孫美玲

摘要：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案主要包括權(quán)屬登記、變更、調(diào)查、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、測繪等工作，涵蓋圖文等信息材料，也是提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理規(guī)范性、科學(xué)性的重要基礎(chǔ)依據(jù)。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，權(quán)屬檔案管理工作就顯得尤為重要。針對當(dāng)前管理中的不規(guī)范問題，直接影響檔案查全率。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；權(quán)屬檔案；管理對策

完整、準(zhǔn)確、科學(xué)、高效的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理是推進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)。從內(nèi)容上來看，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息主要有五部分。一是產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記確認(rèn)、變更、轉(zhuǎn)移等信息；二是房屋及所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖、分層分戶平面圖等；三是產(chǎn)權(quán)登記申請表、權(quán)屬變更登記表及房屋面積測算材料；四是與房地產(chǎn)權(quán)屬相關(guān)聯(lián)的能夠反映其信息的各類統(tǒng)計報表、圖文資料；五是其他相關(guān)文件材料。房地產(chǎn)市場的快速發(fā)展，對權(quán)屬檔案信息的管理提出更高要求。為此，積極分析當(dāng)前存在的突出問題，提出針對性改進(jìn)建議。

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的基本特點

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是保障房地產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益的重要憑證，涉及千家萬戶的切身利益。作為民生檔案資料，在進(jìn)行管理實踐中，更應(yīng)該突出其專業(yè)性、真實性、準(zhǔn)確性、完整性、動態(tài)性、價值性特點。所謂專業(yè)性，體現(xiàn)在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案本身是由房地產(chǎn)管理局相關(guān)行政部門進(jìn)行專門辦理的檔案資料，在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上包括圖、卡、冊、檔等部分。如房屋平面圖、房地產(chǎn)指定卡片，房地產(chǎn)登記薄及相關(guān)聯(lián)的權(quán)屬管理文字材料等。所謂真實性，體現(xiàn)在房地產(chǎn)權(quán)屬信息要真實、有效，作為房地產(chǎn)權(quán)屬最原始的依據(jù)和憑證，具有法律效力，也是房地產(chǎn)行政管理部門、法律單位進(jìn)行處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。所謂完整性，體現(xiàn)在權(quán)屬檔案信息能夠完整的反映房地產(chǎn)所有權(quán)、土地使用權(quán)及房地產(chǎn)圖紙檔案材料信息。遵循“房地結(jié)合”、“圖檔結(jié)合”原則，登記簿要明確記載房屋所有權(quán)與所占土地使用權(quán)的權(quán)利主體一致性，并將圖紙檔案與權(quán)屬檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。所謂動態(tài)性，反映在房屋產(chǎn)權(quán)的歸屬變動信息，從房屋的產(chǎn)生到滅失，可能要經(jīng)過轉(zhuǎn)售、轉(zhuǎn)租、抵押、凍結(jié)等環(huán)節(jié)，而房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)該能夠記錄這些信息，并反映出權(quán)屬檔案的動態(tài)性特點。所謂價值性，體現(xiàn)在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案所記載的房屋價值高，作為不動產(chǎn)，其價值高，且持有周期長，關(guān)系到老百姓切身利益，也是保障老百姓物權(quán)權(quán)益的重要部分。由此可見，在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作中，要明確其重要地位，構(gòu)建完善的管理機(jī)制來保障民生。

二、當(dāng)前房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理突出的問題

在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作中，長期以來以紙質(zhì)檔案資料管理為主，費(fèi)時費(fèi)力，效率偏低，特別是在檔案查詢與抽調(diào)管理上面臨更多麻煩。其突出問題表現(xiàn)在：一是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案資料多，相關(guān)管理人員少，影響管理質(zhì)量。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程的加快發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息資料不斷增加。根據(jù)《房地產(chǎn)登記條例》相關(guān)要求，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息多由各房地產(chǎn)交易中心或各區(qū)檔案管理部門進(jìn)行保管，屬地化、多樣化、分散式管理，導(dǎo)致權(quán)屬檔案人員無法對各權(quán)屬檔案進(jìn)行科學(xué)、有效、統(tǒng)一化管理。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案關(guān)系到老百姓的民生大事，在一些關(guān)于房產(chǎn)糾紛訴訟案件中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案以其原始性、法律性憑證價值，也加劇了房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。一些檔案人員，不熟悉管理業(yè)務(wù)流程，被動地進(jìn)行“交”與“收”，可能讓一些不符合歸檔的信息資料也融入其中，降低權(quán)屬檔案準(zhǔn)確性。二是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限設(shè)置不合理，導(dǎo)致“脹庫”問題。結(jié)合一些地方房地產(chǎn)交易中心的統(tǒng)計資料顯示，各區(qū)域房地產(chǎn)權(quán)屬檔案資料多，且每年都在遞增。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案資料自身特性，使得房管部門多將保管期限設(shè)定為“永久保存”。

三、完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的改進(jìn)建議

（一）明確制度建設(shè)，規(guī)范權(quán)屬檔案管理方法

根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》要求，加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案制度建設(shè)，要明確權(quán)屬檔案管理分類，確保各項材料收集齊全，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息真實性進(jìn)行驗收，確保權(quán)屬檔案客觀、真實。如《不動產(chǎn)登記暫行條例》中以行政法規(guī)形式，明確了不動產(chǎn)登記的宏觀框架，但在預(yù)告登記、異議登記、注銷登記等方面還存在模糊，使得相關(guān)具體操作存在不規(guī)范問題。另外，針對房地產(chǎn)權(quán)屬登記分頭管理、分級登記現(xiàn)狀，也應(yīng)該從登記機(jī)構(gòu)多部門問題進(jìn)行統(tǒng)一、明確，整合職能，避免管理不協(xié)調(diào)問題。在登記流程方面，簡化明晰流程，較低產(chǎn)權(quán)登記成本，防范法律風(fēng)險。

（二）引入“動態(tài)化”、“集約化”管理模式，提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理效率

考慮到房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息資料動態(tài)性特點，在進(jìn)行權(quán)屬檔案管理中，要明確“動態(tài)化”機(jī)制。如在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案資料中，應(yīng)該明確產(chǎn)權(quán)的名稱變更、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、他項權(quán)利變更信息；房屋情況出現(xiàn)異動，應(yīng)該進(jìn)行變更，納入統(tǒng)一權(quán)證檔案中，并在相應(yīng)位置插入標(biāo)識卡，注明權(quán)屬檔案變更內(nèi)容及方向。加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化檔案建設(shè)的同步，促進(jìn)動態(tài)電子檔案系統(tǒng)的完善。針對多級、多地管理的弊病，引入“集約化”管理，集中人力、物力、財力、技術(shù)等要素，實現(xiàn)統(tǒng)一化、集中化管理。結(jié)合各地房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實際，確立統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存放、統(tǒng)一查詢機(jī)制，解決多頭管理難題；對于已貸款結(jié)清的抵押登記資料、已交接的預(yù)告登記資料，已發(fā)生產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移的登記資料進(jìn)行統(tǒng)一存放，方便查詢。

（三）做好權(quán)屬檔案的鑒定、銷毀工作，提高信息化管理水平

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，要完善和細(xì)化鑒定、銷毀工作機(jī)制，優(yōu)化檔案案件管理質(zhì)量，降低管理成本，提升管理效率。各地房管局要逐步細(xì)化權(quán)屬檔案管理技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔范圍、保管期限、檔案鑒定等制度。提升檔案管理效益。同時，加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步對接。如做好權(quán)屬檔案的數(shù)字化掃描，實現(xiàn)電子化查詢管理。加強(qiáng)對權(quán)屬檔案影像資料的管理，提高權(quán)屬檔案管理使用率。另外，加強(qiáng)庫房技術(shù)管理，堅持“以防為主、防治結(jié)合”原則，做好防盜、防火、防潮、防鼠等管理；定期進(jìn)行庫房消毒、檢查，為權(quán)屬檔案提供良好的保存環(huán)境。

總之，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的科學(xué)管理，還需要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，從管理知識、技術(shù)、方法、業(yè)務(wù)流程等方面，以務(wù)實、負(fù)責(zé)、高效為指導(dǎo)，促進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作再上新臺階。