李劍飛

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在諸多領(lǐng)域都得到推廣，會(huì)計(jì)檔案管理更加趨向于電子化，同時(shí)，對(duì)電子檔案的環(huán)境和應(yīng)用背景提出更高要求。在當(dāng)前的檔案管理中，存在一些不足和問題，致使會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作效率不高，本文分析了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征，對(duì)其中的問題進(jìn)行了闡述，提出了有針對(duì)性、行之有效的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：信息化條件 會(huì)計(jì)檔案 電子化管理

在當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方式逐漸被取代，電子化管理模式興起，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、全面分析會(huì)計(jì)信息化背景下電子檔案的特征

（一）電子檔案需要較高水平的載體環(huán)境

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，需要提供較大的空間進(jìn)行存儲(chǔ)和處理，工作流程復(fù)雜，管理難度較大。電子檔案空間需求不大，便于進(jìn)行查詢，主要存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上，因此，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求相對(duì)較高，一旦外界環(huán)境對(duì)其造成影響，如潮濕度等，都有可能引發(fā)磁介質(zhì)被損毀的現(xiàn)象，信息存儲(chǔ)遭到威脅。

（二）電子檔案很容易遭到破壞

對(duì)于電子檔案，其主要考磁介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，信息處于高度集中的狀態(tài)，與紙質(zhì)檔案差別較大。電子檔案在被更改之后，通常很難留下痕跡，為此，電子檔案真實(shí)性被降低。同時(shí)，磁介質(zhì)具有一定的使用期限，在存儲(chǔ)的過程中，數(shù)據(jù)資料也很可能被破壞，加之設(shè)備的更新，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性都受到威脅，引發(fā)會(huì)計(jì)失真。除此之外，也要注意人為破壞的發(fā)生，避免造成信息的丟失。

（三）電子檔案信息更加豐富、領(lǐng)域被拓展

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案中，其主要的內(nèi)容是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資料，在電子化的會(huì)計(jì)檔案中，除了傳統(tǒng)意義的信息檔案之外，還包含了存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上的電子數(shù)據(jù)，也就是說，檔案資料信息更加豐富。

（四）會(huì)計(jì)檔案的共享性和高速性得以增強(qiáng)

在信息化環(huán)境下，電子檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)處理，在數(shù)據(jù)整合方面更加突出，速度更快，同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速地傳遞，方便信息的共享，共享程度更高。為此，會(huì)計(jì)檔案電子化管理使得處理速度提升，能夠最大限度地發(fā)揮檔案本身的價(jià)值。

二、系統(tǒng)介紹會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下電子檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

在當(dāng)前的電子會(huì)計(jì)檔案管理中，主要是由財(cái)務(wù)軟件的管理人員承擔(dān)保管的工作，但是，這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力，在操作過程中，管理不科學(xué)的情況時(shí)有發(fā)生。在會(huì)計(jì)電子檔案管理過程中，一旦缺乏完善的制度作保證，很容易出現(xiàn)職責(zé)不清晰的情況，管理缺乏完善的流程，隨意性較強(qiáng)。為此，在管理實(shí)際中，檔案丟失和歸類錯(cuò)誤的現(xiàn)象不可避免，很難查到實(shí)際的情況，給整個(gè)檔案管理埋下隱患，很難發(fā)揮檔案管理的真實(shí)功能。

（二）保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理，很多部門仍采用傳統(tǒng)的管理方式，保存環(huán)境條件不佳，存在嚴(yán)重的磁場干擾，人員隨意性嚴(yán)重，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，損失很容易發(fā)生。

（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用

在當(dāng)前的財(cái)務(wù)軟件中，版本較多，統(tǒng)一工作尚未完成，不同軟件具有不同的功能，使得財(cái)務(wù)人員在學(xué)習(xí)中困難較大。通常，財(cái)務(wù)人員對(duì)軟件不熟悉，很容易引發(fā)使用中的失誤。

（四）對(duì)備份工作缺乏重視

在會(huì)計(jì)檔案信息記錄中，涉及的數(shù)據(jù)和信息都十分重要，但是，很多檔案管理人員缺乏對(duì)其的重視，要求不嚴(yán)格，備份工作不到位。一旦檔案丟失或損壞，數(shù)據(jù)無法再行恢復(fù)。

（五）計(jì)算機(jī)維護(hù)人員比較匱乏

對(duì)于電子化管理會(huì)計(jì)檔案，需要建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)之上，但是，網(wǎng)絡(luò)自身也存在危險(xiǎn)性，病毒、黑客無時(shí)不在，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息造成嚴(yán)重威脅。因此，需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行有效的安全維護(hù)。但是，很多部門缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，通常是由財(cái)務(wù)人員承擔(dān)這一任務(wù)，抑或是聘專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，使得維護(hù)工作不到位，很容易造成信息的外泄，引發(fā)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

三、如何促進(jìn)會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下電子檔案管理水平的提升

（一）重視管理制度的健全和完善

對(duì)于電子檔案的管理，需要重視管理制度的建立和完善。鑒于檔案信息的重要性，因此，在管理中要提升嚴(yán)謹(jǐn)性，避免差錯(cuò)的出現(xiàn)，促進(jìn)電子檔案管理制度的建立和完善。首先，要制定電子會(huì)計(jì)檔案的傳遞和管理流程，對(duì)整理后的信息進(jìn)行備份，而后，結(jié)合規(guī)定，進(jìn)行保存和存檔。同時(shí)，進(jìn)行合理分類，定期做好檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性。要重視管理規(guī)范的制定，對(duì)于需要檢修查閱的檔案，需要進(jìn)行審批，結(jié)合檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行使用，防止違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）提升會(huì)計(jì)電子檔案保存環(huán)境的安全性

對(duì)于電子檔案，需借助現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前，會(huì)計(jì)檔案的主要存儲(chǔ)方式為紙質(zhì)和電子檔案，后者更加便于查詢，但是，紙質(zhì)檔案可靠性更高，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，可以依據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比考查。因此，對(duì)于電子檔案，備份十分必要，有效避免保存過程中的數(shù)據(jù)的損毀，發(fā)揮對(duì)數(shù)據(jù)的恢復(fù)作用。為此，要對(duì)備份的設(shè)備和原磁盤進(jìn)行分別保存。對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)，其環(huán)境需要適宜存儲(chǔ)，具有良好的通風(fēng)，溫濕度適宜。

（三）注重軟件版本的一致性

鑒于財(cái)務(wù)軟件更新速度的飛快，給軟件的應(yīng)用造成困擾，因此，要強(qiáng)化對(duì)人員的培訓(xùn)，針對(duì)新的軟件，及時(shí)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升人員操作水平，避免因?yàn)檐浖皇煜ひl(fā)的操作失誤現(xiàn)象。另外，會(huì)計(jì)檔案的管理軟件需要與財(cái)務(wù)軟件具有一樣的版本，便于數(shù)據(jù)的后期查詢和使用。

（四）重視提升檔案管理率人員的綜合素質(zhì)

首先，要重視提升管理人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，避免工作中的隨意性行為。其次，對(duì)管理人員的操作進(jìn)行規(guī)范。重視對(duì)管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)教育，同時(shí)，還要加強(qiáng)其自身素質(zhì)培養(yǎng)，切實(shí)提升工作效率，避免失誤的發(fā)生。

四、結(jié)語

綜上，會(huì)計(jì)檔案至關(guān)重要，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理能夠?qū)崿F(xiàn)管理效率的提升，便于資源的使用和查詢。因此，要重視會(huì)計(jì)電子檔案的管理工作，建立完善的管理制度，提高人員素質(zhì)，在根本上推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平的提升。

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（作者單位：天津市住房公積金管理中心）