萬(wàn)川莉

摘要：隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面，得到廣泛利用。但在信息技術(shù)的使用方面，依舊存在一系列問(wèn)題，使得電子會(huì)計(jì)工作無(wú)法獲得有效的管理，導(dǎo)致信息存儲(chǔ)資源浪費(fèi)或失效。本文從電子檔案的管理方面進(jìn)行分析，探討解決問(wèn)題的有效途徑，為相關(guān)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)；檔案管理；存在問(wèn)題；有效途徑

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，許多企業(yè)開始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，信息技術(shù)的使用，不僅簡(jiǎn)化了工作流程，還在一定程度上節(jié)省了成本。但在使用會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)也會(huì)存在一系列問(wèn)題，影響工作的效率，因此必須使用有效措施對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行科學(xué)的管理。

一、電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

在會(huì)計(jì)管理工作電子化的前提下，由于缺乏相應(yīng)的制度，使會(huì)計(jì)管理工作缺乏安全系數(shù)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不完整，影響對(duì)會(huì)計(jì)工作的有效管理，進(jìn)而使電子會(huì)計(jì)管理技術(shù)在使用時(shí)缺乏安全性，降低了工作效率。另外，在會(huì)計(jì)管理領(lǐng)域的會(huì)計(jì)管理人員，由于缺乏對(duì)電子檔案管理工作的重要認(rèn)知，在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)使用傳統(tǒng)的制度和手工管理方式對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、管理、查閱和存儲(chǔ)等，影響了對(duì)會(huì)計(jì)管理工作的有效進(jìn)行，而這些問(wèn)題的存在，就需要完善相應(yīng)的規(guī)章制度。

（二）工作人員管理意識(shí)薄弱，能力不足

在電子信息化時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用是提高工作效率的捷徑。在進(jìn)行會(huì)計(jì)管理時(shí)使用電子技術(shù)，需要涉及到軟件系統(tǒng)安全、計(jì)算機(jī)安全維護(hù)等一系列專業(yè)技術(shù)。因此，要求相關(guān)工作人員，不僅要熟悉并且還要掌握這些技術(shù)的使用方式，但我國(guó)目前會(huì)計(jì)領(lǐng)域人才多數(shù)是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)，在新的電子會(huì)計(jì)領(lǐng)域，相關(guān)知識(shí)技能較為薄弱，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致在使用技術(shù)時(shí)，出現(xiàn)操作不當(dāng)之處。比如在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)管理設(shè)備維護(hù)處理時(shí)，由于能力不足，這些難以解決的設(shè)備故障與界面問(wèn)題，就容易導(dǎo)致束手無(wú)策或出現(xiàn)操作漏洞、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等，致使在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面陷入發(fā)展瓶頸[1]。

（三）電子會(huì)計(jì)資料不全

由于我國(guó)電子會(huì)計(jì)管理工作開展時(shí)間相對(duì)較短，相應(yīng)的工作管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)與指導(dǎo)，在此方面的工作內(nèi)容和具體的工作安排，存在諸多不完善與不合理之處，電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)方式問(wèn)題就是其中之一。工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，具有一定的隨意性，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)多數(shù)是使用紙質(zhì)打印的方式進(jìn)行存檔，對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)也會(huì)使用光盤等進(jìn)行備份，但卻未必能及時(shí)進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，容易影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

二、解決管理問(wèn)題措施

（一）完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

建立完善的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作有極大影響，可以有效的保證電子會(huì)計(jì)管系統(tǒng)及時(shí)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，加快更新資料速度，進(jìn)而增加管理工作的有效性。對(duì)會(huì)計(jì)管理工作進(jìn)行電子化管理后，隨著存儲(chǔ)方式的變革，相應(yīng)的檔案管理方式也會(huì)不同，在企業(yè)基礎(chǔ)的規(guī)章制度基礎(chǔ)上，需要根據(jù)實(shí)際情況，建立適合企業(yè)發(fā)展的相應(yīng)電子會(huì)計(jì)管理制度，用來(lái)管理會(huì)計(jì)工作的各項(xiàng)流程與環(huán)節(jié)。另外，企業(yè)制定電子會(huì)計(jì)檔案管理制度后，還需要對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行監(jiān)督和管理，以確保各項(xiàng)管理工作的有效進(jìn)行，提升工作效率，促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的建設(shè)。

（二）提高工作人員對(duì)會(huì)計(jì)管理工作的重視，提升專業(yè)素質(zhì)

提高工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，是會(huì)計(jì)工作順利實(shí)行的必要保證。在電子會(huì)計(jì)檔案管理工作人員提高對(duì)電子會(huì)計(jì)的重視程度后，會(huì)計(jì)管理工作的效率會(huì)極大提升，進(jìn)而促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。電子會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)提升后，需對(duì)會(huì)計(jì)管理工作進(jìn)行明確分工，設(shè)置專門電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的資料收集整理專員，根據(jù)電子會(huì)計(jì)的相關(guān)管理要求，可以有效提高電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，完整性和連貫性。

（三）優(yōu)化電子會(huì)計(jì)檔案的管理方式

電子會(huì)計(jì)管理工作的方式是進(jìn)行會(huì)計(jì)有效管理的基礎(chǔ)，因此必須重視先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的使用。首先，需要提高電子會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)，針對(duì)會(huì)計(jì)管理中信息的存儲(chǔ)問(wèn)題，必須是存儲(chǔ)介質(zhì)滿足防火、防磁、防潮、防腐、防蟲、防磨損等，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的物理性質(zhì)，使其不會(huì)影響電子會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)。其次，就是必須保證信息的安全性。對(duì)于多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，信息是其生存和發(fā)展的根本，所以在進(jìn)行信息存儲(chǔ)時(shí)，必須保證信息的安全性，增加對(duì)監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備的使用，設(shè)置相關(guān)安全維護(hù)人員，注意先進(jìn)維護(hù)設(shè)備的使用。最后，需要對(duì)存儲(chǔ)較長(zhǎng)時(shí)間的檔案進(jìn)行備份防止因丟失和損毀，影響信息的的存儲(chǔ)效率。另外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)技術(shù)、軟件也會(huì)隨之發(fā)展，為了使會(huì)計(jì)管理適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)的需要，必須對(duì)電子會(huì)計(jì)的管理工作進(jìn)行及時(shí)更新，適當(dāng)更新相關(guān)電子會(huì)計(jì)管理工作所需的電子信息技術(shù)及軟件設(shè)備，減少電子檔案管理的不合理性和設(shè)備故障發(fā)生的頻率[2]。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理，必須在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，有效的解決存在問(wèn)題。同時(shí)需加大在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面，對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，為推進(jìn)會(huì)計(jì)管理工作全面進(jìn)入信息化時(shí)代提供基礎(chǔ)，進(jìn)而加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]夏天.電子會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑探討[J].商品與質(zhì)量，2017（30）：63，66.

[2]庫(kù)麗卡爾·巴扎爾別克.電子會(huì)計(jì)檔案管理的有效途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）：143.