摘 要：高校的會(huì)計(jì)檔案是高校檔案中的重要組成部分，它是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，在新形勢(shì)下如何建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，讓其發(fā)揮更大作用，是高校會(huì)計(jì)檔案管理需要認(rèn)真解決的問題。本文對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代實(shí)際情況，采用新技術(shù)新方法制定檔案管理新措施、新辦法。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；管理；新措施、新辦法

高校的會(huì)計(jì)檔案是高校檔案中的重要組成部分，它是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，在新形勢(shì)下如何建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，讓其發(fā)揮更大作用，是高校會(huì)計(jì)檔案管理需要認(rèn)真解決的問題。本文對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代實(shí)際情況，采用新技術(shù)新方法制定檔案管理新措施、新辦法。

1 高校會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)及內(nèi)容

高校會(huì)計(jì)檔案是指高校在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)歸檔會(huì)計(jì)資料如下：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記帳憑證；（二）會(huì)計(jì)帳薄，包括總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片及其其他輔助性帳薄；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

2 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，云計(jì)算時(shí)代的來臨，信息資源已成為重要戰(zhàn)略資源[1]，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案信息成為了社會(huì)信息資源的重要組成部分。但是有部分高校在會(huì)計(jì)檔案在管理上并沒有與時(shí)俱進(jìn)，很大部分還是按傳統(tǒng)的檔案管理，這樣會(huì)對(duì)現(xiàn)代高校財(cái)務(wù)管理的有效支持度大大降低，對(duì)自身檔案管理也會(huì)帶來很大壓力。

1、會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄不到位。

很多高校會(huì)計(jì)檔案管理仍然在執(zhí)行傳統(tǒng)的檔案管理的模式，在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，不管是檔案管理的設(shè)施還是檔案管理的工具都處在一個(gè)相對(duì)落后的狀態(tài)[2]。 財(cái)務(wù)檔案管理人員思想上認(rèn)識(shí)相對(duì)落后，崗位職責(zé)意識(shí)不清，很多檔案管理人員只經(jīng)過過短期業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)就上崗工作，后面繼續(xù)再教育工作也沒有及時(shí)跟進(jìn)，由于對(duì)工作業(yè)務(wù)不熟，在大量檔案資料調(diào)用頻繁的情況下，工作壓力大，工作效率和熱情不高，工作質(zhì)量也會(huì)大大降低[3]。

2、重保管、輕利用，會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。

高校會(huì)計(jì)檔案都有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)其管理是高校會(huì)計(jì)檔案部門職責(zé)所在，但多年來傳統(tǒng)管理一直存在重保管輕利用想象，一些高校檔案部門對(duì)檔案的保管很重視，對(duì)檔案信息深層次編研方面并不重視，加之一些高校會(huì)計(jì)管理手段落后、檢索落后、現(xiàn)代管理技術(shù)運(yùn)用不高等問題，導(dǎo)致校內(nèi)教職工不能用利用自已的工號(hào)上網(wǎng)查詢自已以前年度的各類費(fèi)用報(bào)銷情況和自已以前年度的工資及福利，科研往來帳明細(xì)款；領(lǐng)導(dǎo)們不能在權(quán)限范圍內(nèi)憑密碼查詢本部門歷年的經(jīng)費(fèi)收支情況及各項(xiàng)費(fèi)用分析對(duì)比表，不能對(duì)本部門的經(jīng)費(fèi)使用做到心中有數(shù)。辦事人員只能前往檔案館或檔案室現(xiàn)場(chǎng)查詢復(fù)印，這樣大大浪費(fèi)了大量人力物力等社會(huì)資源

3. 缺乏行之有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案制度主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行管理。但是目前為止，這些辦法在檔案開發(fā)利用方面并沒有詳細(xì)具體管理規(guī)定，有的也只是蜻蜓點(diǎn)水而已。尤其在會(huì)計(jì)檔案管理辦法里，完全就是“重藏輕用”，這些都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的有效率和質(zhì)量產(chǎn)生極大影響。當(dāng)前，大多高校會(huì)計(jì)檔案仍采用紙質(zhì)案卷為主，即便引進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，也只是對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索，檔案內(nèi)容仍需檔案人員從檔案庫中人工查找。有些會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有形成局域網(wǎng)，各自獨(dú)立互不兼容，難以相互查閱會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，會(huì)計(jì)項(xiàng)目數(shù)字信息也無法及時(shí)通過局域網(wǎng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中。這種系統(tǒng)之間存在的弊端嚴(yán)重阻礙了高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)，不利于檔案信息資源的共享利用。

3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

1、更新觀念，強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員檔案意識(shí)

對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作人員進(jìn)行宣傳教育，繼續(xù)再教育業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要讓他們懂得會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，同時(shí)要將管理工作納入績(jī)效考核工作環(huán)節(jié)，要科學(xué)有效地將會(huì)計(jì)檔案歸檔保存和利用。通過宣傳教育，要讓他們認(rèn)識(shí)到檔案工作并不是一份普通工作，它對(duì)整個(gè)學(xué)校改革發(fā)展有著重大意義，關(guān)系著為今后科研項(xiàng)目結(jié)題、基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)審計(jì)、教職工人員待遇等等提供最原始憑證，與每位教職工自身利益息息相關(guān)。在今后工作中，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員的崗位技能培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和操作能力，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，有效發(fā)揮檔案崗位管理職能。

2、會(huì)計(jì)檔案管理要進(jìn)行技術(shù)革新、管理規(guī)范化

在高校會(huì)計(jì)檔案管理上全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，將計(jì)算機(jī)、多媒體等引進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中，加快對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料的收集整理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，達(dá)到人工操作與人工智能自動(dòng)化緊密銜接[4]，建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化檔案信息檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將檔案室內(nèi)保存的各種載體內(nèi)的檔案內(nèi)容數(shù)字化，統(tǒng)一遷移到最新檔案信息檢索系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)全體會(huì)計(jì)檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理，減少人力資源浪費(fèi)，最終實(shí)現(xiàn)高效檔案管理上的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化。

校方領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)整自身觀念，加強(qiáng)對(duì)信息資源建設(shè)工作的重視，認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)工作的重要性，把會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)工作的相關(guān)內(nèi)容寫入本校的發(fā)展規(guī)劃中去，增加建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。其次，還要完善安全保障制度和保管制度。檔案工作人員要嚴(yán)格按照安全保障制度開展工作，杜絕下載來源不明的程序、隨意插拔移動(dòng)設(shè)備等行為，進(jìn)行權(quán)限管理及應(yīng)用身份認(rèn)證技術(shù)等；通過實(shí)體及磁性介質(zhì)結(jié)合的手段進(jìn)行管理，對(duì)磁性介質(zhì)及紙質(zhì)檔案標(biāo)注檔號(hào)[5]，建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；嚴(yán)格保證保管環(huán)境達(dá)到國家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，即標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房的“八防”標(biāo)準(zhǔn)：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。

總之，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作與信息技術(shù)融合是一種必然趨勢(shì)，準(zhǔn)確、高效的財(cái)務(wù)電子檔案信息能為決策者提供可靠有力的數(shù)據(jù)依據(jù)，能大大提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的利用率，為高校的發(fā)展和壯大提供有力的數(shù)據(jù)保障。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

蔣碧蓉（1973-），女，漢，湖南，本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。endprint