寇運書

【摘要】無論是企業(yè)、高校還是科研院所的辦公室，都是各單位的指揮中心，同時也是管理者和普通員工之間的溝通橋梁，是職工之間的聯(lián)系紐帶。因此，科學、有效的辦公室管理對于單位的良性發(fā)展有著特別重要的積極意義。但隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的辦公室管理方式已經完全無法滿足時代要求。必須改革現(xiàn)有管理方式，努力實現(xiàn)辦公室管理的信息化。

【關鍵詞】辦公室管理 現(xiàn)狀 信息化

一、引言

對于農業(yè)科研院所來說，辦公室一般是同時兼顧科學研究與行政管理兩個不同特點、但又都具有重要地位的兩個職能的。對于行政管理部門來講，辦公室作為傳達政策精神、部門決策以及日常辦公事宜的指揮中心，能夠讓農業(yè)科研單位工作者掌握時代科研方向，為國家農業(yè)的發(fā)展盡責盡力。與此同時，科研工作者又能根據辦公室下發(fā)的決策與辦公事宜及時準確地完成當前階段的科研工作；而對于科研部門來講，辦公室是科研工作者協(xié)同作戰(zhàn)的家園。科學有效的的辦公室管理不僅能夠使科研工作者有條不紊的進行科學研究，更能提高工作效率并改善工作質量。由此可見，科研單位辦公室的信息化管理能夠提高科研成果的質量和數量。從長遠意義上來看，科學的辦公室管理更能有力的提升科研單位的核心競爭力和綜合科研、科技服務水平，進而有力地促進地方的現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展。

二、農業(yè)科研單位辦公室信息管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度較為落后，與實際科研工作脫節(jié)

現(xiàn)如今，絕大部門農業(yè)科研單位辦公室一直采用的是傳統(tǒng)的國企辦公室管理制度。這種辦公室管理制度對于相對靈活的科研單位來講較為死板，無法適應隨時代不斷變化的科研方式和工作模式，與科研單位的實際工作脫節(jié)，有時甚至會對某些新形式的工作方式產生阻礙效果。

相對于以前“一個人撐起一片天”的工作模式來講，現(xiàn)在的企業(yè)和科研單位辦公室，其工作職能劃分很清晰，人員分工明確。辦公室員工只需要做好自己的本職工作并能順利與其它人員交接即可。在這種新型工作模式下，部分科研人員會專職于調研等在辦公室之外的環(huán)境中工作，而另一部分則需在辦公室進行數據處理以及方案制定等工作。但在實際操作層面，仍有部分農業(yè)科研單位實行的是較為落后的考勤制度與出差補助制度，這對于現(xiàn)如今較為靈活的工作方式已經不再適用。

（二）辦公方式相對落后，資源整合與利用效率較低

目前，很多農業(yè)科研單位的辦公方式比較落后，其信息資源的利用和共享效率由于受此限制，始終不能滿足信息化時代的要求。而雖然有些單位已經開始進行信息化辦公室管理，但由于缺乏科學統(tǒng)籌規(guī)劃，其信息資源利用與共享效率還是比較低。具體來講，目前科研單位各處室業(yè)務相對獨立，其掌握的信息資源不能得到有效整合，有時可能造成信息傳達重復和資料登記重復。如有時科研人員在遞交科研報告時，需要同時把這些內容相同的報告內容交給不同的部門，由此一來不僅影響工作效率，同時還可能造成信息錄入不統(tǒng)一、部門答復不一致等不良后果；第二，辦公方式的落后使得不同部門的資源管理方式可能不一致，在進行工作對接時無法將不同部門的資源進行直接整合，這就需要工作人員進行資源的轉換，不僅浪費人力物力，而且降低了工作效率。

三、辦公室管理的信息化及其重要意義

（一）辦公室管理的信息化

辦公室管理的信息化包含三個層面的要求：第一，辦公室工作設備、工作方式、工作職能的信息化。具體來講，就是首先辦公室要采用信息化的辦公設備，擺脫目前比較單一的辦公室職能，如配備統(tǒng)一的計算機管理設備和信息化的管理系統(tǒng)，增強辦公室的工作效率和工作質量，以便加強辦公室之間和不同部門之間的溝通聯(lián)系；第二，辦公室管理人員和工作人員綜合素質要符合信息化的辦公室的要求。具體來講，職員和管理者要具備滿足時代信息化要求的工作能力，如能夠熟練使用信息化辦公設備和辦公系統(tǒng)，同時還要培養(yǎng)信息化的工作思維和工作氛圍；第三，辦公室職員的分工要明確，各司其職但又靠信息化管理系統(tǒng)緊密聯(lián)系。每個個體都是辦公室這臺大機器的一個齒輪，在保證自己正常運轉的同時也要與其他人一起協(xié)同合作。

（二）辦公室管理的信息化有利于提高工作效率

如上所述，對于科研單位的辦公室來說，其職能是比較綜合的。無論是對于行政工作來講，還是對于科研工作來講，在同一時間都可能會有很多事件需要處理，按照以往的辦公室工作方法和管理制度，一方面需要占用大量的人力資源，另一方面又要花費大量的時間。而與之相比較而言，辦公室管理的信息化能夠充分利用信息時代的特點進行信息化辦公，這樣不僅能夠大大縮短工作時間，還會對各種信息和任務進行統(tǒng)籌整合，提高工作質量。

信息收集、追蹤需要信息人員有較高的行業(yè)知識和信息敏感性，培養(yǎng)專業(yè)化人才是關鍵，因此，建設造就一支專業(yè)結構合理、學士素質優(yōu)良，善于經營，適應形勢發(fā)展需要的現(xiàn)代化科技信息人才隊伍顯得尤為重要。例如，農業(yè)科研工作者在提交科研成果時，按以往的工作方式，就會被要求將成果同時提交給不同的部門，以便進行成果的保存、查閱以及上交上級部門。如前所述，這種方式具有很多弊端。而辦公室管理信息化建設完成之后，只需將成果原件封存，同時保留電子檔，這樣的話不僅能夠提高工作效率、節(jié)約占地空間、減少保存開支，從而使資源得到最大程度的利用。與此同時，科研成果的功能性也能得到很好的體現(xiàn)。

（三）辦公室管理的信息化有利于提高管理水平

首先，信息化的辦公室管理，能夠及時、準確地將員工的考勤、工作匯報等信息錄入辦公室管理系統(tǒng)。管理者只需查看系統(tǒng)的分析報告，便能了解職員的工作狀態(tài)，從而能夠做出合理的判斷，為之后的職能分配和工作評價提供信息支持。其次，信息化的辦公室管理，能夠幫助管理者分析職員的工作能力并且為管理者分析職員的工作態(tài)度提供客觀數據。從而管理者能夠在短時間內制定職員的培訓方案和考核方案。如此，管理者就能準確地把握職員的發(fā)展動態(tài)和發(fā)展軌跡，為制定管理方案、改變管理方式提供輔助性支持。最后，信息化的辦公室管理，改變了以往簡單的上下級間的指令傳遞方式，管理者可通過信息化管理系統(tǒng)將每一個指令準確無誤地傳達到對應的職能負責人。如此一來，便能夠有效提高指令傳遞效率并且減少傳遞失誤率。除此之外，還能夠減少傳遞時間，提高工作效率。

四、辦公室管理信息化的對策研究

（一）完善信息化設施與配置

辦公室管理的信息化離不開信息化的基礎設施，如在辦公室配備計算機和與信息化管理系統(tǒng)相適應的電子器械，同時要搭建連接各個辦公室和各個部門的信息化服務平臺。與此同時，要將辦公室管理信息化的功能具體化，如建立完備的考勤系統(tǒng)與員工能力分析系統(tǒng)等。除此之外，還要將辦公室現(xiàn)有資料和信息錄入到信息化管理系統(tǒng)，以完成新舊辦公室管理方式的對接工作，為辦公室管理的信息化打下基礎。

（二）樹立正確的觀念

為了適應時代潮流，辦公室管理者和員工都要清楚地認識到目前的辦公室管理已經無法滿足信息化時代的要求，為了提高工作效率和管理水平，必須改革相對落后的辦公室管理方式和管理系統(tǒng)。辦公室管理的信息化離不開員工的支持和領導的重視，但員工和領導也要認識到信息化的辦公室管理并不僅僅是辦公室設備等“硬件”那么簡單，更重要的是信息化的管理人員和管理模式等“軟件”。要同時做到“軟硬結合”，才能形成信息化的辦公室管理，才能真正擺脫掉目前效果較差的管理模式。

（三）提高工作人員的個人素質

農業(yè)科研單位辦公室工作人員的個人素質會直接影響到管理工作的工作效率，甚至可能影響到科研進程。因此，科研單位和其他單位必須注意加強員工的個人素質，加強工作人員的信息化辦公意識和信息化辦公技能，以增強其對于信息化辦公室管理的認識和運用能力。為此，單位要制定符合實際的培訓計劃，并且要做好培訓考核和評價工作，除此之外還要在培訓結束后繼續(xù)跟進指導，讓員工充分掌握信息化辦公能力和技巧。

參考文獻

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