岳陽(yáng)

摘 要：ERP系統(tǒng)的運(yùn)用為企業(yè)數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)化、方案集成化提供了最佳解決途徑。出版單位應(yīng)借鑒運(yùn)用ERP系統(tǒng)，結(jié)合具體業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)紙張材料的信息化手段建設(shè)，特別是構(gòu)建好紙張材料批次信息的動(dòng)態(tài)跟蹤管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)圖書出版全過(guò)程規(guī)范管理。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 紙張材料 批次管理 批次編號(hào)

紙張材料是出版單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的基礎(chǔ)物資，是圖書印制的主要原材料，在圖書出版成本中占有較大比重。目前，除極個(gè)別出版單位采取自存紙張的經(jīng)營(yíng)方式外，絕大多數(shù)都是由承印單位代存紙張，這些紙張?jiān)诠芾砩洗嬖谥畔?duì)接不夠精準(zhǔn)、環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換不夠流暢等問題。紙張批次管理是保證圖書質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)，也是出版單位經(jīng)營(yíng)管理的薄弱環(huán)節(jié)。筆者就出版單位如何運(yùn)用ERP系統(tǒng)（Enterp resouce planning，企業(yè)資源規(guī)劃）對(duì)承印單位代存紙張進(jìn)行批次管理，從而保證圖書出版的內(nèi)容質(zhì)量，談一談看法。

一、批次管理的概念

批次管理側(cè)重于物料管理的使用，一般根據(jù)企業(yè)在采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售等方面的需求進(jìn)行設(shè)置，力求使物料管理達(dá)到更精準(zhǔn)細(xì)致的層面要求和“追根溯源”的質(zhì)量要求。對(duì)于紙張材料先進(jìn)先出的特殊管理需求，批次管理是現(xiàn)行條件下唯一可行的方法。當(dāng)紙張材料的價(jià)格波動(dòng)時(shí)，入庫(kù)按照不同的價(jià)格區(qū)別批次;價(jià)格穩(wěn)定不變時(shí)，入庫(kù)按照紙張生產(chǎn)廠家不同的生產(chǎn)日期區(qū)別批次。

二、紙張材料批次管理的現(xiàn)狀

目前，絕大多數(shù)出版單位的紙張材料都由承印單位代為保管。出版單位在與承印單位簽訂合同時(shí)，均要求承印單位使用紙張材料時(shí)按照“先進(jìn)先出”的原則實(shí)行批次管理，但由于承印單位庫(kù)容量有限，往往導(dǎo)致紙張材料批次存放無(wú)法落實(shí)，加之保管員責(zé)任心不強(qiáng)等原因，紙張材料通常存在著“后進(jìn)先用”或批次混用的現(xiàn)實(shí)問題。此外，出版單位材料管理人員對(duì)紙張材料進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，一般只注重核對(duì)“表面數(shù)字”是否準(zhǔn)確，沒有深入檢查承印單位是否嚴(yán)格執(zhí)行紙張材料批次管理。

從紙張材料采購(gòu)入庫(kù)的角度來(lái)講，當(dāng)材料價(jià)格穩(wěn)定不變時(shí)，出版單位材料采購(gòu)人員辦理同種材料（包括品牌、克重、類型、規(guī)格相同）入庫(kù)時(shí)，幾個(gè)批次采購(gòu)的紙張均歸為同一記賬科目，造成印制人員在開據(jù)委印單時(shí)不能準(zhǔn)確掌握每個(gè)批次材料庫(kù)存情況;另外，印制人員提供給承印單位的委印單上只顯示紙張材料名稱，這也加重了承印單位保管員對(duì)紙張材料管理的困難。

三、加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在紙張材料批次管理上的重要性

紙張材料批次管理專業(yè)性強(qiáng)，涉及盤點(diǎn)、復(fù)核、對(duì)賬等一系列操作規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，必須通過(guò)信息化手段，特別是ERP系統(tǒng)的移植運(yùn)用，保證紙張材料批次管理制度規(guī)范落到實(shí)處、信息數(shù)據(jù)延伸到根處。

（一）運(yùn)用ERP系統(tǒng)能夠解決紙張批次彈性管理的難題

批次憑證管理和圖書成品管理是相輔相成的兩個(gè)方面。紙張材料外包裝標(biāo)簽批次憑證管理一般由承印單位負(fù)責(zé)，而紙張材料入庫(kù)單和圖書成品管理通常是由出版單位負(fù)責(zé)，這就要求承印單位和出版單位既需要各負(fù)其責(zé)、各管各攤，更需要強(qiáng)化對(duì)接、融合互通。但從紙張批次管理現(xiàn)狀來(lái)看，確實(shí)存在著“管用分離”等一些不可忽視的問題。運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行紙張批次管理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息流與物質(zhì)流的并軌鏈接，避免紙張批次彈性管理問題。

（二）運(yùn)用ERP系統(tǒng)能夠避免紙張材料色差人為性選擇問題

出版單位材料采購(gòu)人員在采購(gòu)?fù)患垙埳a(chǎn)廠家的同一品種紙張材料時(shí)，雖然訂單合同一般都注明紙張質(zhì)量和白度等同上一采購(gòu)訂單或提供樣紙，但是在紙張加工生產(chǎn)過(guò)程中，由于色（染）料、干燥溫度、紙漿硬度、漂白漿白度及增白劑、制漿原料及蒸煮方法、漿料洗凈度等因素影響，會(huì)導(dǎo)致不同生產(chǎn)時(shí)期的紙張產(chǎn)生色差。承印單位操作人員在操作時(shí)往往摻雜著人為性選擇，特別是紙張裁切和印刷過(guò)程中往往忽視紙張材料色差問題，容易使成品圖書成為“夾心餅干”，一定程度上影響了讀者閱讀的興趣。運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行紙張批次管理，能夠很好地解決紙張批次管理流程不夠規(guī)范的問題，杜絕隨意性差錯(cuò)出現(xiàn)。

（三）運(yùn)用ERP系統(tǒng)能夠減少對(duì)書籍設(shè)計(jì)的干擾

現(xiàn)代圖書的書籍設(shè)計(jì)過(guò)程，既包括制定實(shí)現(xiàn)整體設(shè)計(jì)的具體物化方案，也包括材料品種的選擇和印刷方式。一般來(lái)說(shuō)，在印刷設(shè)計(jì)中并不是紙張?jiān)桨自胶?，設(shè)計(jì)師可以充分利用紙張白度的不同，實(shí)現(xiàn)豐富的設(shè)計(jì)感官效果。但如果紙張白度的先期設(shè)計(jì)和圖書印制時(shí)庫(kù)存紙張色差的后期選擇產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)矛盾時(shí)，就會(huì)影響方案的設(shè)計(jì)定型。運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行紙張批次管理，可以從源頭上杜絕設(shè)計(jì)上的“翻燒餅”，提高圖書出版的時(shí)效性。

四、紙張材料批次管理在ERP系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)

紙張材料運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)批次管理，應(yīng)根據(jù)出版單位在采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)等方面的需求進(jìn)行設(shè)置，從完善業(yè)務(wù)管理要素入手，整合數(shù)據(jù)信息流、紙張材料物料流，使紙張材料管理更加精準(zhǔn)規(guī)范、及時(shí)高效。

（一）基于ERP系統(tǒng)的紙張材料基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

紙張材料基本信息的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，是實(shí)現(xiàn)紙張材料批次管理的前提和基礎(chǔ)?；贓RP系統(tǒng)的紙張批次管理，應(yīng)按照印刷用紙分類方法，利用編碼手段重點(diǎn)對(duì)“克重+品牌+品種+規(guī)格+單位+生產(chǎn)廠家”等紙張材料基本信息進(jìn)行分類采集，建立形成紙張材料的基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和同步性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)紙張材料動(dòng)態(tài)化管理和規(guī)范化運(yùn)行。

（二）紙張材料的入庫(kù)作業(yè)

入庫(kù)作業(yè)是庫(kù)存管理最基本業(yè)務(wù)之一。紙張材料入庫(kù)作業(yè)一般可分為采購(gòu)入庫(kù)、調(diào)撥入庫(kù)和盤盈入庫(kù)。

1.采購(gòu)入庫(kù)

一般來(lái)說(shuō)，紙張生產(chǎn)廠家在經(jīng)銷地不設(shè)置庫(kù)房，大多是根據(jù)客戶的采購(gòu)訂單安排生產(chǎn)。紙張生產(chǎn)廠家出于生產(chǎn)成本和物流成本的考慮，每個(gè)具體品種的單次采購(gòu)量達(dá)到一定數(shù)量才會(huì)接單。所以出版單位的同一采購(gòu)訂單，紙張材料應(yīng)為同一生產(chǎn)批次。出版單位紙張材料采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)需要，在ERP系統(tǒng)中制作紙張材料采購(gòu)單，完善采購(gòu)關(guān)鍵要素信息。紙張材料采購(gòu)單包括采購(gòu)單編號(hào)、生產(chǎn)廠家、材料名稱、采購(gòu)數(shù)量、單價(jià)、金額及送至的承印單位等信息。

各承印單位保管員收到紙張材料時(shí)，首先應(yīng)根據(jù)供貨商送料單內(nèi)容對(duì)實(shí)物進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)驗(yàn)收，避免紙張材料出現(xiàn)質(zhì)量問題和數(shù)量差錯(cuò)，驗(yàn)收后開具材料收料單（內(nèi)容包括紙張材料品種、克重、規(guī)格、品牌和數(shù)量）并抽取樣張。出版單位材料采購(gòu)人員根據(jù)承印單位保管員提供的材料收料單，確認(rèn)入庫(kù)數(shù)量。紙張材料入庫(kù)單包括采購(gòu)單編號(hào)、入庫(kù)單編號(hào)、生產(chǎn)廠家、材料名稱、承印單位、入庫(kù)數(shù)量及批次編號(hào)等信息。

批次編號(hào)是同一批出入庫(kù)的物料流向清晰可查的重要標(biāo)識(shí)符號(hào)。批次編號(hào)的原則，可根據(jù)紙張材料的價(jià)格屬性進(jìn)行編排。編號(hào)由兩部分組成，一部分是采購(gòu)次數(shù)，可設(shè)置為四位數(shù);另一部分是紙張材料的價(jià)格額度，可設(shè)置為六位數(shù)，不足六位數(shù)前面加“0”補(bǔ)齊，如0001021345。同一紙張材料采購(gòu)單上的紙張材料分送至不同承印單位，批次編號(hào)設(shè)置相同。

批次編號(hào)規(guī)則確定后，需要明確批次管理的級(jí)別。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，考慮到同一批次紙張材料會(huì)分給多個(gè)承印單位，在不同承印單位特性值相同的情況下，將批次級(jí)別定義為物料級(jí)別，采用“批次編號(hào)+材料名稱”作為唯一標(biāo)識(shí)。

出版單位材料采購(gòu)人員在承印單位提供的樣張上注明材料名稱和批次編號(hào)，并做存檔管理，以便跟蹤和分析紙張材料質(zhì)量。出版單位材料采購(gòu)人員通知承印單位保管員紙張材料批次編號(hào)，承印單位保管員可在相應(yīng)的紙張材料外包裝標(biāo)簽上做標(biāo)記或?qū)⒓垙埐牧细鶕?jù)批次編號(hào)按倉(cāng)儲(chǔ)位置存放，以便與“后進(jìn)”的紙張材料區(qū)分。承印單位保管員和出版單位采購(gòu)人員應(yīng)分別保管好紙張材料外包裝標(biāo)簽和紙張材料入庫(kù)單，作為批次憑證管理依據(jù)。

2.調(diào)撥入庫(kù)

庫(kù)存調(diào)撥就是兩個(gè)承印單位之間的紙張材料的相互調(diào)配。例如A承印單位需要從其他承印單位調(diào)撥同一品種的紙張材料，出版單位材料管理人員首先需要確認(rèn)A承印單位紙張材料庫(kù)存數(shù)量并檢查批次編號(hào)，再查找其他承印單位是否有跟A承印單位相同批次編號(hào)的紙張材料，制作調(diào)撥單。調(diào)撥單生成后，付料單位相對(duì)應(yīng)的紙張材料出庫(kù)，庫(kù)存減少。如果調(diào)撥的紙張材料批次編號(hào)跟收料單位庫(kù)存材料批次編號(hào)一致，則該批次編號(hào)的庫(kù)存增加;如果不一致，在收料單位的批次編號(hào)就是原工廠的值。

同一批次的紙張材料分別放在多個(gè)承印單位，及時(shí)監(jiān)控各承印單位同批次紙張材料的庫(kù)存情況，通過(guò)調(diào)撥的手段及時(shí)合并各承印單位的零頭紙，可以使紙張使用率達(dá)到最大化。

3.盤盈入庫(kù)

為了保證出版單位紙張材料庫(kù)存資產(chǎn)的安全和完整，做到賬實(shí)相符，出版單位必須對(duì)庫(kù)存進(jìn)行定期或不定期的清查，查明庫(kù)存盤盈、盤虧，損毀的數(shù)量以及造成的原因。

系統(tǒng)自動(dòng)生成紙張材料盤點(diǎn)清單，內(nèi)容包括：紙張材料名稱、批次編號(hào)、存放承印單位、當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量。盤點(diǎn)期間暫停一切出入庫(kù)操作，保證盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。盤點(diǎn)時(shí)，對(duì)現(xiàn)存不同批次編號(hào)的紙張材料的庫(kù)存量認(rèn)真清點(diǎn)并準(zhǔn)確錄入計(jì)算機(jī)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算紙張材料盈虧數(shù)量及盈虧金額，如果調(diào)整紙張材料庫(kù)存數(shù)量為盤點(diǎn)的實(shí)際數(shù)量，則會(huì)出現(xiàn)盤盈入庫(kù)和盤虧出庫(kù)兩種操作，庫(kù)存會(huì)相應(yīng)增加或減少，這種增減體現(xiàn)為某種紙張材料某個(gè)批次庫(kù)存數(shù)量的增減。

（三）紙張材料出庫(kù)

紙張材料出庫(kù)作業(yè)可分為正常出庫(kù)、銷售出庫(kù)、調(diào)撥出庫(kù)和盤虧出庫(kù)。

1.正常出庫(kù)

出版單位印制人員開具圖書付印單選擇紙張材料時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)批次編號(hào)，本著“先進(jìn)先出”的原則，按照批次編號(hào)的流水號(hào)正序排列顯示紙張材料，供印制人員選擇。如果一個(gè)批次的紙張材料數(shù)量夠用，則打印付印單，已占用庫(kù)存數(shù)量相應(yīng)增加;如果有一個(gè)批次的紙張材料不夠用，為了避免零頭紙的產(chǎn)生，需要在選擇下一個(gè)批次的紙張材料時(shí)，適當(dāng)增加加放，避免圖書色差的產(chǎn)生。付印單經(jīng)承印單位相關(guān)人員確認(rèn)無(wú)誤后，紙張材料實(shí)際庫(kù)存減少。承印單位保管員應(yīng)嚴(yán)格按照打印出的付印單上的材料名稱、出庫(kù)數(shù)量和批次編號(hào)出庫(kù)，不能隨意變換。而在實(shí)際工作中，出版單位印制人員一天可能用同種紙張材料印刷幾本書，為了更好地進(jìn)行批次管理，在系統(tǒng)中設(shè)置已占用庫(kù)存數(shù)量和實(shí)際庫(kù)存數(shù)量，印制人員在開據(jù)付印單選擇材料批次時(shí)體現(xiàn)出來(lái)。

2.銷售出庫(kù)

銷售出庫(kù)是根據(jù)銷售出庫(kù)的實(shí)際數(shù)量、紙張材料名稱和批次編號(hào)制作出庫(kù)單。如果紙張材料銷售給承印單位，對(duì)于由于承印單位自身原因造成圖書印制過(guò)程中紙張的浪費(fèi)，印制人員應(yīng)及時(shí)核實(shí)所用紙張批次并做銷售出庫(kù)，以防止紙張材料批次數(shù)量的不準(zhǔn)確性。

（四）紙張材料庫(kù)存調(diào)整

紙張材料庫(kù)存調(diào)整時(shí)的入庫(kù)、出庫(kù)指在某種特殊情況下，人為地增加或減少某種紙張材料某個(gè)批次的庫(kù)存數(shù)量，庫(kù)存調(diào)整和盤點(diǎn)調(diào)整必須經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)并由專人負(fù)責(zé)操作。

五、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在紙張材料批次管理中的運(yùn)用，能夠使紙張材料使用率最大化，提高內(nèi)部精益管理水平，保證圖書質(zhì)量的穩(wěn)定;同時(shí)，運(yùn)用批次管理積累的大量數(shù)據(jù)，還可以進(jìn)行質(zhì)量、工藝、技術(shù)的多維度分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)外延伸管理。

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（作者單位系社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社）