孫紅蕾

【摘要】機(jī)關(guān)檔案工作是地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)為國守史、為黨管檔、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。做好監(jiān)督指導(dǎo)工作任重道遠(yuǎn)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案工作;現(xiàn)狀;監(jiān)督指導(dǎo)

機(jī)關(guān)檔案工作是地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)為國守史、為黨管檔、服務(wù)社會、造福人民的重要工作。結(jié)合機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，為做好新形勢下機(jī)關(guān)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作，我們用半年時間，對全區(qū)157家鎮(zhèn)、街、機(jī)關(guān)事業(yè)單位全面開展了檔案人員情況及各單位檔案管理狀況調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)：機(jī)關(guān)檔案工作總體發(fā)展健康穩(wěn)定，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)逐步規(guī)范，檔案法制建設(shè)日益完善。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的優(yōu)勢方面

（一）歷史久遠(yuǎn)，檔案資源豐富。悠久的歷史，源遠(yuǎn)流長的文化，留下了眾多寶貴的檔案資料，調(diào)查統(tǒng)計(jì)匯總立卷改革前文書檔案3.3萬卷，立卷改革后文書檔案23.1萬件，全市共保存會計(jì)檔案5.1萬卷、盒，照片檔案2.3萬張，實(shí)物檔案1萬件，專業(yè)檔案共涉及34個部門63個類別85萬卷、16.9萬件，室藏資料1.1萬本。這種情況對下一步有針對性地開展各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作奠定了基礎(chǔ)。

（二）檔案工作氛圍越來越濃厚。近年來，由于檔案局轉(zhuǎn)變工作方式，注重“服務(wù)”工作，利用多種方式切實(shí)為基層、為老百姓服務(wù)，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，各單位對檔案工作的重要性越來越認(rèn)同。截至2017年，有3家機(jī)關(guān)及企業(yè)爭創(chuàng)了山東省檔案管理科學(xué)化測評示范單位，3家機(jī)關(guān)爭創(chuàng)山東省檔案管理科學(xué)化測評先進(jìn)單位，1家企業(yè)爭創(chuàng)了山東省檔案管理科學(xué)化測評合格單位。

（三）歸檔材料齊全，完整度有較大提升，歸檔數(shù)量質(zhì)量明顯提高。2017年，各單位整理的歸檔文件中，全區(qū)利用檔案管理系統(tǒng)整理的文書檔案達(dá)到2萬余條，比前些年增加有效檔案2000余條，照片檔案的數(shù)量也實(shí)現(xiàn)了新的增長。同時，各單位專業(yè)檔案整理工作越來越規(guī)范。調(diào)查中我們也發(fā)現(xiàn)，檔案工作仍存在很多問題。

二、機(jī)關(guān)檔案工作的劣勢方面

（一）檔案工作的重視程度還不夠平衡。各單位在建立機(jī)制、完善機(jī)制、落實(shí)制度上還有待加強(qiáng)，真正把檔案管理工作作為一項(xiàng)必須抓好的工作方面還存在一定差距。

（二）檔案室保管條件有待提高。部分單位檔案管理制度落實(shí)不夠，無專用檔案庫房，檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備五花八門，設(shè)防意識不強(qiáng)，管理體制不到位，離檔案管理“九防”要求還有差距;還有極個別的單位沒有對檔案進(jìn)行保管，檔案資料堆放在角落或各種紙箱里，這樣勢必將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失。

（三）歸檔材料仍有不齊。因?yàn)闅w檔文件按“件”整理檔案的整理方式改變，歸檔文件通過檔案管理軟件錄入計(jì)算機(jī)，“永久”“定期30年”存放的檔案要求添加電子文件，基層單位檔案管理人員的不穩(wěn)定及對電子文件達(dá)標(biāo)率的要求等因素，造成有價值的檔案材料收集不全，或只收集有電子文件的材料歸檔，有的單位電子文件質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，這勢必影響以后的檔案利用工作。

（四）檔案人員隊(duì)伍缺乏連續(xù)性、穩(wěn)定性。一是檔案人員都是身兼多職，疲于應(yīng)付單位日常事務(wù)而導(dǎo)致文件材料收集不全、不能按時完成立卷歸檔工作。二是因工作變動頻繁，全市檔案人員每年有多半調(diào)整，這也導(dǎo)致了檔案局業(yè)務(wù)培訓(xùn)年年培訓(xùn)新人，單位檔案工作仍然年年有問題，直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

為進(jìn)一步做好檔案工作，應(yīng)該從以下幾個方面指導(dǎo)檔案工作健康有序發(fā)展，指導(dǎo)基層檔案“收的全，管的好，用得上”，從源頭上保證歸檔檔案的質(zhì)量。

三、機(jī)關(guān)檔案工作的應(yīng)對策略

（一）建章立制，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。首先應(yīng)指導(dǎo)各立檔單位建立檔案工作規(guī)章制度，建立完善的檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等工作環(huán)節(jié)的制度，各職能變化單位及時修訂的歸檔范圍和保管期限表，為做好檔案工作提供制度保障。新形勢迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案人員隊(duì)伍。指導(dǎo)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)、企業(yè)和市直機(jī)關(guān)各單位設(shè)置檔案管理崗位，明確專（兼）職檔案人員。大力加強(qiáng)人才培養(yǎng)，為檔案事業(yè)發(fā)展提供智力保證，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）改變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)以服務(wù)為主，改進(jìn)工作方式方法，抓好各單位機(jī)關(guān)檔案工作，開創(chuàng)檔案服務(wù)工作新格局。采用“請進(jìn)來、走出去”等方式開展集中培訓(xùn)、專題培訓(xùn)等提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì);撰寫檔案宣傳文章，利用傳統(tǒng)載體和網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行宣傳，印發(fā)檔案知識，到查檔窗口、市民大廳等有關(guān)服務(wù)窗口加大對檔案工作的宣傳力度;克服多種困難，多下基層了解實(shí)際情況，幫助解決實(shí)際問題;推行機(jī)關(guān)檔案工作年檢制度，采用網(wǎng)上數(shù)據(jù)檢查和實(shí)地檢查相結(jié)合的方式，實(shí)行檔案檢查和現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，將檔案建設(shè)推上一個新臺階，保存好經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展的歷史記錄。

（三）不斷加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，為檔案事業(yè)發(fā)展優(yōu)化外部環(huán)境。應(yīng)利用國際檔案館日等特殊日期及各種有利時機(jī)，加強(qiáng)對檔案工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制宣傳，深入開展《檔案法》的宣傳教育，著力增強(qiáng)全社會的檔案法制意識。建立健全檔案執(zhí)法檢查工作長效機(jī)制，把握利用好每年的檔案實(shí)地檢查，爭取市人大法制委和市法制辦的支持，必要時采取多家聯(lián)合執(zhí)法，對檔案違法違規(guī)行為進(jìn)行警戒和懲處。加強(qiáng)對重要檔案的監(jiān)管。

（四）加快基層檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。著力推進(jìn)基層檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。單位應(yīng)在檔案綜合管理上下功夫，依據(jù)《檔案法》精神，把各種門類、各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并配置檔案櫥柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫濕度儀等必要的檔案設(shè)施，確保檔案工作的正常開展，達(dá)到檔案保管的“九防”要求，確保室藏檔案安全。各單位應(yīng)將檔案室建設(shè)作為改善檔案工作基本條件的重要措施，新建單位、搬遷單位在安排單位辦公用房時，應(yīng)專門申請建立檔案室，合理規(guī)劃單位專用檔案室。