管理在院校管理工作中所處的位置缺乏概念，對其重要性認知不足，而將其長期置于院校管理的最底層位置。為適應院校教育發(fā)展的需求，學科建設、特色學術(shù)研究及教學管理一般是高等職業(yè)院校師生的首要建設重點，尤其在當前教學質(zhì)量、學術(shù)課題與國家資金支持有直接關(guān)聯(lián)的情況下。對教學水平的提高及高水平課題的申請與開展已成為高等職業(yè)院校著重發(fā)展的項目，導致院校對檔案管理投入的物質(zhì)資源及人員相對較少，制約了檔案管理工作的發(fā)展進行。

3.2檔案管理制度不健全

在當前我國的高等職業(yè)院校檔案管理中的檔案管理工作過程中，存在著嚴重的檔案管理制度不健全問題。有些高等職業(yè)院校領導人員對于檔案管理工作缺乏應有的重視程度，所以在工作過程中忽視了檔案管理制度建設，既沒有明確管理人員的工作責任和義務，也沒有建立明確的管理標準。這就使得相應的管理人員在工作過程中對于自己的工作責任和內(nèi)容不明確，影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率。同時，還有一些高等職業(yè)院校沒有對電子檔案進行合理分類，不僅加大了管理人員的工作任務量，并且還會導致檔案管理工作混亂現(xiàn)象的發(fā)生，不利于高等職業(yè)院校檔案管理工作的未來發(fā)展。

3.3檔案管理理念落后、模式單一

目前很多高等職業(yè)院校檔案資源室成立較晚，規(guī)模也相對較小，管理上仍沿襲過去傳統(tǒng)理念，以紙質(zhì)檔案的建立和管理為主。在檔案資料信息的收集、統(tǒng)計和儲存也是以實體資料一手傳遞。另外，由于缺乏足夠的資金投入，使得檔案管理的數(shù)字化和信息化程度偏低，不能及時同步，缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡即時管理軟件系統(tǒng)，在一定程度上對其他工作的進展產(chǎn)生了不同的影響。例如由于網(wǎng)絡信息化的缺失，使院校中的一些教職工的最新的個人成果、科研課題進度不能及時歸檔，對于教職工的工作評價存在不公平性，無法保障檔案信息的準確性，對檔案資源的利用也缺乏一定合理性。

3.4專業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足

高等職業(yè)院校檔案管理工作是一項任務量大、專業(yè)性很強的工作。高等職業(yè)院校檔案種類多、專業(yè)領域廣，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的各個環(huán)節(jié)，還要全面了解相關(guān)專業(yè)知識。實現(xiàn)高等職業(yè)院校檔案現(xiàn)代化管理需要一支業(yè)務水平高、業(yè)務能力強的復合型隊伍。但是，當前高等職業(yè)院校的不少檔案管理工作人員并沒有接受過專業(yè)的訓練，在專業(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等工作是缺乏專業(yè)知識與相應的工作熱情。由于他們對高等職業(yè)院校檔案管理工作認識不清，直接導致了檔案管理工作信息化水平較低。專業(yè)檔案管理人才不足，尤其是既熟悉檔案管理工作又掌握信息技術(shù)的高素質(zhì)人才十分稀缺，無疑增加了高等職業(yè)院校檔案信息化推廣的難度，制約了高等職業(yè)院校檔案現(xiàn)代化、信息化建設。

4、加強高等職業(yè)院校檔案管理工作有效途徑

4.1加強對檔案管理工作的重視

高等職業(yè)院校高層要對檔案管理工作重視起來，必要時要以制度為保障，通過在校內(nèi)實施對檔案管理工作有針對性的規(guī)章制度，強制性強化檔案管理工作，形成統(tǒng)一化和科學化的機制。成立檔案管理領導小組，施行崗位責任制，定期對工作成果進行監(jiān)管抽查。在管理制度的制定上，不能以急于見成效為目的，而要借鑒國內(nèi)在此方面有杰出表現(xiàn)的院校的成熟體系，在借鑒先進經(jīng)驗的基礎上，結(jié)合院校自身特色及資金、人力上的限制，對檔案管理工作的各個方面進行不同程度的規(guī)范，以使檔案管理工作的必要性逐漸體現(xiàn)出來，便于此項工作長期有效地進行。

4.2創(chuàng)新管理理念，發(fā)展多樣化管理模式

以新時期的高等職業(yè)院校應響應國家“互聯(lián)網(wǎng)+”策略，在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新檔案管理工作的理念，為確保檔案內(nèi)容的及時性和準確性，借助信息化網(wǎng)絡平臺引入院校自己的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)展多樣化的檔案服務模式。以檔案管理系統(tǒng)為主要平臺，及時更新師生的最新檔案信息，準確歸檔；對檔案的補辦及補送等程序也要有相應的處理手續(xù)，省略人工步驟，提高工作效率，使紙質(zhì)與電子檔案及時同步，共同使用。同時輔以當下普遍的微博、微信等公眾平臺，開通公眾號和檔案人工服務，便于接收對檔案需求者的疑問，給予及時的回復和建議，實現(xiàn)院校人員內(nèi)部檔案管理和服務的快速化、便捷化和人性化。

4.3健全檔案管理制度

第一，高等職業(yè)院校管理人員應建立完善的檔案管理制度，明確管理人員的管理責任和義務，并制定嚴格的管理工作標準。使管理人員能夠明確檔案管理工作流程，從而保障高等職業(yè)院校的檔案管理工作質(zhì)量和效率。第二。應建立有效的制約和監(jiān)督機制，來對管理人員的檔案管理工作進行制約和監(jiān)督，防止其在工作過程中出現(xiàn)工作懶散、管理不積極等不良現(xiàn)象，保障工作人員的工作質(zhì)量和效率，為高等職業(yè)院校的教學、科研以及管理等工作提供完善的信息支持。

4.4加快推進高等職業(yè)院校檔案信息化建設

隨著計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，特別是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的海量數(shù)據(jù)的存儲與個性化利用，為高等職業(yè)院校建設數(shù)字檔案館提供了技術(shù)支撐。當前，高等職業(yè)院校檔案館信息化建設還遠不能滿足用戶對檔案的需求。要想適應形勢發(fā)展，使檔案工作真正發(fā)揮積極的作用，就必須實現(xiàn)檔案館信息化建設的跨越式發(fā)展。首先，高等職業(yè)院校管理層重視高等職業(yè)院校檔案信息化工作，是進行高等職業(yè)院校檔案信息化建設的基礎。加強高等職業(yè)院校檔案信息化建設對于高等職業(yè)院校發(fā)展以及教育進步具有積極意義。其次，要給予經(jīng)費支持，確保充足的資金投入。信息化建設不僅要求在初期要投入大量資金，后續(xù)的維護成本也相對較高。因此，如果沒有足夠的資金投入，提升檔案信息化水平便將是一句空話。在推進檔案信息化過程中，相關(guān)的人員、設備、軟件、規(guī)章制度都需要重新配套，在檔案信息化頂層設計上要將其歸入到學校的信息化總體規(guī)劃中加以實施。同時健全檔案信息化建設標準，制定并完善檔案信息化建設各項技術(shù)指標和工作流程。只有這樣，高等職業(yè)院校檔案信息化建設才能有章可循，才能保障檔案信息化建設的順利完成。

4.5對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提高要求

檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)直接決定了檔案管理進程的效果和最終結(jié)果。因此，院校在有職工崗位規(guī)劃的前提下，首先要招聘適合數(shù)量的基礎強、業(yè)務精的檔案管理相關(guān)專業(yè)的人員充實到工作中，提升部門的總體專業(yè)水平。同時對已在職崗位職工，要加強專業(yè)培訓和繼續(xù)教育，定期安排崗位人員參加國家級、省級或校級的檔案管理工作培訓，保證在職人員專業(yè)知識的不斷更新。另外，對于計算機、軟件系統(tǒng)的學習上也要進行培訓，建設院校內(nèi)部的復合型的多層次的專業(yè)檔案管理隊伍。最后，為調(diào)動崗位職工的積極性，管理層可設置定期的工作評選及人員工資待遇的分級，促進形成高等職業(yè)院校檔案管理完整的工作規(guī)模。

4.6健全高等職業(yè)院校檔案管理工作的服務體系

要不斷拓展服務方式，傳統(tǒng)的檔案利用服務方式主要以檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列、制發(fā)檔案證明、制發(fā)檔案副本、檔案咨詢服務為主。拓展服務形式就是在堅持上述服務方式的基礎上，借助信息化、多媒體等技術(shù)手段，修訂檔案管理制度以匹配新環(huán)境下檔案管理辦法，結(jié)合檔案分類，區(qū)分用戶類型，對檔案查閱方式加以改進，對檔案利用手續(xù)加以簡化，使得檔案管理規(guī)范化、檔案日常咨詢電子化、檔案保存縮微化、檔案復制自動化、檔案查找網(wǎng)絡化，從而最大限度滿足用戶的需求。要加大檔案數(shù)據(jù)挖掘和開發(fā)力度：高等職業(yè)院校檔案中蘊藏著大量的本校獨有的原始信息，是不可或缺的知識財富。檔案館工作人員應當充分利用這一優(yōu)勢，根據(jù)實際需求動向，結(jié)合館藏實際，對檔案信息進行分析研究，有針對性強地進行整理，對館藏檔案信息進行綜合加工、深度開發(fā)，不斷挖掘檔案的價值，提取出具有實際價值的、準確、權(quán)威性較強的檔案信息供利用者查閱。

5、結(jié)論

總之，為促進高等職業(yè)院校檔案管理工作的革新發(fā)展，必須從領導層管理意識、創(chuàng)新服務模式、強化職工專業(yè)性等方面出發(fā)，促進檔案管理工作的規(guī)范化、合理化、科學化，推動高等職業(yè)院校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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