趙作嚴

【摘要】本文通過分析目前檔案管理工作的現(xiàn)狀可知，高校檔案管理還存在一些不足之處，比如檔案管理工作的地位有待提升，相關人員的素質(zhì)需要提高等等，針對這些問題，本文提出了解決問題的實施路徑。

【關鍵詞】高校檔案；服務創(chuàng)新；實施路徑

【中圖分類號】G273.5；G647.24 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）32-0017-02

引言：高校檔案管理之所以非常重要，一是因為其可以為高校管理者提供重要的決策依據(jù)，二是其關系到高校的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案見證了高校一路的發(fā)展，同時，還有許多重要的資源和信息，這就需要提高管理水平，創(chuàng)新檔案管理。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

目前，高校檔案管理的發(fā)展并沒有隨著時代的發(fā)展而真正與時俱進。因高校的招生人數(shù)不斷上漲，這必然會給高校檔案工作帶來很大的挑戰(zhàn)，不過，在實際過程中，一些高校仍然無法充分重視檔案管理工作。對于高校而言，有許多工作需要做，比如做好教育，進行人才培養(yǎng)，搞好科研，提升招生管理工作質(zhì)量等等，相比之下，檔案管理工作可能就會顯得無足輕重。實際上，檔案管理對于搞好上述工作具有積極的作用，尤其是在人才培養(yǎng)、教學和招生等方面，都具有重要的輔助意義。

不僅如此，一些高校的檔案管理還需要進一步提升信息化建設，雖然也結合計算機與網(wǎng)絡信息技術提高了檔案管理的效率，可是有些學校的信息化程度較低，在檔案管理方面還存在手動工作的現(xiàn)象，在分類、檢索、利用效率上都有待進一步提升。關于檔案管理的人才培養(yǎng)工作有待提升，或者并不重視這一方面的工作，一些檔案人員的信息應用意識較低，不能充分做到與時俱進。

二、高校檔案服務創(chuàng)新的實施路徑

1.加強檔案信息化建設，統(tǒng)一信息和數(shù)據(jù)

隨著信息化程度的不斷加深，高校檔案管理也具備了信息化建設的意識，不過在投入力度方面還有待進一步提升。加強檔案信息化建設，是提高服務質(zhì)量的關鍵。隨著高校招生人數(shù)的不斷擴大，相應的教職員工也在不斷增多，各種信息層出不窮，給高校檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，這就必須要借助信息化手段實現(xiàn)服務的創(chuàng)新。要建立高校檔案信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一高校檔案信息化系統(tǒng)標準，將信息化建設能夠全面開展和實施，促進其能夠與高校教育信息化同步，尤其能夠在高校網(wǎng)站等一些網(wǎng)站上實現(xiàn)資源共享與檔案管理，有助于提高工作效率。信息管理系統(tǒng)的建設主要是針對高校中多個種類的檔案，其可以實現(xiàn)科學的歸類、整理和檢索，因此，要構建完善的高校檔案信息化管理體系，使其能夠充分對各類信息進行科學整合，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理。

為了實現(xiàn)信息統(tǒng)一管理，建議將各類數(shù)據(jù)信息匯總到同一個數(shù)據(jù)庫之中，注重數(shù)據(jù)的及時更新，避免信息之后，同時也可以方便檢索。數(shù)據(jù)越多，就越要注重檔案管理的安全，及時構建有效的信息安全管理體系，提高相關防護措施，加強系統(tǒng)操作應用權限，以加密保護等方式實現(xiàn)有效的信息化安全管理。

2.重視檔案管理，全面提升管理水平

首先，學校要重視檔案管理，提升服務水平和管理水平，因為檔案管理的水平好壞與學校其他工作有密切關系，正所謂牽一發(fā)而動全身，這就更需要重視檔案管理。高校的管理者要充分重視檔案管理工作，加大投入力度，進一步完善高校檔案信息化管理系統(tǒng)，參照國家的相關標準，使得這一建設能夠做到與時俱進，充分為高校的其他工作開展奠定堅實的基礎。為了進一步提升高校檔案的服務水平，還要注意相關人員的素質(zhì)提升，加大培訓力度，因為許多工作仍然需要工作來開展，其從業(yè)人員的素質(zhì)將直接關系到這一工作的水平是否得到提升。

3.明確自身地位，實現(xiàn)工作有效銜接

高校檔案服務實現(xiàn)創(chuàng)新的前提是要使各大檔案管理人員能夠具備完善的服務意識，能夠意識到該項工作對其他部門和其他工作帶來的重要影響。因此，高校檔案管理工作絕不是孤立存在，而是要通過相關人員完善的服務意識和專業(yè)水平開展工作，使其能夠與各部分工作有效銜接。比如，在人才培養(yǎng)、人事管理等工作之中，高校檔案都會起到很大的作用，首先，該工作可以為其提供有效的信息；其次，在開展相關數(shù)據(jù)、信息統(tǒng)計、分析時，檔案管理也需要充分參與其中，為信息的統(tǒng)計、歸檔和利用提供有效的途徑；在查找信息時，完善的信息技術和網(wǎng)絡技術能夠實現(xiàn)高校檔案服務效率的提升，為所需人員的信息查找提供方便，有效實現(xiàn)信息資源共享。當前，高校檔案管理工作需要結合各個部門的實際情況，建立有效的信息化網(wǎng)絡，方便相關負責人對信息開展合理使用。要明確使用權限，加強安全管理，使檔案管理工作充分發(fā)揮作用的同時，還可以確保其使用安全。

4.創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制，培養(yǎng)素質(zhì)高的檔案管理人員

人才的培養(yǎng)至關重要，因此，要不斷創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制。第一，提升檔案管理團隊的整體素質(zhì)。明確其職責，做到工作內(nèi)容明確劃分，按照人才的優(yōu)勢進行崗位職責的劃分，力求做到科學合理，提高管理效率。第二，建立完善的管理制度和考核制度，使各崗位人員能夠按照要求進行工作，不斷提升自身素質(zhì)，并通過科學、公正的考核方式正確展現(xiàn)工作人員的工作情況。第三，建立完善的激勵制度，激發(fā)工作人員的積極性。第四，鼓勵檔案管理人員不斷學習，加強培訓，鼓勵其加強自身教育，提高自身含金量。

綜上所述，為了提高高校檔案的管理質(zhì)量，實現(xiàn)創(chuàng)新服務，就需要明確該工作的地位，采取合理、科學的方式進行管理，加強投入力度，培養(yǎng)一批有素質(zhì)、專業(yè)水平高、有經(jīng)驗的檔案管理隊伍，使其能夠不斷創(chuàng)新，為高校檔案管理工作的進步作出貢獻。

參考文獻

[1]王友良，周羅軒.高校檔案服務創(chuàng)新的必要性及實施路徑研究[J].湖南冶金職業(yè)技術學院學報，2009，9（03）：66-70.

[2]杜曉明.高校檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].職大學報（學術），2014，（05）.