葉紹芬

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新研發(fā)，大大提升了人們的生活質(zhì)量，滿足了人們的精神需求。信息技術(shù)為各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的高效開展提供了有力保障，促進(jìn)了社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的全面發(fā)展。在當(dāng)前背景下，有序進(jìn)行檔案的信息化管理，一方面會減輕檔案管理難度，提升信息的處理速度，另一方面能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展，真正體現(xiàn)出信息化管理的實(shí)際價(jià)值。檔案信息化管理過程中，工作失誤問題得到了有效解決，檔案規(guī)范化、程序化管理體系完善構(gòu)建，打破了傳統(tǒng)的弊端格局，迎來了檔案管理工作更加輝煌的明天。本文主要針對檔案信息化管理工作進(jìn)行了深入探究與分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；有效策略；研究；分析

在這個(gè)信息時(shí)代中，我們需要利用信息化理念提升各項(xiàng)管理工作的實(shí)效性。檔案管理工作十分繁瑣，日常工作量相對較大，逐步構(gòu)建一個(gè)完整的信息化管理系統(tǒng)，有利于激發(fā)管理人員的工作熱情，端正他們的工作態(tài)度，解決各種類型的檔案管理問題，確保后續(xù)檔案管理計(jì)劃的順利實(shí)施。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開信息技術(shù)的支持，在國家大力提倡信息化建設(shè)的背景下，我們需要及時(shí)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，探索新型的檔案管理模式，融合信息元素，適應(yīng)社會的發(fā)展需求，將檔案管理工作更好的服務(wù)于社會、服務(wù)于全體群眾，便于檔案信息的分類儲存與快速查閱。

1 檔案信息化管理優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人員的動(dòng)手操作，面對龐大的檔案數(shù)量和繁瑣的分類程序，檔案管理實(shí)效性是很難得以顯著提升的。人工操作費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，無法充分滿足查閱者的更多需求，最終導(dǎo)致檔案管理的整體效果并不理想[1]。而各項(xiàng)信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，就很好的改善了上述弊端現(xiàn)狀，檔案的信息化建設(shè)速度不斷加快，管理人員也紛紛在實(shí)踐中努力提高自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，開創(chuàng)了檔案管理的全新格局，促進(jìn)了檔案事業(yè)的信息化發(fā)展。檔案信息化管理優(yōu)點(diǎn)為：

1.1 把管理人員從繁重的工作中解脫出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行檔案的分類管理，人工操作失誤率隨之下降，管理人員也有更多的時(shí)間與精力進(jìn)行檔案信息化管理工作的系統(tǒng)性研究，進(jìn)而優(yōu)質(zhì)體現(xiàn)了檔案管理的服務(wù)性、高效性特征。

1.2 利用計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行管理，有效的提高工作效率，減少了客戶的等待時(shí)間，提高了客戶對檔案服務(wù)的滿意度。

1.3 利用信息化對檔案進(jìn)行管理，改變了檔案的載體形式，通過光盤、磁盤、存儲卡等多種介質(zhì)形式來完成檔案的存儲保管工作，有效的節(jié)約了檔案存儲的空間。

1.4 檔案信息化管理建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，這樣可以使檔案利用者自行對檔案信息進(jìn)行查詢和利用，而且能夠及時(shí)與檔案管理人員進(jìn)行聯(lián)系和溝通，為檔案使用者提供了更多的便利服務(wù)。

2 檔案信息化管理重要作用

2.1 信息化建設(shè)已成為當(dāng)前重要的戰(zhàn)略目標(biāo)之一，而且對當(dāng)前檔案信息化管理的主要任務(wù)進(jìn)行了明確，通過對檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，加快電子檔案的管理工作，同時(shí)建立區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)格局，并與國家信息網(wǎng)進(jìn)行合并，從而實(shí)現(xiàn)館藏的數(shù)字化、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化及資源的共享化目標(biāo)。

2.2 檔案作為一個(gè)信息庫，其所包含的信息量較為龐大，而要想實(shí)現(xiàn)對這些信息的利用，則需要對這些信息進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的整理、加工，而檔案信息化管理工作就充分發(fā)揮了信息化技術(shù)的特點(diǎn)，將檔案信息的作用得以充分的發(fā)揮出來，確保了檔案服務(wù)功能的更好體現(xiàn)。

2.3 檔案信息化管理是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識平臺的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類、匯總[2]。只有在信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益。

3 加強(qiáng)檔案信息化管理工作的有效策略

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念

計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是促進(jìn)檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

3.2 創(chuàng)新管理方法

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會環(huán)境不斷的發(fā)生變化，由此對于各個(gè)單位的發(fā)展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的資料記載，對于單位的長期發(fā)展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢為依托，實(shí)行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3.3 先進(jìn)技術(shù)設(shè)備

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強(qiáng)大的設(shè)備與技術(shù)力量的支持。設(shè)備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎(chǔ)的需求[3]。所以單位應(yīng)該給予足夠的資金支持，配備先進(jìn)而齊全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，為信息化管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。技術(shù)是檔案信息化管理的重要因素，在實(shí)行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)知識，同時(shí)對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術(shù)要求的基礎(chǔ)上，還要具有良好的職業(yè)道德和認(rèn)真的工作態(tài)度，由于檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認(rèn)真細(xì)致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，嚴(yán)禁外泄檔案信息。

3.4 重視安全管理

在實(shí)施檔案信息化管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性的特征，所以在進(jìn)行檔案信息處理時(shí)，需要做好安全保護(hù)工作，切實(shí)保障檔案信息的安全性。安全保護(hù)工作的開展需要從工作人員以及技術(shù)兩個(gè)方面來實(shí)施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴(yán)密的規(guī)章制度，對檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)行制約，其實(shí)最根本的因素還應(yīng)該從管理人員的職業(yè)道德方面去開展，嚴(yán)格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應(yīng)該做好充分的安全技術(shù)防范措施，通過軟件的設(shè)置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。對于不同等級的檔案信息，要設(shè)置管理權(quán)限，從而提高檔案信息的安全性。

3.5 提高人員素質(zhì)

不僅需要掌握信息管理和文件、圖書、情報(bào)等領(lǐng)域的基本理論和專業(yè)管理技能等專業(yè)素質(zhì)，還要掌握扎實(shí)的現(xiàn)代科技管理知識，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)采取多種途徑和方法，盡可能為檔案管理人員提供多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會，尤其重視以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)為核心，不斷提高自身素養(yǎng)，有目的地培養(yǎng)和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認(rèn)識和技能，使其系統(tǒng)地、全面地掌握信息化工作手段。這樣才能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。

4 結(jié)束語

總之，檔案管理工作的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要管理人員的長期努力與奮斗。我們不能將檔案信息化管理視為一種理念，而是要在具體工作中實(shí)際踐行起來，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，為檔案信息化管理提供有力保障，使檔案管理服務(wù)于社會、服務(wù)于全體群眾，這樣一來，信息化管理理念才會具備更高的融合價(jià)值，管理工作也能在創(chuàng)新中擁有更強(qiáng)的前行動(dòng)力，進(jìn)一步助推檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2015（03）18-19.

[2]范霞，張淑華.淺談新形式下的檔案管理工作[J].科技信息，2016（31）74-75.

[3]張博.淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢[J].現(xiàn)代交際.2016（7）219-220.