沈皓

摘 要：隨著社會發(fā)展的迅速，推動了信息化進程的發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案管理的信息化也越來越引起檔案管理人員的重視。在現(xiàn)今的大環(huán)境下，推動檔案管理的信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流的做法。但需要注意的是，檔案的信息化建設(shè)不是一步到位的，在推動信息化建設(shè)時，要做到理性思考，積極結(jié)合現(xiàn)有的外部環(huán)境以及檔案管理的實際情況開展相關(guān)工作。另外，政府對檔案信息化建設(shè)也投注了足夠的關(guān)注，在國家檔案規(guī)劃中逐步列入信息化工作，從而推動檔案信息化建設(shè)獲得新的發(fā)展。本文主要分析了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，并在此基礎(chǔ)上探討了傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題，以及該采取何種措施推動檔案信息化得到更好建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)；思考

檔案信息化建設(shè)指的是通過對各種信息技術(shù)手段的應(yīng)用，使得檔案管理的現(xiàn)代化水平以及工作效率大大提升。這是結(jié)合檔案管理工作的實際情況，對檔案管理工作的現(xiàn)代化水平進行提升的有效方式[1]。運用新的管理理念來對檔案管理工作進行完善，使得檔案的服務(wù)功能得以實現(xiàn)，促使檔案管理更好為人們服務(wù)。在對檔案信息化建設(shè)進行推動之前，只有對檔案管理工作的信息化建設(shè)有個明確認(rèn)識，才能更加科學(xué)有效地采取措施推動檔案進行的信息化建設(shè)，避免檔案管理工作中存在的各種問題。

1 傳統(tǒng)檔案管理的不足

1.1 基礎(chǔ)資料存在流失風(fēng)險

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理活動也日漸復(fù)雜，十分強調(diào)細(xì)節(jié)及過程管理，從而為復(fù)雜化的經(jīng)營管理活動形成大量的過程性及基礎(chǔ)性資料，且在日常工作中應(yīng)用較多，保存價值較大[2]。但是由于基礎(chǔ)資料的數(shù)量較大，將這些基礎(chǔ)資料全部納入至企業(yè)的檔案庫管理需要占用大量資源，且需要使用時調(diào)閱不便，這種管理方法并不現(xiàn)實。因此，企業(yè)的檔案管理部門一般在收集資料時只收集結(jié)果性資料或是重要程度較高的資料。對重要性較低的資料一般是由各部門或經(jīng)辦人具體負(fù)責(zé)保管。但企業(yè)各部門資料保管人員缺乏專業(yè)能力及管理手段，且企業(yè)人員流動性較大，隨著時間的不斷推移，這些資料都存在流失風(fēng)險，在日常工作中導(dǎo)致出現(xiàn)一定重復(fù)性，不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

1.2 傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)信息化發(fā)展需求

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，它在社會生活中也得到了廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理方式及所使用的技術(shù)手段顯然已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。加上辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)今在企業(yè)中也得到廣泛應(yīng)用，且文檔一體化進程不斷加快，檔案資料現(xiàn)今正以一種十分快速的速度向數(shù)字化及電子化方向發(fā)展，許多大型企業(yè)都開始采用電子郵件等方式在企業(yè)內(nèi)部傳遞信息[3]。從這種趨勢來看，信息化檔案勢必將取代原有的檔案管理成為未來檔案管理的主要形式，可以說，現(xiàn)今的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理迫在眉睫的改革。

2 企業(yè)如何開展檔案管理信息化建設(shè)

2.1 增強檔案管理意識

企業(yè)開展檔案信息化管理依賴于檔案人員自身專業(yè)素質(zhì)的提高。因此，企業(yè)應(yīng)該努力建設(shè)一批高效、創(chuàng)新、德才兼?zhèn)?、有?zé)任心的檔案管理人才隊伍。這時保證企業(yè)檔案創(chuàng)新工作的必然一步，也是檔案管理實現(xiàn)持續(xù)化發(fā)展的根基所在。檔案信息化管理核心就是實現(xiàn)計算機技術(shù)應(yīng)用，即檔案計算機管理[4]。要想實現(xiàn)檔案信息化管理，首先需要引進一批高知識、擁有先進水平的專業(yè)管理人員，從而對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理隊伍進行充實。為了保證在現(xiàn)今時代下，人類活動歷史得以被真實保存，檔案管理者還需要使用現(xiàn)代化檔案管理手段，對計算機管理及電子文件的管理歸檔技能進行熟練掌握，并熟練使用各種辦公設(shè)備。出于這種要求，就必須對檔案工作人員實施基礎(chǔ)知識教育及檔案專業(yè)教育，使得檔案工作人員具備較高的素質(zhì)，保持強烈的創(chuàng)新精神，從而促進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2 實施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要有電子檔案管理、檔案信息資源描述管理及電子文件歸檔等。檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)化要求信息在標(biāo)引時，按照國家檔案局發(fā)布的相關(guān)制度開展工作。另外，企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該積極參與到國際上的質(zhì)量認(rèn)證體系貫標(biāo)活動中，利用新型的規(guī)章制度，加快實現(xiàn)自身的信息化管理，從而推動企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展[5]。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，建立數(shù)字化檔案管理制度，對電子檔案的數(shù)據(jù)及存儲、信息利用安全等做出具體規(guī)定。可依據(jù)企業(yè)檔案的實際特點，建立信息數(shù)據(jù)庫，如產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)庫。并集合企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)、研制及生產(chǎn)銷售過程中產(chǎn)生的信息，為企業(yè)產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新提供一定參考。同時，企業(yè)檔案部門需要全面參與到信息化建設(shè)過程中，接入企業(yè)實際管理流程中，加強對各種文件材料的管理，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案有較強的一致性，進而實現(xiàn)檔案資料的真實性及有效性。

2.3 提高檔案管理人員的水平

企業(yè)檔案管理離不開工作人員的參與，作為企業(yè)的檔案管理人員，需要在日常工作中不斷提升自身的管理水平[5]。此外，企業(yè)需要加強對檔案管理人員進行信息化管理知識方面的培訓(xùn)，定期對工作人員進行宣教，逐步提升檔案管理人員對檔案管理的重視，提高檔案管理人員信息化管理的專業(yè)水平及技能，從而實現(xiàn)企業(yè)在檔案管理方面的科學(xué)化。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟發(fā)展的迅速，提高我國企業(yè)的檔案管理信息化水平是順應(yīng)時代發(fā)展的需要，對于我國檔案管理工作朝著一個更加制度化以及系統(tǒng)化方向發(fā)展具有重要意義。并且通過提高我國企業(yè)檔案管理的信息化對于改進傳統(tǒng)檔案管理中的漏洞也具有重要作用。因此，提高我國企業(yè)檔案管理工作的信息化勢在必行。通過將檔案管理的方式進行轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)檔案管理制度體系進一步完善，最終實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化水平提高。

參考文獻

[1]靳秀華.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺世界，2014，S1：72-73.

[2]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報，2014，3508：184-187.

[3]王若琪.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].中國管理信息化，2017，2011：123-124.

[4]茆玲玲.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考——以江南電子通信研究所為例[J].機電兵船檔案，2015，02：4-5.

[5]李靜.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的思考[J].管理觀察，2015，27：117-118.