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        淺談當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在問題與對策

        2018-07-07 09:22:58陳金玲
        檔案管理 2018年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理問題對策

        陳金玲

        摘 要:針對疾控中心檔案管理工作存在的問題,文章提出了四方面的建議:一要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級管理,優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度;二要建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施,改進(jìn)疾控中心檔案管理模式;三要加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度,提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質(zhì);四要加強對電子檔案的規(guī)范化管理,提升電子檔案的開發(fā)利用水平。

        關(guān)鍵詞:疾控中心;檔案管理;問題;對策

        1 當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中存在的問題

        1.1 檔案管理受重視程度不足,檔案管理缺少必要的準(zhǔn)則。一是檔案管理受重視程度不足。在疾病控制中心中檔案管理部門處于邊緣化位置,很多疾控中心的檔案管理意識較為薄弱,一些領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理缺少必要的認(rèn)識,簡單地認(rèn)為,檔案管理就是將一年的資料收集起來,放到檔案室即可,對于檔案如何管理、調(diào)閱等沒有整體思路。二是檔案管理缺少必要的準(zhǔn)則。疾控中心的檔案管理細(xì)分有很多種,如人事檔案、財務(wù)檔案、文書檔案、案例業(yè)務(wù)檔案等,這些檔案的整理、歸檔都需要有專人進(jìn)行有效梳理,每年都需要進(jìn)行收集和整理,工作量極大。然而基層疾控中心,由于缺少必要的檔案管理的行為準(zhǔn)則,檔案管理的制度難以在一線基層疾控中心進(jìn)行有效落實。

        1.2 檔案管理設(shè)備不足,檔案管理模式落后。一是檔案管理設(shè)備不足。從目前對很多疾控中心檔案管理調(diào)查中發(fā)現(xiàn),具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構(gòu)并不多,大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段,對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。二是檔案管理模式落后。近年來公共衛(wèi)生事件頻繁發(fā)生,傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現(xiàn),又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。而疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出,無法滿足現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)研究、疾病控制等領(lǐng)域?qū)n案信息的需求。

        1.3 檔案管理人才不足,檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。一是檔案管理人才不足。有關(guān)調(diào)查研究表明,疾控中心檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經(jīng)驗、高學(xué)歷背景、信息技術(shù)或檔案學(xué)等專業(yè)背景,嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作。而很多情況下,由于人才的缺失,疾控中心時常會安排非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作的兼管,更使得檔案管理質(zhì)量難以提高。二是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。疾控中心的工作重點在于疾病監(jiān)測、預(yù)防以及控制,因此,很多疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)人對疾病監(jiān)測、預(yù)防以及控制這些工作比較重視,而對疾控中心檔案管理工作并不十分重視,受疾控中心領(lǐng)導(dǎo)部門重視程度的影響,疾控中心檔案管理工作在開展時,通常都是安排非醫(yī)療專業(yè)、無技能專長的人員承擔(dān)各項檔案管理工作。

        1.4 電子檔案缺乏規(guī)范化管理,電子檔案開發(fā)利用程度較低。一是電子檔案缺乏規(guī)范化管理。我國疾控中心為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求,也在不斷建立中心局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),應(yīng)用檔案管理系統(tǒng),各科室應(yīng)用辦公自動化管理系統(tǒng),提升中心數(shù)據(jù)信息的管理水平。但在中心局域網(wǎng)環(huán)境下,各科室OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)并未形成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),各科室數(shù)據(jù)信息仍需手工錄入,并未實現(xiàn)自動歸檔。檔案室雖然應(yīng)用檔案管理系統(tǒng),但只能實現(xiàn)文件級目錄的檢索,并未實現(xiàn)全文檢索。而對于原基礎(chǔ)條件下保管的紙質(zhì)檔案,并未實現(xiàn)全部的數(shù)字化歸檔。另外,中心檔案室電子檔案的備份程度也較低,如遇突發(fā)事件,極易造成不可挽回的損失。二是電子檔案開發(fā)利用程度較低。疾控中心檔案室藏豐富檔案信息資源,具有極高的參考價值和社會價值。但現(xiàn)階段疾控中心檔案室仍停留在“上門查檔”的被動查檔階段,提供較為簡單的檔案復(fù)制、查閱等檔案服務(wù)。而對于電子檔案的檢索服務(wù),也僅限于以文件題名、形成者、年代、案卷號等為關(guān)鍵詞的檔案目錄檢索。另外,檔案的編研水平也較低,僅有少量的編研成果。

        2 解決疾控中心檔案管理中問題的對策建議

        2.1 建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級管理,優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。一要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級管理。疾控中心檔案管理關(guān)乎地區(qū)的疾病控制與預(yù)防,與人民的生命安全息息相關(guān),因此需要引起足夠的重視。落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,將各項責(zé)任具體化,使數(shù)據(jù)的處理與管理應(yīng)用有所保障,進(jìn)而使檔案管理工作具有嚴(yán)格的制度規(guī)范,也能夠享受應(yīng)有的設(shè)備設(shè)施,促進(jìn)檔案管理工作的開展。同時,疾控中心需要實行嚴(yán)格的層級管理制度,落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制是從大方向上保證管理工作的規(guī)范性,具體落實還需要各級員工齊心協(xié)力。因此,要嚴(yán)格層級制度,建立嚴(yán)密的管理體系,層層管理、層層監(jiān)督,防止在工作中發(fā)生錯誤和懈怠的情況,實現(xiàn)整個檔案管理工作的體系性和規(guī)范化。二要優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。疾控中心需要進(jìn)一步細(xì)化單位的各類檔案管理制度,考慮到每一個管理的空白之處,將檔案管理關(guān)進(jìn)“制度的籠子”,這樣,檔案管理工作才能有更多的保障。同時,加強管理人員對制度的認(rèn)識和學(xué)習(xí),不斷強化他們對這些制度的執(zhí)行度。

        2.2 建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施,改進(jìn)疾控中心檔案管理模式。一要建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。要做好檔案的信息化管理,離不開一個完善的基礎(chǔ)設(shè)施,這是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及許多軟件和硬件的參與?,F(xiàn)今,疾控中心的資金投入大多用于醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn),往往忽視了檔案管理工作。這不僅影響了檔案管理的信息化進(jìn)程,更有可能造成檔案儲備信息不全等嚴(yán)重后果。現(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數(shù)字化,通過計算機、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料已成為必然趨勢。疾控中心應(yīng)當(dāng)建立起自動化辦公設(shè)備,并將它與現(xiàn)有設(shè)備合理有效地銜接起來,以便于管理人員更有效率地對檔案進(jìn)行管理。二要改進(jìn)疾控中心檔案管理模式。信息時代,疾控檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢,而要推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)就必須更新觀念,實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來源、保存形式與以前也已經(jīng)大相徑庭,若想實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,探索出適應(yīng)現(xiàn)代社會的新的管理模式勢在必行。我們應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中充分應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備與思維,建立一個以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的智能化和自動化的管理模式,以充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

        2.3 加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度,提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一要加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度。人才在檔案管理工作中的地位舉足輕重,在檔案的信息化管理過程中,人一方面負(fù)責(zé)建設(shè)和保養(yǎng)管理運作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè),另一方面還負(fù)責(zé)開發(fā)和維護(hù)軟件系統(tǒng),此外,還負(fù)責(zé)加工、整理、保存各種檔案信息等。首先,我們應(yīng)該加大對正處于一線檔案管理人員的培訓(xùn)力度,增強他們的工作能力,提升他們的知識水平。其次,應(yīng)該大力引進(jìn)檔案管理相關(guān)的管理人才,給予優(yōu)厚的條件,使他們堅守崗位,發(fā)揮他們的特長,增強檔案管理人員隊伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)疾控醫(yī)療人員,應(yīng)當(dāng)明確工作方向,端正服務(wù)態(tài)度,學(xué)習(xí)信息化時代下的檔案管理知識,學(xué)習(xí)刻錄機等設(shè)備的使用,懂得電子檔案信息技術(shù)以及安全網(wǎng)絡(luò)管理的相關(guān)知識。二要提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)。疾控中心檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì),才能勝任檔案管理工作。首先,加強疾控中心檔案管理工作人員的素質(zhì),讓檔案管理工作人員對自己的工作有一個正確認(rèn)識,并努力將檔案管理工作做到細(xì)致化管理。其次,對檔案管理人員進(jìn)行能力培訓(xùn),加強對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與技能培訓(xùn),掌握基本檔案管理方法,提高檔案管理工作能力,促使疾控中心檔案管理工作系統(tǒng)化發(fā)展。最后,疾控中心可根據(jù)本單位的實際情況,選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強、熟悉中心工作、業(yè)務(wù)能力較強的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作,定期地對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度,通過定期培訓(xùn),有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才,貫徹實施疾控中心檔案管理的管理工作,逐步做到檔案管理人員專業(yè)化、固定化。

        2.4 加強對電子檔案的規(guī)范化管理,提升電子檔案的開發(fā)利用水平。一要加強對電子檔案的規(guī)范化管理。疾控中心在應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,要不斷實現(xiàn)與疾控中心各科室業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接,實現(xiàn)從“源頭上”對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效管理,而且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案要可實現(xiàn)自動歸檔,以減少人工錄入成本以及信息錯誤。同時,疾控中心檔案室也應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進(jìn)一步規(guī)范電子文件的歸檔流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)中心電子檔案的統(tǒng)一歸檔,實現(xiàn)各科室業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接。而對于“存量”部分的紙質(zhì)檔案,疾控中心還應(yīng)不斷實施數(shù)字化建設(shè)。對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,其中重要的一點就是要不斷加強硬件設(shè)備的建設(shè),配齊掃描設(shè)備、存儲設(shè)備、計算機設(shè)備等。其次,檔案室人員要熟練應(yīng)用檔案信息化的加工設(shè)備,提高數(shù)字化加工水平。另外,在此基礎(chǔ)上也可選擇“外包”的形式,選擇第三方責(zé)任公司進(jìn)行中心檔案的數(shù)字化加工。對于疾控中心電子檔案備份程度低的問題,疾控中心要建立電子文件安全保障體系,防止重要信息外泄。二要提升電子檔案的開發(fā)利用水平。疾控中心檔案室針對電子檔案開發(fā)利用程度較低的問題,一方面要以中心資源為依托,以歷年疾病預(yù)防控制數(shù)據(jù)為分析對象,從業(yè)務(wù)檔案入手,開展編研工作。對此,中心檔案工作人員不僅要掌握一定的檔案編研專業(yè)知識,還要全面了解中心的各項業(yè)務(wù)工作,積極爭取與各業(yè)務(wù)部門合作,共同完成對中心各項年度業(yè)務(wù)知識的匯編。另一方面,要選擇多樣化的電子檔案利用方式,對內(nèi)以中心局域網(wǎng)為依托,在電子檔案目錄檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)更高程度上的全文檢索,以及對電子檔案全文的下載、打印、傳輸、共享;對外可選擇以網(wǎng)站的形式,面向公眾提供一定的疾病預(yù)防知識。另外,隨著我國移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,移動終端應(yīng)用的普及,疾控中心也可以選擇以“兩微一端”(微信、微博、APP)為載體,移動傳播現(xiàn)已公開的疾病預(yù)防控制知識,使公眾隨時隨地在線獲取,以提升自我保健和防護(hù)的能力。

        (作者單位:河南省清豐縣疾病預(yù)防與控制中心 來稿日期:2018-01-24)

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