張虹

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)在越來越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用，會計檔案管理也在進行著一場全新的變革。本文簡要分析會計檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并有針對性的提出相應(yīng)的建議，以求有助于會計檔案的電子化管理發(fā)展完善及創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；會計檔案；電子化管理；模式探究

1 會計檔案管理主要現(xiàn)狀分析

（一）檔案的保存分散混亂、會計檔案缺失的現(xiàn)象嚴重

會計檔案是反映和記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的載體，主要包括原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表等。目前，相當一部分的單位還沒有設(shè)立或者尚未完善專門的檔案管理部門，導(dǎo)致檔案資料遺失的現(xiàn)象多次發(fā)生，檔案的保存不規(guī)范、不完整甚至?xí)嫏n案缺失的現(xiàn)象嚴重。這一方面說明相關(guān)單位單位對于會計管理工作本身存在著許多的不足，不僅不利于單位的運營發(fā)展，還會致使單位的經(jīng)營效益甚至社會聲譽受到損害。

（二）會計檔案管理缺乏效益性、時效性和系統(tǒng)性

隨著信息化的不斷推進，財務(wù)管理系統(tǒng)也開始采用先進的信息技術(shù)，使財務(wù)統(tǒng)計手段更加智能化和高效化，從而替代傳統(tǒng)的統(tǒng)計手段。雖然按照檔案的管理規(guī)定來說，仍然需要打印紙質(zhì)檔案，但是查閱電子檔案的高效性已經(jīng)遠遠超越了紙質(zhì)檔案，使得紙質(zhì)檔案的利用率也明顯下降。而可惜的是，會計檔案的電子化管理作為新興事物卻又沒有得到相應(yīng)的重視和發(fā)展，無法提供高水平的會計檔案信息來滿足單位的實際經(jīng)營活動需求，從而也就出現(xiàn)了會計檔案的利用和管理普遍缺乏效益性、時效性和系統(tǒng)性的的尷尬現(xiàn)實。因此，要不斷創(chuàng)新和完善會計檔案的電子化管理，從而滿足對會計檔案的利用需求。

此外，由于原始憑證與ERP系統(tǒng)集成憑證的匹配要在事后進行，且兩種憑證的數(shù)量有差異等原因，都使得財務(wù)人員的工作難度及工作量大大增加。

2 轉(zhuǎn)變與改進會計檔案的電子化管理模式，提高會計檔案的利用服務(wù)水平

早在2015年12月，《會計檔案管理辦法》的出臺就已經(jīng)明確了電子會計檔案的地位，列入了會計檔案管理范圍。電子會計檔案管理的推行一方面可以精簡傳統(tǒng)會計檔案管理，降低單位成本，另一方面也是順應(yīng)信息化管理發(fā)展的需要，從而推進單位管理效率的提升。

由于電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案在工作地點、范圍、內(nèi)容等方面存在極大的不同，因此未來確保電子會計檔案管理工作的落實到位，電子會計檔案管理工作可以從硬件設(shè)備、基本制度、組織流程、業(yè)務(wù)規(guī)范、安全保障幾方面進行實施推進。

（一）完善相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)，提升會計檔案的利用率

傳統(tǒng)的查賬模式是先在財務(wù)系統(tǒng)中找到憑證號，根據(jù)憑證號再進入檔案室尋找相關(guān)的資料，給查賬等工作帶來非常大的不便，也必然會影響查賬的效率。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)來改進檔案管理的硬件設(shè)備是要提高會計檔案的利用率的重要措施。此外，建立起會計檔案相應(yīng)的查詢系統(tǒng)，也是提高會計檔案的利用率的有效手段。

（二）各單位檔案管理部門需要一套全新的管理模式

因為沒有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化、理論化的管理制度及有效的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致之前的各單位檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設(shè)過程進度緩慢，走了許多彎路。因此，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快根據(jù)自身實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理制度。該制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依，合理的科學(xué)的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，隨時監(jiān)督檔案管理工作，保護檔案的保密性，絕不能給不法分子可乘之機。

（三）規(guī)范組織流程

在電子會計檔案管理過程中，要設(shè)置相應(yīng)的管理職責，合理優(yōu)化組織流程，從而形成電子會計檔案統(tǒng)一管理體系，保證電子會計檔案工作質(zhì)量。財務(wù)部門負責會計資料移交前的收集、整理、保管等，單位信息化系統(tǒng)要能夠使財務(wù)與檔案管理一體化，能夠固化公司每項業(yè)務(wù)處理流程及信息，這些信息形成相應(yīng)的會計憑證，自動生成會計信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化和自動化管理，為會計檔案的管理工作打下堅實基礎(chǔ)。

（四）規(guī)范會計業(yè)務(wù)活動

會計基礎(chǔ)工作是會計檔案的立足點，只有會計基礎(chǔ)工作做好了，會計核算系統(tǒng)才能有效的對會計資料進行準確無誤的接收和處理，轉(zhuǎn)換成符合要求的會計憑證、賬簿等電子會計資料，才能為后續(xù)的經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序做好鋪墊工作。借助于信息化系統(tǒng)，進一步規(guī)范會計檔案管理工作。會計檔案電子化系統(tǒng)要能接收信息系統(tǒng)生成和傳送過來的會計資料，確保信息的真實有效。

（五）建立安全保障制度

會計檔案電子化管理的實施，使檔案的安全迎來了新的挑戰(zhàn)，從系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、使用過程等多方面建立電子檔案安全保障體系。在使用過程中，建立安全權(quán)限控制機制，對于檔案的整理、查詢等不同類別的工作要賦予不同的權(quán)限，防止會計檔案內(nèi)容的篡改和泄露。在系統(tǒng)的安全上，采用相應(yīng)的IT系統(tǒng)安全保障電子會計檔案形成前不被篡改，保證各授權(quán)人員的規(guī)范化操作，保障硬件的系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的安全。電子會計檔案對各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)事項均會產(chǎn)生影響。另外，電子票據(jù)對會計工作的監(jiān)督檢查提供了多層次、全方位的會計管理信息，在很大程度上提高了事后監(jiān)督和核實的效用。

3 結(jié)語

傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已經(jīng)漸漸無法適應(yīng)信息時代電子化管理發(fā)展的要求，因此探索、適應(yīng)和不斷創(chuàng)新會計檔案的管理模式，勢在必行，尤其是要發(fā)展、改進以及不斷完善會計檔案的電子化管理，以求充分利用并發(fā)揮出信息化技術(shù)的積極作用，從而提高檔案利用率，最終推動相關(guān)事業(yè)企業(yè)的發(fā)展。

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