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        基于信息化環(huán)境下高校財務報銷流程的優(yōu)化建議

        2018-01-19 11:34:48翁倩
        南方企業(yè)家 2018年5期
        關鍵詞:高校財務信息化

        翁倩

        摘 要:我國高等教育隨著我國教育的全面改革快速發(fā)展,高校的財務消耗也隨之增加。當今信息化時代快速發(fā)展,在網(wǎng)絡信息化時代的背景下“報銷”問題顯著。目前的高校報銷情況揭露了高校師生報銷的反饋時間較長,報銷收據(jù)憑條被退回的幾率較大,財務報銷人員工作效率低,會計軟件運行卡頓等情況頻頻發(fā)生。本文根據(jù)高校財務部門的報銷流程的工作現(xiàn)狀作出了分析,并針對高校財務部門就報銷問題提出了應對的措施和解決辦法,以提高高校財務報銷效率為宗旨結合現(xiàn)代信息化的發(fā)展進行闡述。

        關鍵詞:信息化;高校財務;報銷流程

        隨著我國經(jīng)濟的磅礴發(fā)展,我國高校師生圍繞高校的花費逐漸加大,財務系統(tǒng)出現(xiàn)了許多問題,并且隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展,與信息化系統(tǒng)相互連接,高校的財務工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化。對財務工作提出了更為嚴苛的要求。并且高校的教育招生改革后,擴大了對于高校的招生規(guī)模,教職工和學生人數(shù)與日俱增,導致高校財務報銷的工作大大翻倍。高校的招生人數(shù)隨著時代進行增加,但高校財務報銷系統(tǒng)處于落后地位,造成財務報銷的效率低下,業(yè)務進行遲緩,導致學生和教師對報銷流程中的簽字、蓋章、排隊都產(chǎn)生許多困難。雖然財務部門消耗許多人力物力想要扭轉現(xiàn)狀,卻都毫無成效。

        高校財務報銷流程顯現(xiàn)的問題

        工作量大,等候時間長

        總結分析國內(nèi)各大高校的報銷流程,報銷工作人員要逐一比對發(fā)票金額、發(fā)票合同真實性和經(jīng)費花銷的合理性。工作人員審查后將材料交給財務部門,財務部門再對材料二次審查,若發(fā)現(xiàn)某一項不符合規(guī)定要求的問題出現(xiàn),就會將全部報銷材料退回給報銷人。報銷人將問題解決后從第一步開始進行新一輪的報銷流程,若一筆業(yè)務出現(xiàn)了問題,將會在同一部門進行反復多次的報銷流程,增大了報銷流程中人數(shù)的同時,也使等待的師生等待時間加長。在對同一項目進行反復審查的情況下,工作效率逐漸下降,工作任務也逐漸增多。

        財務人員工作繁重導致效率下降

        目前許多高校的報銷業(yè)務在采用辦公窗口報銷,財務人員在為師生辦理保險業(yè)務的同時需要對所保險的教師和學生進行報銷的問題的講解和解決,同時還存在許多師生來窗口進行報銷事宜的詢問。工作中既需要應對窗口前的教師和學生的報銷和問詢,同時也要對辦公室的電話進行接聽,工作思維和工作流程容易受到各個方面的影響,增加了財務人員的工作,造成財務人員身心的壓力。與此同時,高校普遍采取院系領導或高校輔導員負責經(jīng)費審批,分管校領導負責大額經(jīng)費支出的審批。但是具備審批權力的教師同時肩負教學科研或行政工作,工作量較大,領導簽字也成為一件不容易的事情,若得到簽批的報銷單被退回,將要在此進行領導簽批,導致報銷人員和簽批領導的工作受到干擾,降低了報銷效率。

        信息化對高校報銷的有利影響

        近年來,網(wǎng)絡信息化建設逐漸趨于平緩,許多信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)得到相應的完善和提高。信息管理系統(tǒng)被應用在各大行業(yè)之中,許多高校在管理系統(tǒng)中也添加了信息化管理系統(tǒng)幫助學校更好地運作。高校財務部門引入信息化管理系統(tǒng),在保證財務部門工作效率和安全性的同時,提高了高校整體的管理水平。在信息化網(wǎng)絡的支持下,財務報銷流程得到了優(yōu)化,讓財務報銷流程效率更加快速,財務管理模式更加完善。

        制定網(wǎng)絡排隊與現(xiàn)場等待相結合網(wǎng)絡財務報銷流程系統(tǒng)。利用信息化網(wǎng)絡平臺,制定與本高校相符合的報銷流程系統(tǒng)。在財務報銷的辦公室外設置排號系統(tǒng),根據(jù)不同業(yè)務內(nèi)容進行不同的隊列進行排隊取號,按照號碼順序一一進行報銷業(yè)務的辦理。若前方等待的師生較多,取完號后可以關聯(lián)手機實時關注排號進展情況,在號碼進行一定程度后,在排號大廳中稍作等待,最后進行業(yè)務的辦理。避免了師生在辦理財務報銷業(yè)務等待時間過久的問題,提高了師生和報銷部門的業(yè)務效率。

        在開展現(xiàn)場排號的同時進行網(wǎng)絡審批,在高校校園網(wǎng)內(nèi)設計財務模塊的網(wǎng)頁鏈接,將有關報銷的問題流程進行陳列,方便師生在進行報銷前進行查閱,解決自身對報銷流程產(chǎn)生的問題。并且開展網(wǎng)絡報銷申請表格的填寫和提交,在互聯(lián)網(wǎng)中進行網(wǎng)絡審批,避免了在人工層層審批后出現(xiàn)報銷材料退回的現(xiàn)象。在審批過后師生可以拿著形式模塊合格的材料報表給領導簽字,隨后拿著領導檢閱后的報表進行上交,進而得到報銷費用。同時,師生可以在網(wǎng)站上預約報銷排號,將網(wǎng)絡報銷排號和現(xiàn)場報銷排號相結合,快速便捷地進行有效的報銷的流程。

        結語

        網(wǎng)絡信息化對高校的滲透程度越來越深刻,高校對網(wǎng)絡信息化系統(tǒng)的依賴性越來越強,但高校存在許多年齡較大的教師和員工對網(wǎng)絡的使用存在困惑的情況。因此,高校財務管理系統(tǒng)采用網(wǎng)絡信息化和傳統(tǒng)窗口報銷相結合的模式,在方便現(xiàn)代化師生進行報銷的同時,也保障了年齡較大教職工的權益。信息化網(wǎng)絡報銷流程的應用,大大提高了報銷效率,降低了師生和財務人員的等候時間和工作量,為推動高校的發(fā)展有著重要貢獻。在信息化環(huán)境中,對財務報銷流程進行了優(yōu)化升級。

        (作者單位:北京林業(yè)大學)

        【參考文獻】

        [1]殷濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校財務報銷工作改革探究[J].教育財會研究,2015(06).

        [2]張巧華,倪曉紅.從流程再造視角著手解決高校報銷難題[J].商業(yè)會計, 2015(01).

        [3]黃靜,王馨,邢紅.高等學校財務管理信息化建設研究[J].山東建筑大學學報, 2014(02).

        [4]強影.高校應用網(wǎng)絡報銷新途徑的研究[J]會計師,2013(21).

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