袁飛

[摘要] 檔案管理工作存在著諸多問題和需要提高改進的地方，為了能夠厘清檔案管理工作認識上的偏差、管理技術方法落后和管理程序不符合規(guī)范等問題，該文闡釋了如何做好檔案管理工作的具體對策，做出了有益的嘗試辦法，為相關單位辦事人員減少檔案管理工作的工作量提供積極有效的建議，同時，也能夠實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、流程化，從而為檔案的科學管理奠定良好的發(fā)展基礎。

[關鍵詞] 檔案；檔案管理；醫(yī)院管理

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（a）-0066-02

檔案管理也被稱作檔案工作，它是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行的管理，并提供利于服務的各項業(yè)務的總稱。它是資料保存的主要方式，也是記錄信息的集中營。伴隨信息時代的到來，我國檔案管理工作面臨著巨大的沖擊，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足高效辦公的要求，不利于減少勞動強度。要做到檔案的信息化管理，做好檔案收集、整理、保管等各項工作，就必須對檔案管理工作有一個新的認識，明確其重要性。同時，要結合當前管理工作存在的不足，從制度建立、檔案人員培訓學習以及技術創(chuàng)新等方面強化管理，走出固有的管理局限性，為做好檔案資料的保存提供有效的方法。

1 重視檔案管理工作的意義

現(xiàn)如今很多管理者對于檔案管理工作有錯誤的認識，不重視檔案管理工作的發(fā)展。事實上，若想保證我國現(xiàn)代管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，檔案管理工作起到很大作用。檔案管理事業(yè)的作用不容小覷，它能夠全面反映出事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展狀況，幫助單位領導了解歷史，并對未來的發(fā)展提出進一步的指示。同時，檔案中包含很多原始數(shù)據(jù)和憑證信息，關于單位職工的基本信息也在其中，這使得它能為人們驗證和解答問題提供有力的歷史憑據(jù)。在日常工作中當人們面對一些要處理的問題時，首先找到問題的根本和解決問題的根據(jù)，檔案能夠給研究問題和處理問題的提供有力依據(jù)，全面體現(xiàn)檔案的憑證作用。檔案的另一作用信息參考可以提供信息資源給人們發(fā)展各項事業(yè)，一方面，它可以給單位發(fā)展提供大量有利信息，另一方面它能推動服務質量的提高。因此，合理的利用檔案信息，發(fā)揮它的參考作用，能夠確保為事業(yè)單位帶來更多的效益。

檔案工作涉及廣泛，與每個部門和個人息息相關，是重要的信息資源，做好檔案管理工作是一個單位能夠健康發(fā)展所必不可少的。隨著現(xiàn)代管理模式轉向科學化、規(guī)范化的方向， 強化管理的主要方法之一就是加強檔案管理。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的背景下，通過加強對檔案工作的重視和檔案工作的制度化管理，不斷改變檔案管理的理念，與時俱進更新工作方法，不斷探索和研究利用新的檔案管理方法，可以顯著提升工作質量和效率，對于各個單位和相關部門都具有重要意義。通過檔案工作的管理情況是否規(guī)范化就可以看出一個單位的業(yè)績怎樣與管理水平的高低，能將檔案管理工作做好，可以使單位高層的管理人員根據(jù)檔案工作分析單位真實情況和面臨的問題以及前景，從而及時調整工作策略。從另一個角度來說，重視檔案管理工作，并合理運用其與單位管理的相互協(xié)調，能夠優(yōu)化單位資源配置的模式，從而影響單位的未來發(fā)展方向和長遠發(fā)展道路，所以說，重視檔案管理工作能夠帶動整個社會經(jīng)濟的全方位發(fā)展，能夠讓單位更具有市場競爭力。

簡言之，檔案管理工作是各個單位都需要高度重視的一項工作，也是各項管理工作中需要重點發(fā)展的，做好檔案管理工是推進事業(yè)單位發(fā)展的重要保證。

2 檔案管理工作當前存在的不足

①很多管理者對于這項工作的理解存在誤區(qū)，沒有意識到檔案管理工作對于單位政治經(jīng)濟文化建設的重要作用，這是我們當前檔案管理工作出現(xiàn)的一個非常顯著的缺陷。雖然有一部分單位已經(jīng)認識到了檔案管理工作對于單位的重要作用，但是仍然有些管理層認為這項工作難度低，沒有太大作用、可有可無，不重視宣傳檔案管理工作，甚至還有一些單位管理者為了應付一時檢查之后就放任不管。很多檔案管理工作者不夠積極地面對工作，沒有樹立良好的職業(yè)道德和仔細認真的工作態(tài)度。這兩點直接導致檔案管理工作缺乏長期性和持續(xù)性，對于檔案管理工作沒有長遠的規(guī)劃，不及時改進和更新檔案管理辦法，最終導致單位整體的檔案管理意識淡化，管理形式落后。所以說，目前檔案管理工作的落后，源頭上，還是管理者和工作人員對于檔案管理工作的錯誤認識導致的。

②檔案管理工作管理程序缺乏制度化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。隨著社會的進步、單位體制的改革，檔案數(shù)量的不斷增長，檔案管理工作也進入了一個全新時期。目前很多單位都暴露出檔案工作管理不規(guī)范的問題，首先在收集檔案方面，由于檔案管理制度的不健全，管理形式不規(guī)范，管理方式不系統(tǒng)，導致檔案資料的采集工作不合格，資料采集零碎；其次，在整理檔案過程中沒有依照卷內文件目錄規(guī)范排組、歸納整理，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，給查找和利用檔案帶來很多不便；另外，很多單位對于檔案管理力不足，整合工作不到位，導致了檔案資料的查閱率和利用率降低；還有在查找和利用檔案時不按程序辦事，不按規(guī)矩查閱，比如檔案管理人員對檔案借閱工作不認真，內松外緊，影響檔案的歸還率和完整程度，導致檔案資料不能及時歸還或歸還資料不完整，從而導致檔案的利用效率低，不能充分發(fā)揮其該有的作用。

③檔案管理技術古老，檔案管理辦法落后，檔案管理模式封閉，這使檔案管理工作跟不上日益進步的社會，逐漸老化。隨著科學技術的進步，現(xiàn)如今自動化技術已經(jīng)廣泛應用到各個領域，然而在檔案管理工作這方面，并沒有全面實施自動化管理方式，很多單位的檔案管理技術還是非常的陳舊，跟不上時代發(fā)展的步伐，不能與時俱進的更新管理技術。還有很多單位沒能將現(xiàn)代科學技術與檔案管理工作結合運用，有了計算機技術但是沒合理利用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理技術不夠智能化，沒有實行現(xiàn)代化管理技術。還有一些單位，有先進的計算機及配套設備支持，也有條件實施智能化的檔案管理，但是卻缺乏這方面的技術人才，或是管理人員對于計算機運用不熟悉，有優(yōu)秀的設備和資源也全部浪費了，起不到先進作用。

3 對于改進檔案管理工作的一些建議

3.1 建立定期學習培訓的管理制度，加強管理者思想教育

從思想上重視檔案管理工作的發(fā)展，這是改革檔案管理工作需要邁出的的第一步，也是最重要的一步，只有管理者重視這項工作的發(fā)展，才能使整個單位提高檔案管理意識。換句話說，就是要先改變過去人們對檔案管理工作的不重視態(tài)度。這需要領導者先理解檔案資料的職能和屬性，深刻認識到檔案管理工作對社會主義現(xiàn)代化建設的作用以及市場經(jīng)濟發(fā)展的重要影響，上層管理者先重視起來，才能帶動基層管理者改變想法，領導者的思想是改善檔案管理工作的要點。思想上認識深刻，能夠更好的完成工作。因此，這要求領導者積極監(jiān)督檔案管理工作，向自己的下屬職工宣傳檔案管理工作的重要意義，從而提高基層管理工作者對檔案管理的認識；關心檔案工作的建設，把檔案管理工作也作為重點發(fā)展的對象，引導其他各個部門配合檔案建設的工作，配合檔案資料的收集并且合理規(guī)范的借閱檔案；同時倡導更新檔案管理手段，吸取其他單位檔案管理的經(jīng)驗，借鑒優(yōu)秀的管理辦法和管理手段，鼓勵員工對于改善檔案管理辦法提出建議，選擇合理建議采納實施。另外，做好檔案管理工作要求管理人員要有基本的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)和不肯吃苦耐勞的態(tài)度，不能玩忽職守，改變以往對待工作不認真，不積極的態(tài)度。通過定期組織管理者參加學習培訓，進行專業(yè)的、針對性的訓練，來提高檔案管理工作者各方面的綜合素質和工作能力，樹立端正的工作態(tài)度和勇于奉獻的工作作風，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性和綜合利用效率。

3.2 讓檔案管理工作實現(xiàn)“四化”—規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化、標準化

要讓新形勢下的檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，規(guī)范化管理檔案、公文資料，規(guī)范的管理檔案將大大提高單位的工作效率和檔案的利用率，在前期收集和整理檔案時注意檔案資料的篩選和規(guī)范化處理，以此來提高檔案資料內容的質量，為做好檔案管理工作打下基礎。系統(tǒng)化管理檔案，是對收錄的檔案資料進行系統(tǒng)的歸類整理，使其具有系統(tǒng)的排列，以便于查閱檔案的使用，做好檔案管理工作將檔案資料系統(tǒng)化處理是很有必要的。衡量一個單位的制度體系是否完備，檔案管理工作的制度化程度也是重要體現(xiàn)之一，管理的制度化有助于全面改善檔案管理工作。檔案管理標準化，通過建立一個標準的管理制度，通過制定、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一，來獲得檔案管理工作的高利用率和高效率。

3.3 利用先進技術，建設現(xiàn)代化的創(chuàng)新管理模式

隨著改革深入發(fā)展，科學技術進步，各個單位的檔案管理事業(yè)面臨著更多難題，古老的檔案管理手段已經(jīng)跟不上新時代下的管理要求。越來越多并且復雜的檔案資料給檔案管理工作困難，檔案數(shù)量龐大，導致檔案資料的收集和查閱難度增大。因此，想要把檔案管理工作做好，一定要與時俱進，不斷更新想法，挖掘和試用新的管理技術和手段。利用先進的計算機技術，使用互聯(lián)網(wǎng)上傳檔案資料，建立電子檔案，加強信息檔案的網(wǎng)絡建設和檔案的資源共享，完善網(wǎng)上檔案查閱系統(tǒng)，使檔案管理面向科技化、自動化。為避免電子檔案被損壞，要在初步建立檔案時進行備份，并且制定一套查閱檔案的規(guī)章制度，保證檔案的安全性，需要辦理的手續(xù)齊全方可查閱。做好檔案管理工作需要根據(jù)新形勢而做出改變，針對單位自己的發(fā)展狀況改善檔案管理辦法，把握重點注重創(chuàng)新，與時俱進，擴展思維向開放型轉變。

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（收稿日期：2018-06-06）