王飛雪
摘要:事業(yè)單位檔案管理工作,是事業(yè)單位工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是做好其他工作的基礎(chǔ)和保障??梢哉f,檔案管理工作的好壞,直接影響到一個(gè)單位的工作效率。隨著時(shí)代的發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理工作不斷完善,但是,仍存在一些問題,需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決,以進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平,充分體現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值。本文在分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,闡述事業(yè)單位檔案管理工作的重要性,總結(jié)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題,并提出做好檔案管理工作的措施和建議。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題;建議
一、事業(yè)單位檔案管理的重要性
檔案作為一種信息資源,在事業(yè)單位發(fā)展中具有重要作用。首先,事業(yè)單位檔案是單位發(fā)展的真實(shí)記錄。事業(yè)單位檔案涉及黨建、人事、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等方方面面,它所記錄的數(shù)據(jù)、文字、圖像都是真實(shí)的歷史發(fā)生,是確鑿的原始材料和憑證,能夠充分反映一個(gè)單位的發(fā)展歷程。其次,事業(yè)單位檔案為單位決策提供必要依據(jù)。單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過檔案資料更好地總結(jié)過去的工作,并做出科學(xué)合理的分析,從而制定出更有利于單位發(fā)展的決策。再次,檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分,是順利開展其他工作的基礎(chǔ)。可以說,檔案管理工作的好壞是評(píng)定一個(gè)事業(yè)單位工作水平、單位實(shí)力的重要指標(biāo)。
二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題
(一)檔案管理意識(shí)有待提高。
當(dāng)前,事業(yè)單位檔案管理工作,普遍只局限于一般的檔案管理,對(duì)于較深層次的檔案文化建設(shè)思考不足,全員支持參與檔案工作的氛圍不夠濃厚。一方面,長期以來,部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為檔案工作就是做做收集、保管,對(duì)單位發(fā)展沒有太大價(jià)值,只要不丟失、不泄密就行了,缺乏對(duì)檔案管理工作應(yīng)有的重視,因此,對(duì)單位檔案管理的各項(xiàng)需求保障不足。另一方面,工作人員普遍缺乏檔案管理意識(shí),在工作中自覺參與檔案工作的主動(dòng)性較差,不能及時(shí)將材料移交檔案管理人員,造成檔案收集工作的困難。長此以往,許多重要資料丟失、缺失,給單位的發(fā)展帶來巨大損失。
(二)檔案管理制度落實(shí)不夠。
大部分事業(yè)單位能夠按照要求制定有關(guān)歸檔、保管、利用、保密等內(nèi)容的檔案管理制度,但在制度的落實(shí)上仍然有待提高。有些單位對(duì)單位檔案不能及時(shí)分類整理,各類檔案資料隨意存放,缺少詳細(xì)完整的目錄,不方便查閱;有些單位不能嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度,移交檔案不簽字、不記錄,容易造成檔案丟失;有些單位檔案保管條件達(dá)不到要求,保護(hù)設(shè)施不完善,使部分檔案受到損害;有些單位檔案管理人員不遵守保密制度,造成保密文件泄密。
(三)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱。
檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,要求從業(yè)人員具備一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。但是,在實(shí)際工作中,受多種因素影響,不少事業(yè)單位的檔案管理人員由普通工作人員兼職,不能做到專人管理,容易影響檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。加之他們普遍沒有接受過檔案管理培訓(xùn),缺乏必要的檔案管理知識(shí)和技能,導(dǎo)致諸如歸檔文件分類不清、保管期限劃分不準(zhǔn)確、檔案不按時(shí)立卷歸檔等情況,這都給實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化造成很大困難。
三、提高事業(yè)單位檔案管理工作水平的建議
(一)轉(zhuǎn)變觀念,提高檔案管理意識(shí)。
提高檔案管理工作水平,首要任務(wù)是提高檔案管理意識(shí),加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭轉(zhuǎn)變觀念,樹立檔案工作無小事的思想,把檔案工作作為單位的一項(xiàng)重要工作來抓,把檔案管理工作納入到單位日常管理中去。同時(shí),加大對(duì)檔案工作的人力、經(jīng)費(fèi)投入,為做好檔案管理工作提供必要的保障。要加強(qiáng)檔案文化建設(shè),強(qiáng)化檔案工作宣傳,提高單位人員做好檔案管理工作的責(zé)任感和使命感,促使事業(yè)單位檔案管理工作取得新進(jìn)展。
(二)培養(yǎng)人才,建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。
高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍,是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的保障。加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè),一是要積極選調(diào)具備檔案管理知識(shí),熟悉檔案管理工作,業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有責(zé)任心的人員從事檔案管理工作;二是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn),結(jié)合單位實(shí)際,圍繞如何提高檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平,拓寬培訓(xùn)渠道,豐富培訓(xùn)內(nèi)容,定期舉辦多種形式的培訓(xùn)班和業(yè)務(wù)交流活動(dòng),切實(shí)提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平;三是要建立和健全激勵(lì)機(jī)制,充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
(三)創(chuàng)新思維,加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。
電子檔案是檔案的一種新載體,具有傳輸快、易共享、容量大、易更新等特點(diǎn)?!皺n案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求,也是檔案管理發(fā)展的必然方向?!痹诖龠M(jìn)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)中,加快事業(yè)單位檔案信息化是必需的進(jìn)程。一是要?jiǎng)?chuàng)新思維,與時(shí)俱進(jìn),積極探索檔案管理工作新思路、新方法;二是事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際情況,立足現(xiàn)有設(shè)備條件,做好相關(guān)材料的電子存檔,及時(shí)掃描錄入往年的歷史材料;三是要積極推廣使用檔案管理軟件,加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作,推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。
參考文獻(xiàn):
[1]劉勁松.新時(shí)期檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的重要性[J].蘭臺(tái)世界,2016(4):12-13