楊玲

摘 要：對于高職院校來說，檔案的管理與利用是非常重要的，現(xiàn)階段，不少高職院校在檔案管理與利用上都還存在或多或少的問題，這些問題的存在對檔案作用的充分發(fā)揮來說是非常不利的，而將管理心理學(xué)應(yīng)用于高職院校檔案管理與利用過程中，可針對管理者與利用者不同的心理特征，采取針對性的管理措施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理與利用水平的提升。本文筆者就從管理心理學(xué)的角度對高職院校的檔案管理與利用進(jìn)行了分析和探究。

關(guān)鍵詞：管理心理學(xué)；高職院校；檔案管理；利用

一、管理心理學(xué)的內(nèi)涵

所謂管理心理學(xué)，指的就是對組織管理過程中人們的潛在心理特征與行為規(guī)律進(jìn)行分析和研究的一門新興學(xué)科，它既是管理學(xué)的一個(gè)重要分支，同時(shí)也是心理學(xué)的一大重要分支，從起源上來看，管理心理學(xué)是在工業(yè)心理學(xué)與科學(xué)管理運(yùn)動(dòng)的推動(dòng)下逐漸出現(xiàn)的，其產(chǎn)生的最關(guān)鍵動(dòng)因是“霍桑實(shí)驗(yàn)”，到上世紀(jì)六十年代左右，管理心理學(xué)開始成為一門專門的、獨(dú)立的學(xué)科門類。管理心理學(xué)主要站在心理學(xué)的視角，對組織中個(gè)體的心理現(xiàn)象及其活動(dòng)規(guī)律等進(jìn)行研究，其著重強(qiáng)調(diào)“人”這一因素在管理過程中的作用?，F(xiàn)階段，管理心理學(xué)的研究內(nèi)容主要涉及到以下兩個(gè)方面：第一是對跨文化管理理論、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、組織發(fā)展、管理決策等多方面的問題進(jìn)行研究。第二是站在個(gè)體差異的視角對人員培訓(xùn)、選撥、評價(jià)以及薪資分配等進(jìn)行深入分析和研究。管理心理學(xué)中提出的相關(guān)理論與方法，對高職院校檔案管理來說具有非常大的參考價(jià)值。

二、當(dāng)前高職院校檔案管理過程中存在的主要問題

（1）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低。現(xiàn)階段，大多數(shù)高職院校在檔案管理方面都存在管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題，許多管理人員都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的重要意義，管理意識(shí)非常薄弱，不具備開展檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性，大部分管理人員都是在被動(dòng)的狀態(tài)下開展檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作成效難以得到有效提升。具體來說，檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)。高職院校檔案管理工作崗位的人員大都不具備專業(yè)知識(shí)背景，在實(shí)際開展工作的時(shí)候主觀性、隨意性較大，在遇到專業(yè)問題的時(shí)候往往束手無策。第二，業(yè)務(wù)技能不高。高職院校的檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，工作量較大，且要求管理人員必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案歸類與整理等工作，而要達(dá)到這一目的的必備前提就是具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能，但是當(dāng)前大部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能都不是很高，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在具體操作過程中非常不熟練，這些都是阻礙高職院校檔案管理水平提升的絆腳石。

（2）檔案管理的信息化水平不高。當(dāng)前大部分高職院校在檔案管理方面的信息化建設(shè)水平都比較落后，仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，盡管這一管理模式也能將學(xué)校的重要文件信息保存下來，但是由于近些年高職院校的不斷擴(kuò)招以及建設(shè)規(guī)模的顯著擴(kuò)大，檔案信息數(shù)量的增幅非常之大，這些大量的檔案信息如果只是采用紙質(zhì)檔案來進(jìn)行管理的話，必定會(huì)占用大量的空間，而且在查詢檔案的時(shí)候也極為不便。相反，如果引入信息化管理系統(tǒng)，不僅能節(jié)省紙質(zhì)檔案管理存儲(chǔ)的空間，同時(shí)還能提高檔案管理效率與質(zhì)量。由此可見，加強(qiáng)對高職院校檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。

（3）管理者缺乏檔案管理意識(shí)。我國許多高職院校都認(rèn)為檔案管理工作并不是很重要，在開展此項(xiàng)工作時(shí)的態(tài)度也比較敷衍，有的甚至直接略過了此項(xiàng)工作，致使相關(guān)人員在需要用到檔案信息的時(shí)候根本無從查閱，這對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展來說是非常不利的。高職院校在看待檔案管理這項(xiàng)工作的時(shí)候往往存在一個(gè)誤區(qū)，那就是認(rèn)為檔案管理工作就是對各種文件信息進(jìn)行簡單整理，檔案管理人員只要將檔案信息匯總保管起來就行了，正是由于存在這樣的錯(cuò)誤思想，導(dǎo)致檔案信息在管理過程中缺乏完善的管理機(jī)制與先進(jìn)設(shè)備，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料信息丟失、缺漏等問題。

三、管理心理學(xué)角度下高職院校檔案管理與利用的對策

（1）適當(dāng)拓展檔案管理工作人員的職業(yè)空間，提高其職業(yè)地位。根據(jù)管理心理學(xué)中的“雙因素理論”，要實(shí)現(xiàn)個(gè)體工作積極性與主動(dòng)性的最大限度激發(fā)，最為重要的就是使其產(chǎn)生“滿足感”，因此，要確保高職院校檔案管理工作的高效化開展，就必須使管理工作人員得到“滿足”，適當(dāng)拓展檔案管理人員的職業(yè)上升空間，使其職業(yè)地位得到提升。具體來說，應(yīng)當(dāng)從下列幾個(gè)方面著手：首先，應(yīng)當(dāng)注重對檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)?？啥ㄆ诮M織管理人員參與內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，或者組織其到各單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，積極吸取和借鑒相關(guān)單位檔案管理的有益經(jīng)驗(yàn)，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)出臺(tái)支持其進(jìn)行學(xué)歷深造的優(yōu)惠政策，從而讓他們的工作滿足感得到進(jìn)一步提升。其次，應(yīng)當(dāng)在檔案管理人員職稱評定上給予適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠政策，可在職稱評定數(shù)量、評審條件等方面適當(dāng)向其傾斜，不斷拓寬其專業(yè)技術(shù)職務(wù)的上升空間，使其通過職稱的獲得不斷增強(qiáng)工作成就感。最后，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制，實(shí)施工作績效考核制度，對表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予一定的物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，滿足其希望通過勞動(dòng)獲得精神與物質(zhì)回報(bào)的需求，從而增強(qiáng)其工作主動(dòng)性與積極性。

（2）提高對檔案管理工作的重視度，制定明確的檔案管理與利用目標(biāo)。管理心理學(xué)認(rèn)為，一個(gè)組織中共同目標(biāo)的確定對所有個(gè)體行為都具有導(dǎo)向作用，有助于激發(fā)出個(gè)體為目標(biāo)不斷奮斗的動(dòng)力和潛能。因此，高職院校在開展檔案管理工作之前，必須制定明確的檔案管理與利用目標(biāo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理工作擺在重要位置，設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并健全檔案管理工作機(jī)制，配備數(shù)量足夠的管理人員，加快建立檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作的順利高效開展提供有利條件。

（3）滿足檔案利用者的各種心理需求，不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)而完善的檔案服務(wù)體系，采用人性化檔案利用服務(wù)模式，把檔案的利用和日常工作習(xí)慣有效聯(lián)系起來，并配置完善的檔案利用硬件系統(tǒng)，使利用者能在不同時(shí)間和空間進(jìn)行檔案信息的快速查詢和獲取，滿足其追求快捷、方便的心理需求。其次，應(yīng)當(dāng)把握好檔案利用者的心理特點(diǎn)，通過改善檔案利用條件、打造利用服務(wù)跟蹤反饋平臺(tái)等措施來不斷提升檔案利用服務(wù)的整體質(zhì)量。

綜上所述，管理心理學(xué)對高職院校檔案管理與利用工作的開展來說具有非常重要的意義。根據(jù)當(dāng)前我國高職院校在檔案管理過程中存在的管理意識(shí)缺乏、信息化程度不高等問題，應(yīng)當(dāng)在今后的檔案管理工作實(shí)踐中不斷提高對檔案管理工作的重視度，制定明確的檔案管理目標(biāo)，并更多地考慮檔案利用者的內(nèi)心需求，使檔案利用服務(wù)質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。

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（作者單位：南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室）