卞咸杰　卞鈺

摘 要：高校檔案信息資源作為我國檔案信息資源的重要組成部分，也是社會最廣泛需要利用的資源。本文通過剖析我國高校檔案信息資源從校內(nèi)共享到區(qū)域共享，提出在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息服務(wù)方式多元化、實現(xiàn)高校檔案信息資源的優(yōu)化與整合、建立高校檔案聯(lián)盟機制，為高校檔案信息資源實現(xiàn)社會共享提供了可能。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息；資源共享；發(fā)展軌跡

據(jù)教育部統(tǒng)計表明，截至2017年5月31日，我國共有普通高等學(xué)校2914所[1]。這么多高校的檔案信息資源是國家檔案信息資源的重要組成部分，如依《檔案法》規(guī)定，期滿30年向社會開放，將會充分發(fā)揮高校檔案信息資源的價值，產(chǎn)生極大的社會效益。事實上，高校檔案信息資源共享的阻力非常大，至今尚未容納到國家檔案信息共享平臺。早在1993年，長治醫(yī)學(xué)院的高淑明就提出《關(guān)于實現(xiàn)高校檔案信息共享的設(shè)想》[2]，但如何共享，通過什么方式共享，共享到什么程度，作者均未涉及。筆者認為，高校檔案信息資源共享將會從校內(nèi)共享轉(zhuǎn)向區(qū)域共享，最終走向社會共享之路。

1 校內(nèi)共享—高校檔案信息資源共享的最初實現(xiàn)

高校檔案信息機構(gòu)作為高校的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，其館藏檔案的服務(wù)對象主要是校內(nèi)師生員工和廣大校友，許多高校一直將其檔案信息資源視為“獨享”資源，極少向社會公開，且利用服務(wù)方式固定單一，毫無創(chuàng)新，導(dǎo)致許多高校檔案信息資源得不到有效利用，社會價值也得不到實現(xiàn)。這種“獨享”，其實是校內(nèi)共享，共享對象為校內(nèi)所有的教學(xué)部門、教輔部門和黨政部門等若干個內(nèi)設(shè)機構(gòu)。究其原因，主要有兩個方面。

一是高校對檔案資源的認知錯誤。長期以來，高校檔案都被作為其學(xué)校內(nèi)部資源，即“獨享”資源，受到嚴密的保管。一些高校認為，由高校自身產(chǎn)生或形成的檔案，與社會公眾和其他社會各項組織都沒有任何關(guān)聯(lián)，不具備對外開放使用的條件，理應(yīng)自己保存獨享。這與國外高校檔案面向社會開展信息服務(wù)完全相反。造成的結(jié)果是，大量高校檔案信息滯留在高校檔案庫房中，得不到社會的利用，也就難以實現(xiàn)社會的共享，檔案的社會價值也就體現(xiàn)不出來。高校與社會公眾之間形成了一堵無形的高墻。扭轉(zhuǎn)高校與社會公眾之間存在的“信息鴻溝”問題，打破高?！靶畔ⅹ毾怼保簿统闪爽F(xiàn)在高校領(lǐng)導(dǎo)決策層亟待解決的問題。

二是高校檔案利用服務(wù)方式傳統(tǒng)單一。我國許多高校檔案館提供利用服務(wù)的方式仍然局限在開具檔案證明、提供檔案復(fù)制件、信息咨詢查找等方面，且獲取檔案的手續(xù)繁雜、成本較高、利用效果不顯著，特別是許多有重要價值的高校檔案長期受冷落，不被利用。

2 區(qū)域共享—高校檔案信息資源共享的范圍拓展

計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)在高校檔案部門的廣泛應(yīng)用，使高校檔案信息資源區(qū)域共享從設(shè)想變成可能。這種共享只是高校檔案信息資源從校內(nèi)共享向校外延伸，在區(qū)域范圍內(nèi)或者行業(yè)范圍內(nèi)共享，但并未向全社會共享。

最早實現(xiàn)高校檔案信息資源區(qū)域共享的國家是英國，1999年11月至2002年10月，以格拉斯哥大學(xué)為基點的“蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)”，整合了蘇格蘭地區(qū)10所高校的檔案信息資源，促進蘇格蘭地區(qū)檔案信息資源共享[3]。我國學(xué)術(shù)界對高校檔案信息資源區(qū)域共享的研究方興未艾，西南民族大學(xué)的黃小忠，蘇州科技大學(xué)的程熙、王雪梅和成都體育學(xué)院的魏麗平等，紛紛對區(qū)域性高校檔案信息資源共享機制、平臺、實施路徑進行研究，但真正意義上的高校檔案信息資源區(qū)域共享并未實現(xiàn)。盡管如此，四川省、江蘇省高校檔案研究會（理事會）對區(qū)域性高校檔案信息資源的共享進行推動，仍取得了一些成效[4][5]。其主要原因在于三個方面：

一是高校檔案的社會價值極高。高校，作為主要的社會文化事業(yè)機構(gòu)之一，不但是培養(yǎng)管理和技術(shù)性人才的機構(gòu)，更是傳播知識，促進社會文化發(fā)展、科技進步的場所。高校檔案館記載了高校成長與發(fā)展的過程，蘊藏了豐富的可供社會廣泛利用的檔案信息資源，既有綜合性、一般性的查考檔案，也有學(xué)校各部門產(chǎn)生的專門檔案，檔案信息涉及范圍較廣，社會、經(jīng)濟效益高，因此理應(yīng)為社會服務(wù)，這也是實現(xiàn)高校社會價值的重要途徑。

二是高校信息化程度加快。近幾年，高校信息化不斷加快發(fā)展，教學(xué)、行政、科研等各個領(lǐng)域都產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，而這些檔案信息資源的整合利用為區(qū)域共享提供了可能。建立校際間的檔案信息發(fā)布平臺，建立檔案信息資源共享的評估體系，推進檔案信息資源共享的標準化建設(shè)，都會推動高校檔案信息資源區(qū)域共享的實現(xiàn)。

三是發(fā)揮高校的知識導(dǎo)向作用。在社會文化事業(yè)的發(fā)展過程中，我國高等院校的影響力越來越大，許多社會科研、人文交流領(lǐng)域也需要高校參與其中。同樣，高校也需要社會這個平臺的支持，來促進其自身的改革與發(fā)展。所以實現(xiàn)高校信息資源共享，不僅可以發(fā)揮高校在社會文化事業(yè)上的知識導(dǎo)向作用，更是加強高校與社會、與人民溝通合作，互利共贏的舉措。

3 社會共享—高校檔案信息資源共享的發(fā)展趨勢

大數(shù)據(jù)時代的到來，使高校檔案信息資源實現(xiàn)全社會共享的意愿越來越迫切。在這方面，英國做出了表率。21世紀初，全英就有150多所高校參與了英國國家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享[6]。我國高校檔案信息資源共享不僅要實現(xiàn)區(qū)域共享，更要實現(xiàn)社會共享。

首先，檔案信息服務(wù)方式多元化為高校檔案信息資源實現(xiàn)社會共享提供了可能。高校檔案信息資源的社會價值需要在社會廣泛的共享和利用過程中得以實現(xiàn)，而實現(xiàn)共享和利用離不開檔案信息服務(wù)方式的多元化。

高校檔案部門要擺脫傳統(tǒng)服務(wù)思維，解放思想，開拓創(chuàng)新。高校檔案部門作為高校的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，一直是為高校自身服務(wù)的，很少向社會公開其檔案信息。而要想實現(xiàn)信息資源的整合優(yōu)化以達到共享的目的，就必須樹立高校檔案館為學(xué)校和社會雙重服務(wù)的思想。通過搭建高校與政府機構(gòu)、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的橋梁，主動提供檔案信息服務(wù)。高校檔案部門應(yīng)充分利用自身技術(shù)優(yōu)勢，與其他部門相互配合，專門開設(shè)相應(yīng)的信息服務(wù)平臺，與社會各組織機構(gòu)良好互動合作，實現(xiàn)其社會價值。

其次，實現(xiàn)高校檔案信息資源的優(yōu)化與整合為高校檔案信息資源實現(xiàn)社會共享提供了可能。明確檔案信息資源整合的重點對象，開展對館藏資源價值、用戶需求、可開發(fā)空間的研究，精準預(yù)測社會需求。

借鑒國外高校檔案信息資源整合方式。國外高校檔案館的社會認知水平已經(jīng)和高校圖書館相當，已成為為高校和社會提供信息咨詢和利用的服務(wù)性機構(gòu)。美國一所高校因在公開課上將名師課程以教學(xué)檔案資源共享的方式進行錄制歸檔，并通過校內(nèi)教育網(wǎng)站和高校課程聯(lián)盟平臺對外傳播而風靡整個中國網(wǎng)絡(luò)。這是一個很好的高校檔案信息資源優(yōu)化與整合的案例。據(jù)悉，哈佛大學(xué)檔案館將投資為每位高級教授錄制全程課程視頻并存檔，然后建立專門網(wǎng)站進行推廣[7]?？梢哉f，美國高校公開課之所以能取得成功，很大一部分要歸結(jié)于明確的信息資源的優(yōu)化與整合。而目前，我國許多高校也陸續(xù)開通了網(wǎng)絡(luò)爾雅課程，通過指定網(wǎng)站登錄便可以聆聽許多名校教授的課程，這是一大進步，盡管如此，我們國內(nèi)在檔案信息資源整合與優(yōu)化方面仍有所欠缺，需要借鑒國外高校檔案信息資源整合方式，認真汲取經(jīng)驗，以改善我們的不足之處。

最后，建立高校檔案聯(lián)盟機制為高校檔案信息資源實現(xiàn)社會共享提供了可能。高校檔案信息資源從校內(nèi)共享，到區(qū)域共享，再到社會共享，并不是通過強迫高校檔案管理機構(gòu)實現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)社會化，而是采取鼓勵的方式漸進地使高校檔案館走上服務(wù)化道路。但是，目前高校檔案館所面對的形勢是自身職能定位錯誤、資源整合差、服務(wù)利用方式傳統(tǒng)單一、創(chuàng)新度不夠等一系列問題，而解決此問題的關(guān)鍵就是高校協(xié)同合作起來，建立一個聯(lián)盟機制，取長補短，互相彌補借鑒，通過合作的力量來實現(xiàn)信息資源的共享。

一方面，高校檔案館可與校內(nèi)或當?shù)貓D書館、當?shù)夭┪镳^建立合作關(guān)系。由于我國歷史上缺少檔案館與圖書館、博物館合作的傳統(tǒng)，所以現(xiàn)在仍然實行的是分館而治。這三館各自所擁有的館藏資源、其服務(wù)與利用的方式都是不同的，且有各自的特色。一旦建立合作關(guān)系，當檔案館需要某一信息資源而自己館內(nèi)暫時沒有時，或者當公眾咨詢某信息服務(wù)而暫時提供不了時，便可以向合作方尋求幫助，真正達到信息資源的服務(wù)與共享，并造福大眾。

另一方面，建立高校檔案聯(lián)盟機制是必經(jīng)之路。當前大部分高校檔案館仍是獨立運營，獨立發(fā)展。傳統(tǒng)的閉館而治的思維使高校檔案信息資源長期處于單一運作中，社會服務(wù)工作進程緩慢、利用度不夠、受惠度較低等，這些已經(jīng)引起了高校領(lǐng)導(dǎo)層和決策人員的注意。所以，建立高校檔案聯(lián)盟機制不僅是社會大眾的迫切愿望，也是各高校決策者所期望看到的。而高校檔案工作聯(lián)盟的建立，主要在于建立高校檔案管理機構(gòu)之間的協(xié)作關(guān)系，如成立一個檔案聯(lián)盟小組，各高校選出一人擔任小組成員，遇到重大問題可通過檔案聯(lián)盟小組成員內(nèi)部協(xié)商?；蛘呓⒁粋€高校聯(lián)盟網(wǎng)站，在網(wǎng)站上及時發(fā)布信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)渠道實現(xiàn)館藏資源的共享。

高校檔案信息資源的共享，也就是實現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。既可以使高校充分利用檔案信息資源為自身服務(wù)，又可以更好地服務(wù)社會大眾，實現(xiàn)雙贏。大數(shù)據(jù)時代，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與應(yīng)用，將會推動高校檔案信息資源最終實現(xiàn)社會共享。

*本文系2016年度教育部人文社會科學(xué)研究規(guī)劃基金項目《大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源共享平臺構(gòu)建的研究》（項目號：16YJA870001）、2016年地方高校國家級大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目《大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡(luò)信息資源歸檔研究》（項目號：201610324022Z）階段性研究成果。

參考文獻：

[1]教育部.全國高等學(xué)校共計2914所[N].中國教育報，2017-06-16：（1）.

[2]高淑明.關(guān)于實現(xiàn)高校檔案信息共享的設(shè)想[J].山西檔案，1993（4）：18.

[3]顏川梅.淺談英國高校檔案信息資源的整合與共享[J].山西檔案，2008（3）：41-42.

[4]黃小忠.建設(shè)區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺的機制和途徑研究[J].山西檔案，2015（4）：77-80.

[5]程熙，王雪梅.區(qū)域性高校檔案信息資源共享機制建設(shè)探析——以江蘇省高校為例[J].山西科技，2017（1）：108-110.

[6]卞咸杰.探析英國高校檔案管理的特點：以謝菲爾德大學(xué)為例[J].檔案管理，2012（6）：78-80.

[7]曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現(xiàn)路徑[J].檔案學(xué)通訊，2012（5）：49-52.

（作者單位：鹽城師范學(xué)院 來稿日期：2018-02-20）