摘 要：辦公室文秘是一個企業(yè)上傳下達、傳遞信息的中轉(zhuǎn)站，在一個企業(yè)的運行中發(fā)揮著重要的作用。隨著社會經(jīng)濟的日益發(fā)展，人們對文秘的工作提出了更高的要求。除了要具備過硬的文字功底和良好的職業(yè)意識，還要具備創(chuàng)新意識，逐步提高自己的綜合素養(yǎng)。

關鍵詞：文秘 ；職業(yè)意識；綜合素質(zhì)；學習創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，辦公室作為單位和企業(yè)的綜合管理部門，發(fā)揮著愈來愈重要的作用。文秘作為辦公室的重要組成人員，需要幫助領導處理各個方面的工作，是一個企業(yè)不可或缺的職位。不同于以往抄抄寫寫這樣簡單的工作，人們對文秘的能力有了更高的要求。那么，作為一名辦公室文秘，如何才能做好自己的本職工作，得到領導的認可呢？

1 提高自身綜合素養(yǎng)

1）良好的個人品質(zhì)。作為一個文秘，良好的個人品質(zhì)是其能勝任工作的前提條件，而忠誠更是必備的一種品質(zhì)，通常領導也非?？粗匚拿氐倪@一點。文秘需要配合辦公室主任或直接協(xié)助領導處理各種各樣的事務，相當于領導的近身工作人員，因為工作的需要，經(jīng)常會提前得知一些保密信息或工作，甚至有時會不可避免的接觸到領導的一些私事。合格的文秘不會因此而沾沾自喜或向外人炫耀，更不會管不住嘴巴泄露機密，要真正做到非禮勿視、非禮勿言、非禮勿聽、非禮勿動，一切以領導的指使為準，養(yǎng)成保守秘密的良好習慣。只有這樣，才能得到領導信任和重視，領導才能放心把工作交給自己來做。

2）良好的職業(yè)意識。作為一名合格的文秘，一要具備敬業(yè)意識。文秘的臨時性工作任務很多，加班加點、節(jié)假日無休的情況屢不鮮見，在這種狀況下，必須調(diào)整好自己的心態(tài)，提前做好心理準備，心中要明確自己的崗位職責，把完成好工作任務擺在第一位。每個領導都不會喜歡經(jīng)常抱怨的員工，所以一定要克制、減少自己的不滿和憤懣。如果任由負面情緒放大，以焦躁與怨懟的心態(tài)對待工作，將直接影響工作質(zhì)量，甚至因個人疏忽給企業(yè)造成損失。

二要具備奉獻意識。身處文秘這個職位，每天的處理的問題繁瑣復雜，有什么功勞并不會顯得很突出，一旦出了問題，就很容易發(fā)現(xiàn)。所以在緊張而繁雜的工作中，不回避矛盾，不懼怕困難，不計較個人得失，迎難而上，任勞任怨，才是正確的態(tài)度，才能得到領導的認可，自身也能在磨礪中的得到更快的成長。

三要具備團隊意識。辦公室是一個企業(yè)協(xié)調(diào)與服務部門，事務瑣碎繁多，一些大型的、重要的工作是需要整個團隊去完成的。所以作為文秘要在完成好本職的同時，積極配合辦公室主任的合理安排主動參與到其他重要工作中去。當下，企業(yè)由對專一型人才的認可變?yōu)閷Α耙粛彾嗄堋比瞬诺男枨?，這對文秘的能力要求也更進一步，積極參與辦公室其他事務，協(xié)助同事共同完成任務，也是對文秘自身的一種鍛煉，也能為今后的職業(yè)規(guī)劃提供更多思路。

2 提高辦事效率

1）抓住重點，強化細節(jié)。辦公室的工作一般都是特別繁瑣復雜的，但這些瑣碎事務并不是由下級人員直接對接給上級領導的，需要文秘這個中轉(zhuǎn)站，這時候文秘就要做好文件和工作的上傳下達。文秘在審核、分類文件時，一定要秉持著嚴格、仔細、認真的原則，尤其是對待一些重要文件，務必要異常謹慎，小心行事。在向領導匯報信息時，也有許多注意事項。通過文秘傳遞的信息，有時能夠反映一個企業(yè)的工作動態(tài)，展現(xiàn)出企業(yè)和員工的工作成果，是上級領導進行決策的重要依據(jù)。所以，文秘向領導匯報信息時，要注意有喜報喜、有憂報憂、靈活參半、絕不隱瞞的原則。在匯報信息前一定要做好準備工作，事先預想領導會提出疑問的地方，一定要把問題了解得非常全面，這樣領導提問的時候，才能做到點面結合，抓住中心問題，不至于無話可說。文秘的另一重要作用就是辦文和信息宣傳。領導要召開全體大會時，通常是會議未開，文秘先行。首先要配合辦公室主任準備好會議工作，時間和地點都確定下來以后，就要著重布置場地。會議需要多媒體進行展示時，要提前做好ppt或者領導需要的東西，并檢查好會議室的設備是否正常，務必要保證萬無一失。同時文秘負責起草領導的講話稿，這個講話稿也是需要格外注意的。首先要領會領導的意圖，確定本次講話的主題，然后閱讀相關材料，整體把握公司信息，寫出一篇高質(zhì)量的講話稿。這篇講話稿是以領導的視角起草的，要體現(xiàn)出領導的風范，既有上位者的氣場氣勢，也有體諒員工的溫和體貼，這個度是務必要把握好的。同時在會議時也要認真聆聽，做好會議記錄，以便會后傳達會議精神。

2）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極主動。文秘工作內(nèi)容有時瑣碎繁雜，一定要分條理順，分清輕重緩急。在處理事務時，對于一些具有時效性的工作和需要領導批閱的文件也要及時按照領導的指示落實，務必要規(guī)定時間內(nèi)完成。目前，OA辦公系統(tǒng)的使用在企業(yè)逐漸普及，便利了企業(yè)內(nèi)部辦文工作，但文秘一定不能只將文件簽收提交辦公室主任或領導后就完事，特別對緊急文件的辦理情況要多關注，如果領導沒有登錄系統(tǒng)或較長時間未辦理，一定要提醒辦公室主任或直接提醒領導，讓領導意識到文件的重要性，避免工作延誤。文秘并不是簡單起到上傳下達的作用就可以，最重要的是幫助領導解決問題，達到最終目標，這才是文秘的意義所在。一些重要的工作除了完成傳達的義務，平時也要多關注工作完成進度，尤其做好重點工作任務的登記、督辦工作，一旦領導問到某項工作的進展，可以及時確認負責人、辦理人，了解到任務完成情況。這樣一旦出現(xiàn)意外，也能夠及時掌握情況、解決問題。文秘同時肩負著傳遞領導指示的任務。只要領導對工作和員工有要求，就要及時傳達給具體的工作人員。只要是自己職責范圍內(nèi)的事情，一定要積極主動勤快，爭取提前超額完成工作，不能等著領導催。若是了解到員工反映的問題，也要及時匯報上級，聽取指示。

3 致力創(chuàng)新，提高學習能力

1）提高寫作水平。文秘除了上傳下達、傳遞信息之外，另一個重點是負責撰寫各類文稿、宣傳企業(yè)的事務，所以一名合格的文秘必須具備過硬的文字功底和寫作能力。平時可以多看一些文學書籍，積累詞匯量，培養(yǎng)語感；還可以向前輩請教，學習別人的經(jīng)驗；更重要的是要關注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具體事務，最起碼要有基本的認知與了解，這是文秘寫作的重點與核心內(nèi)容，脫離了生產(chǎn)經(jīng)營實際，那么撰寫出的文章勢必空洞，無法滿足企業(yè)真正的工作要求。同時文秘撰寫的宣傳稿基本代表著公司的形象，所以文稿的質(zhì)量一定要高。不能像小學生或初中生寫作文那樣只要傳達出意思即可，最起碼要有一定的文采，提升整個文章的基調(diào)。但也不能為了展示自己的文字功底，特意選取一些公眾不常見的晦澀詞語來堆砌，若是人家都看不懂，也就起不到宣傳的意義了。

2）樹立創(chuàng)新意識。一名合格的文秘，不應故步自封，等著領導下達命令。也不要一味按照傳統(tǒng)的工作模式，日復一日、年復一年的處理事務。應該具備創(chuàng)新精神，在原有工作的基礎上，不斷創(chuàng)新思路，改進方法，虛心接受新生知識，充分發(fā)揮主觀能動性，才能更好地為領導、為單位服務。而創(chuàng)新來源于勤奮，一名合格的文秘需要在日常生活中不斷學習，加強對法律法規(guī)、上級政策、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務等方面的學習，提高自己的思想認知和政治敏銳度，提升分析問題的能力。只有自己看得多了，聽得多了，積累得多了，才有能力想得多，才能具有發(fā)散性思維，最終才能開闊自己的視野，提高自身分析問題的能力，為企業(yè)貢獻更多的力量。

4 小結

文秘工作是一個企業(yè)運行的重要組成部分，想要成為一名合格的辦公室文秘，一定要不斷提高自身的綜合素養(yǎng)和服務水平，真正將工作做精、做細、做好，才能得到領導和同事的認可，為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己的一份力量。

參考文獻

[1]高志明，對黨政機關文秘人員操行修養(yǎng)的幾點體會[J]，山西政報， 2006，（05）.

[2]林強.淺談如何做好行政文秘工作[J].科技創(chuàng)新與運用，2012（06）：45-46

[3]張洪福.新形勢下做好高校辦公室文秘工作的對策思考[J].北京電力高等專科學校學報（社會科學版）.2012.29（03）

作者簡介

常茜，女，漢族，陜西省地方電力（集團）有限公司榆陽區(qū)供電分公司，行政管理文秘方向。