李劍飛
摘要:隨著科技的不斷發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)在諸多領(lǐng)域都得到推廣,會計(jì)檔案管理更加趨向于電子化,同時,對電子檔案的環(huán)境和應(yīng)用背景提出更高要求。在當(dāng)前的檔案管理中,存在一些不足和問題,致使會計(jì)檔案電子化管理工作效率不高,本文分析了會計(jì)檔案電子化管理的特征,對其中的問題進(jìn)行了闡述,提出了有針對性、行之有效的應(yīng)對策略。
關(guān)鍵詞:信息化條件 會計(jì)檔案 電子化管理
在當(dāng)前的會計(jì)檔案管理中,傳統(tǒng)的管理方式逐漸被取代,電子化管理模式興起,紙質(zhì)檔案與電子檔案共存,會計(jì)檔案管理工作面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
一、全面分析會計(jì)信息化背景下電子檔案的特征
(一)電子檔案需要較高水平的載體環(huán)境
對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案,需要提供較大的空間進(jìn)行存儲和處理,工作流程復(fù)雜,管理難度較大。電子檔案空間需求不大,便于進(jìn)行查詢,主要存儲在磁介質(zhì)上,因此,對存儲環(huán)境要求相對較高,一旦外界環(huán)境對其造成影響,如潮濕度等,都有可能引發(fā)磁介質(zhì)被損毀的現(xiàn)象,信息存儲遭到威脅。
(二)電子檔案很容易遭到破壞
對于電子檔案,其主要考磁介質(zhì)進(jìn)行存儲,信息處于高度集中的狀態(tài),與紙質(zhì)檔案差別較大。電子檔案在被更改之后,通常很難留下痕跡,為此,電子檔案真實(shí)性被降低。同時,磁介質(zhì)具有一定的使用期限,在存儲的過程中,數(shù)據(jù)資料也很可能被破壞,加之設(shè)備的更新,會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性都受到威脅,引發(fā)會計(jì)失真。除此之外,也要注意人為破壞的發(fā)生,避免造成信息的丟失。
(三)電子檔案信息更加豐富、領(lǐng)域被拓展
在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案中,其主要的內(nèi)容是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資料,在電子化的會計(jì)檔案中,除了傳統(tǒng)意義的信息檔案之外,還包含了存儲在磁介質(zhì)上的電子數(shù)據(jù),也就是說,檔案資料信息更加豐富。
(四)會計(jì)檔案的共享性和高速性得以增強(qiáng)
在信息化環(huán)境下,電子檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)處理,在數(shù)據(jù)整合方面更加突出,速度更快,同時,借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速地傳遞,方便信息的共享,共享程度更高。為此,會計(jì)檔案電子化管理使得處理速度提升,能夠最大限度地發(fā)揮檔案本身的價值。
二、系統(tǒng)介紹會計(jì)信息化環(huán)境下電子檔案管理中存在的問題
(一)缺乏完善的管理制度
在當(dāng)前的電子會計(jì)檔案管理中,主要是由財(cái)務(wù)軟件的管理人員承擔(dān)保管的工作,但是,這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力,在操作過程中,管理不科學(xué)的情況時有發(fā)生。在會計(jì)電子檔案管理過程中,一旦缺乏完善的制度作保證,很容易出現(xiàn)職責(zé)不清晰的情況,管理缺乏完善的流程,隨意性較強(qiáng)。為此,在管理實(shí)際中,檔案丟失和歸類錯誤的現(xiàn)象不可避免,很難查到實(shí)際的情況,給整個檔案管理埋下隱患,很難發(fā)揮檔案管理的真實(shí)功能。
(二)保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)
對于電子會計(jì)檔案管理,很多部門仍采用傳統(tǒng)的管理方式,保存環(huán)境條件不佳,存在嚴(yán)重的磁場干擾,人員隨意性嚴(yán)重,不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性,損失很容易發(fā)生。
(三)缺乏標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用
在當(dāng)前的財(cái)務(wù)軟件中,版本較多,統(tǒng)一工作尚未完成,不同軟件具有不同的功能,使得財(cái)務(wù)人員在學(xué)習(xí)中困難較大。通常,財(cái)務(wù)人員對軟件不熟悉,很容易引發(fā)使用中的失誤。
(四)對備份工作缺乏重視
在會計(jì)檔案信息記錄中,涉及的數(shù)據(jù)和信息都十分重要,但是,很多檔案管理人員缺乏對其的重視,要求不嚴(yán)格,備份工作不到位。一旦檔案丟失或損壞,數(shù)據(jù)無法再行恢復(fù)。
(五)計(jì)算機(jī)維護(hù)人員比較匱乏
對于電子化管理會計(jì)檔案,需要建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)之上,但是,網(wǎng)絡(luò)自身也存在危險(xiǎn)性,病毒、黑客無時不在,對網(wǎng)絡(luò)信息造成嚴(yán)重威脅。因此,需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行有效的安全維護(hù)。但是,很多部門缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才,通常是由財(cái)務(wù)人員承擔(dān)這一任務(wù),抑或是聘專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù),使得維護(hù)工作不到位,很容易造成信息的外泄,引發(fā)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
三、如何促進(jìn)會計(jì)信息化環(huán)境下電子檔案管理水平的提升
(一)重視管理制度的健全和完善
對于電子檔案的管理,需要重視管理制度的建立和完善。鑒于檔案信息的重要性,因此,在管理中要提升嚴(yán)謹(jǐn)性,避免差錯的出現(xiàn),促進(jìn)電子檔案管理制度的建立和完善。首先,要制定電子會計(jì)檔案的傳遞和管理流程,對整理后的信息進(jìn)行備份,而后,結(jié)合規(guī)定,進(jìn)行保存和存檔。同時,進(jìn)行合理分類,定期做好檢查和維護(hù),確保檔案的完整性。要重視管理規(guī)范的制定,對于需要檢修查閱的檔案,需要進(jìn)行審批,結(jié)合檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行使用,防止違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。
(二)提升會計(jì)電子檔案保存環(huán)境的安全性
對于電子檔案,需借助現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行存儲。當(dāng)前,會計(jì)檔案的主要存儲方式為紙質(zhì)和電子檔案,后者更加便于查詢,但是,紙質(zhì)檔案可靠性更高,一旦電子檔案出現(xiàn)問題,可以依據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行對比考查。因此,對于電子檔案,備份十分必要,有效避免保存過程中的數(shù)據(jù)的損毀,發(fā)揮對數(shù)據(jù)的恢復(fù)作用。為此,要對備份的設(shè)備和原磁盤進(jìn)行分別保存。對于電子檔案的存儲,其環(huán)境需要適宜存儲,具有良好的通風(fēng),溫濕度適宜。
(三)注重軟件版本的一致性
鑒于財(cái)務(wù)軟件更新速度的飛快,給軟件的應(yīng)用造成困擾,因此,要強(qiáng)化對人員的培訓(xùn),針對新的軟件,及時進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),提升人員操作水平,避免因?yàn)檐浖皇煜ひl(fā)的操作失誤現(xiàn)象。另外,會計(jì)檔案的管理軟件需要與財(cái)務(wù)軟件具有一樣的版本,便于數(shù)據(jù)的后期查詢和使用。
(四)重視提升檔案管理率人員的綜合素質(zhì)
首先,要重視提升管理人員對檔案重要性的認(rèn)識,避免工作中的隨意性行為。其次,對管理人員的操作進(jìn)行規(guī)范。重視對管理人員的培訓(xùn),強(qiáng)化業(yè)務(wù)教育,同時,還要加強(qiáng)其自身素質(zhì)培養(yǎng),切實(shí)提升工作效率,避免失誤的發(fā)生。
四、結(jié)語
綜上,會計(jì)檔案至關(guān)重要,會計(jì)檔案的電子化管理能夠?qū)崿F(xiàn)管理效率的提升,便于資源的使用和查詢。因此,要重視會計(jì)電子檔案的管理工作,建立完善的管理制度,提高人員素質(zhì),在根本上推動檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平的提升。
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(作者單位:天津市住房公積金管理中心)