譚雪麗

摘 要：信息化的財務檔案是財務部門記錄和反映經(jīng)濟活動并歸檔保存的重要專業(yè)歷史資料。當前，信息化建設已經(jīng)成為推動我國社會變革，向國際化接軌的必由之路，財務檔案管理也要積極探索信息化建設的路子，只有這樣才可以建設好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平以及財務管理工作效率。

關鍵詞：財務檔案;管理;信息化建設

一、財務管理信息化建設的必要性

隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案，實現(xiàn)財務檔案的網(wǎng)絡化管理，既是適應現(xiàn)代化管理的需要，也是搞好企業(yè)財務檔案管理的必然選擇。將財務文件檔案轉變?yōu)殡娮有畔ⅲ措娮咏橘|的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務檔案，電子財務檔案具有無可比擬的優(yōu)點，能夠較好地適應高數(shù)據(jù)量的財務檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于、攜帶和傳遞;電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外，隨著信息科學的發(fā)展，當前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

二、財務檔案管理信息化建設的內(nèi)容

（一）完善基礎設施建設

硬件平臺和網(wǎng)絡平臺是檔案管理信息化建設的基礎設施，而信息軟件的建設是檔案管理信息化能否成功實施的關鍵。系統(tǒng)軟件為使用者管理和運用計算機系統(tǒng)中各項資源的程序帶來方便，而應用軟件則讓使用者方便解決具體應用問題的程序。

（二）加快檔案數(shù)字化進程

首先，建立高效的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機等信息采集技術和設備，將紙質數(shù)據(jù)文件有效地轉換成數(shù)字化文件;其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質量和完整性。

（三）加強應用系統(tǒng)建設

這是利用檔案信息資源和建設檔案網(wǎng)絡時所需要的技術支持。在應用系統(tǒng)建設時，針對信息保密工作和資源共享工作全面地進行完善，盡可能做到最好，健全完善網(wǎng)絡安全體系，要處理好信息保密與公開關系，更好地實現(xiàn)信息高效利用。

三、財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理不夠嚴謹規(guī)范

財務檔案管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面，一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員，或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多，造成會計處理不當，賬目混亂，甚至引發(fā)機密資料外泄，造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位，領導對會計核算和財務管理質量不重視，只設一位報賬員，而沒有獨立的管理體系，也就更談不上規(guī)范信息化的建設。

（二）隊伍整體素質不高

從事財務檔案管理的人員中，既能夠運用現(xiàn)代化技術手段搜集和整理檔案，又能夠將紙質檔案轉換成數(shù)字化檔案的非常少。這并不是財務部門工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化專業(yè)技能的人員匱乏。

（三）財務信息化管理流于表面

隨著電子化逐步取代紙質化后，電子財務信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權威和有效。轉化為虛擬數(shù)據(jù)庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數(shù)據(jù)冗繁和重復的現(xiàn)象屢見不鮮，致使信息化后的財務狀況提效有限。

四、加強財務檔案信息化建設的策略

（一）健全財務信息化管理制度

健全和完善財務信息化管理制度，打造規(guī)范化信息處理體系。首先，健全財務報告分析制度。財務會計報告是一個單位的經(jīng)濟運行狀況的綜合反映，報告的質量高低直接關系到單位的運作。財務會計報告的關鍵是數(shù)字真實、計算準確、內(nèi)容完整、報送及時，能滿足對外對內(nèi)信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務報表的分析報告質量。其次，會計檔案管理規(guī)范化。對紙質財務檔案的管理要求，應嚴格按照規(guī)定進行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定，確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度，健全財務管理監(jiān)督制度。

（二）領導高度重視和大力推動

領導是財務檔案治理信息化的真正推動者，領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的治理觀念，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，熟悉到計算機和網(wǎng)絡技術應用于財務檔案工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業(yè)，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把財務檔案治理信息化納入工作計劃和考核范圍;主管財務工作的領導，要經(jīng)常過問此項工作，了解財務檔案工作情況，提出要求，下達任務，指導財務檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。

（三）加強財務檔案信息網(wǎng)絡建設，確保檔案使用的實效

檔案管理信息化帶來的檔案信息在傳輸、分析上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財務檔案信息網(wǎng)絡的基礎準備。將財務檔案網(wǎng)絡信息化處理后，既可以將財務會計文檔、文件直接進入或轉換進入檔案數(shù)據(jù)庫，這樣大大減少了檔案管理人員的重復錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。由于水利建設工程中財務信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經(jīng)驗來處理問題還不夠，必須引進并參考智能化程度較高的相關輔助決策系統(tǒng)。

（四）提高財務檔案管理人員的信息化素質

建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。加強財務檔案人員的繼續(xù)教育，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。

（五）加強財務檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應該有財務部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從財務治理角度和檔案治理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案治理責任制、電子文件簽入/簽出制度、安全日志制度，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。

五、總結

綜上所述，在以網(wǎng)絡和信息技術為主的信息化時代，網(wǎng)絡經(jīng)濟將成為一種普及的經(jīng)濟形式。財務檔案管理信息化是會計信息化的一部分，在財務人員和檔案管理人員的共同努力下，財務管理部門和檔案管理部門要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，把財務檔案信息化建設工作打造成為現(xiàn)代化建設中的一個亮點，努力為經(jīng)濟發(fā)展提供優(yōu)質高效的服務。

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