郭玥杝

摘 要 當前在社會信息化高速發(fā)展的趨勢下，檔案信息化建設(shè)應運而生，這同時也是檔案事業(yè)發(fā)展的體現(xiàn)。高校檔案資源的科學合理的開發(fā)與利用，極大地影響著高校各項工作的有序開展。本文對于現(xiàn)今高校檔案信息化建設(shè)中存在的各種問題進行重點研究，并進一步提出了相應的舉措。

關(guān)鍵詞 高校檔案 信息化建設(shè) 問題 策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.008

Abstract At present， in the trend of the rapid development of social information， the construction of archival information has emerged， which is also the embodiment of the development of archival undertaking. Scientific and rational development and utilization of archives resources in Colleges and universities， which greatly affect the orderly development of the work in Colleges and universities. This paper focuses on the existing problems in the construction of archives informatization in Colleges and universities， and puts forward the corresponding measures.

Keywords college archives； information construction； problem； strategy

0 引言

高校檔案建設(shè)工作是高校各項工作運行的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，對于高校整體工作的推進具有重大意義。其重點為充分應用當代信息網(wǎng)絡(luò)科技，來達成匯集、整合、傳輸、存儲的一體化檔案信息管理，使得高校形成數(shù)字化檔案信息。

1 檔案信息具有的重要意義

加強檔案信息化建設(shè)，是高校檔案工作的既定目標。第一，檔案信息化是社會科技發(fā)展趨勢，高校檔案是隸屬于國家檔案的一個重要組成部分，同時也是社會信息化的重點體現(xiàn)。第二，在高校當中開展檔案信息化建設(shè)，可更好地對檔案信息資源進行開發(fā)與利用，提升了檔案信息的利用效率與服務(wù)質(zhì)量，使得檔案利用與館藏發(fā)揮出最大化的社會效益。第三，高校檔案信息化有助于檔案信息資源的有效保存。由于存儲電子檔案的載體信息容量較大，存儲電子檔案的光盤具有存儲數(shù)量巨大、可快速傳輸、檢索查詢便捷等多種特點，提升了保管檔案信息資源能力與服務(wù)社會的能力。

2 高校檔案信息化建設(shè)顯現(xiàn)的問題

2.1 檔案信息發(fā)展滯后

在高校檔案當中所館藏的豐富的檔案與資料是高校當中實用性的信息。在高校的各項工作當中如果需要查詢和利用相關(guān)文件與資料，檔案部門應提供確切的資料，推廣與應用多元化的服務(wù)形式，為檔案需求者提供快捷、便利的服務(wù)，達成信息的高效利用。當前，在現(xiàn)代化檔案管理中，計算機技術(shù)已經(jīng)基本普及，但是在實際應用方面仍然還是比較滯后，難以實現(xiàn)與數(shù)字化校園建設(shè)同步發(fā)展。既體現(xiàn)出了檔案管理發(fā)展的滯后，也體現(xiàn)出了在數(shù)字化校園建設(shè)方面存在著缺憾。在高校檔案信息化建設(shè)當中，通常紙質(zhì)形式的檔案僅能夠?qū)ξ淖诸愋畔⑦M行記錄，而應用電子文件檔案能夠?qū)Χ鄻踊男畔⑦M行記錄，還能夠存儲海量的檔案信息，并具有查詢與應用的快速與便捷等特征。因此，檔案信息化建設(shè)是檔案工作的信息適時收集、多元化服務(wù)的功能升華。隨著高校檔案信息化建設(shè)層次的提升，可以快速與便捷地開發(fā)利用檔案信息，進一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，并增強社會效益。

2.2 標準規(guī)范體系尚需健全

標準規(guī)范建設(shè)是對產(chǎn)生與存檔的電子文件、電子檔案信息進行有效識別、精確表述、交互查詢等多種形式。當前由于我國高校檔案信息化建設(shè)歸屬于多個行政管理部門，難以進行集中性的歸口管理，因此不能形成規(guī)范、統(tǒng)一的管理。在管理電子文件與檔案、共享檔案信息等方面的相關(guān)標準亟待規(guī)范與統(tǒng)一。另外，在高校當中的各個院系與部門所構(gòu)建起的工作網(wǎng)絡(luò)管理的信息系統(tǒng)，例如招錄新生、教育與教學、人力資源、財務(wù)管理等系統(tǒng)相互之間并不具有相關(guān)性，這些管理系統(tǒng)功能不盡相同，彼此間不能夠共享數(shù)據(jù)，因此難以實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化共享。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展方面，高素質(zhì)的人才團隊也是一個具有決定性的因素。因此應引進和培養(yǎng)高素質(zhì)人才，現(xiàn)今在較多高校當中缺乏檔案與信息專業(yè)的綜合性人才。第一，雖然管理檔案的教職工具備深厚的專業(yè)理論知識與豐富的實踐經(jīng)驗，但是，在應用計算機處理信息方面的能力不強；第二，所引進計算機專業(yè)人才，大多不具備實際檔案工作經(jīng)驗，因此必須經(jīng)過專業(yè)知識與專業(yè)技能的培訓才能上崗；第三，高校重點關(guān)注教師與科研人員，但對于培養(yǎng)檔案專業(yè)人才仍然不夠重視。

2.4 亟待加強數(shù)字檔案信息的安全性

由于數(shù)字檔案信息是借助網(wǎng)絡(luò)來運行，因此必須注重其安全性。以下問題對于數(shù)字檔案信息的安全性構(gòu)成了威脅：第一是預防由網(wǎng)絡(luò)傳播的計算機病毒；第二是預防網(wǎng)絡(luò)黑客入侵信息資源，這同時也是較難防范的安全問題，因此必須引起高度重視；第三是一些黑客對于信息資源的入侵與攻擊，對于信息資源的安全也構(gòu)成了威脅；第四是在操作計算機當中出現(xiàn)的部分失誤、計算機系統(tǒng)產(chǎn)生故障等諸多安全問題。

3 應對高校檔案信息化建設(shè)的有效策略

3.1 深化對高校檔案信息化建設(shè)的認識

第一，要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，首先高校領(lǐng)導應對此工作高度重視，并給予大力支持。持續(xù)推進檔案信息化建設(shè)，增強發(fā)展動力，逐步實施數(shù)字校園建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的共同進步。第二，應進一步加強檔案意識，在檔案信息化建設(shè)方面構(gòu)建起全校共建的統(tǒng)一認識，并在全校加大宣傳力度，來推進此項工作的持續(xù)開展。第三，應建立健全檔案信息化的各項管理制度，并做出立足于學校實際情況的策略，例如：檔案保密、檔案存儲、檔案專用室管理制度等一系列的相關(guān)制度，來規(guī)范化應用檔案。

3.2 完善檔案信息資源管理標準

國家檔案行政管理部門應進一步完善檔案信息化建設(shè)的體系的標準化程度，使之能夠更加規(guī)范。在高校檔案部門應按照國家檔案信息建設(shè)的相關(guān)標準，來制定適合高校使用的編碼標準以及數(shù)據(jù)傳遞標準，并且立足于校園網(wǎng)，使檔案管理系統(tǒng)能夠連接校內(nèi)的教學、人力資源等管理系統(tǒng)，讓檔案部門能夠借助于高校的官網(wǎng)匯聚各個系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，并形成全校數(shù)字化檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，使得檔案信息化獲得高效的應用。另外檔案部門也能夠在檔案管理系統(tǒng)當中設(shè)置訪問權(quán)限，讓檔案管理者與檔案查詢者都有著各自不同的訪問權(quán)限，這樣有助于加強電子檔案分類保管的保密性，從而規(guī)避了涉密電子檔案出現(xiàn)泄密的情況發(fā)生，能夠使得電子檔案的存儲與管理更加安全。

3.3 促進檔案管理人員的素質(zhì)的提升

在檔案工作當中，檔案管理人員應積極主動地參與檔案信息化建設(shè)，建設(shè)起一支專業(yè)性較強、實踐經(jīng)驗豐富的高素質(zhì)人才團隊，是高校檔案信息化建設(shè)的工作重點之一，高校應建立起良好的人才培養(yǎng)機制，致力于打造一支專業(yè)性較強、實踐經(jīng)驗豐富的檔案管理人才團隊。

第一，檔案人員的職業(yè)道德建設(shè)。檔案工作由于涉及的機密文件和資料較多，所以從業(yè)人員必須具備較強的保密意識，應該持續(xù)提升自身的政治理論素養(yǎng)，嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案保密的管理制度，對于機密檔案的內(nèi)容必須嚴格保密。作為一種具有較強服務(wù)性的檔案工作，要求工作人員建立起良好的服務(wù)意識。提供給用戶優(yōu)質(zhì)與貼心的服務(wù)。同時檔案工作也是一種細致性工作，要求工作人員在實際工作當中，工作態(tài)度認真細致。檔案工作作為一種講求奉獻精神的工作，要求工作人員在實際工作當中做到愛崗奉獻。第二，檔案人員的業(yè)務(wù)知識培訓。當前的檔案管理已經(jīng)遞進到了專業(yè)化的層次，要求工作人員既要掌握檔案理論專業(yè)知識，也應該掌握必要的文字應用能力、數(shù)字化應用能力等。因此，檔案管理人員需要加強檔案知識的學習與培訓，有效提升其信息處理能力。第三，培養(yǎng)檔案人員的實際應用能力。檔案工作者既要對于檔案業(yè)務(wù)進行處理，也要切實掌握相關(guān)的多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來較好地處理信息。

現(xiàn)今的檔案工作的管理者，應提供給用戶網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案的服務(wù)，并指導用戶進行檔案檢索與利用，因此必須確實提升自我的網(wǎng)絡(luò)知識與專業(yè)水平。檔案管理工作應不斷發(fā)展創(chuàng)新，在工作當中要有創(chuàng)新發(fā)展的思維方式，以科學發(fā)展觀來指導具體的檔案工作，促進檔案信息化的進一步發(fā)展。

3.4 提升數(shù)字檔案信息的安全性

在檔案信息化過程當中所形成的數(shù)字信息，應注重其安全性。一為長期性保存。通常而言，檔案利用者僅只是注重于便捷使用檔案數(shù)字信息，卻忽視了長期性保存檔案信息。因此，檔案工作者的工作重點有以下三點：一為預防產(chǎn)生檔案數(shù)字信息的消失。應與時俱進地學習最新的信息技術(shù)，并對存儲方式適時進行研究，尋找運行良好的方式，備份存儲所有的數(shù)字信息資料。二為預防由網(wǎng)絡(luò)傳播的計算機病毒、預防網(wǎng)絡(luò)黑客入侵信息資源。置之于校園局域網(wǎng)以及社會公共大網(wǎng)絡(luò)當中，為了加強自身的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，應強化相關(guān)管理制度，檔案管理人員上網(wǎng)時應嚴格按照相關(guān)制度與規(guī)定操作，養(yǎng)成良好的計算機應用習慣。有效防范各種形式的計算機病毒感染以及黑客惡意攻擊?？沙浞謶枚嘀卦O(shè)密的安全技術(shù)，并備份應用備用系統(tǒng)，即使主應用系統(tǒng)失效或產(chǎn)生故障，確保備用系統(tǒng)正常使用。三為設(shè)置限制訪問權(quán)限。在使用者進行登錄時應驗證使用者的身份，按照檔案的保密層級的不同，來劃分并確定不同用戶的訪問保密層級檔案的權(quán)限。

4 結(jié)語

總之，作為現(xiàn)今社會科技發(fā)展的重點趨勢，信息化技術(shù)日益受到廣泛關(guān)注，在高校檔案建設(shè)過程中，應持續(xù)進行深入系統(tǒng)的研究，促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與進步。

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