李志梅

[摘要]目前，我國高職院校的發(fā)展十分迅猛，隨著其建校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事管理制度也在不斷完善和優(yōu)化，這就給人事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，為了更好順應(yīng)時(shí)代需求，高職人事檔案工作也要逐步向信息化、自動(dòng)化管理模式邁進(jìn)，通過建立完整的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，來提高檔案管理效率和管理質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]高職院校；人事檔案工作；管理探討

一、加強(qiáng)人事檔案管理工作的意義

（一）有利于人才的選拔

由于高職院校學(xué)生人數(shù)偏多，學(xué)?；蚪處熞肴嬲莆彰恳晃粚W(xué)生的信息資料，其難度可想而知，通過建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，則在很大程度上解決了這一檔案管理難題，不僅加快了檔案信息的查閱速度，使教師或?qū)W校對(duì)學(xué)生個(gè)人能力的評(píng)估更加公正、客觀，而且也有利于人才選拔和培養(yǎng)，使之得到鍛煉和發(fā)展。

（二）提高人事檔案的利用率

對(duì)高職院校人事檔案工作進(jìn)行信息化管理，可以在很大程度上提高檔案信息采集、整理、查閱、管理等工作的效率，進(jìn)而為學(xué)校、教師以及學(xué)生提供方便快捷的檔案信息查閱渠道，不僅節(jié)約了時(shí)間，提高了檔案質(zhì)量，而且也促進(jìn)了各種信息資源的有效利用。

（三）提升學(xué)校信息化管理水平

傳統(tǒng)高職院校人事檔案管理工作都是以人工管理為主，不僅工作效率緩慢，工作質(zhì)量不高，而且也在很大程度上增加了檔案管理人員的工作壓力。通過有效引入計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，人事檔案工作效率也隨之加快，同時(shí)，也大大節(jié)省了勞動(dòng)力成本，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，進(jìn)而全面促進(jìn)了學(xué)校信息化管理水平的大力提升。

二、人事檔案信息化管理方法

其一，有效收集學(xué)生的個(gè)人信息，為其建立完善的學(xué)生檔案，將學(xué)生所在班級(jí)、個(gè)人學(xué)號(hào)、家庭情況以及學(xué)習(xí)成績等進(jìn)行整理和歸類，進(jìn)而為人事檔案工作的順利開展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其二，對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行設(shè)置備份，因?yàn)樾畔⒒芾硐到y(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行時(shí)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況，因此，進(jìn)行必要的備份對(duì)于增加人事檔案信息的保密性和安全性有著十分重要的意義。

其三，結(jié)合學(xué)生的變動(dòng).隋況，定期對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)檢查和修改，以免發(fā)生人為疏忽，影響到信息的真實(shí)性和有效性。而學(xué)生的變動(dòng)隋況，大致可分為轉(zhuǎn)學(xué)、病退、職責(zé)改任以及獲獎(jiǎng)情況等。

其四，確保人事檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全陛。盡管大多數(shù)學(xué)生檔案通過信息化管理都已升級(jí)為電子檔案，但也要注意隱私泄露問題，盡量在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的防護(hù)保密裝置，這樣就可以全面保證檔案信息的安全程度和完整程度。

三、存在的管理問題和解決措施

（一）管理問題

1.管理人員缺乏管理經(jīng)驗(yàn)。目前，大多數(shù)高職院校人事檔案工作人員都是以退休老教師為主，其對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案信息管理工作缺少足夠的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能，再加上受傳統(tǒng)思想的束縛，所以使得相關(guān)檔案管理工作不能落到實(shí)處，甚至在管理過程中，人為造成的錯(cuò)誤頻頻發(fā)生，不僅阻礙了電子信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展，而且也使得學(xué)校檔案信息管理水平嚴(yán)重下降。

2.檔案信息更新不及時(shí)。由于很多在校生的檔案信息會(huì)隨著其學(xué)習(xí)、生活等情況發(fā)生變化，所以，若是相關(guān)檔案信息更新不及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致信息內(nèi)容出現(xiàn)缺失或與實(shí)際不相符等情況，這不僅會(huì)增加電子檔案信息管理的難度，而且對(duì)于學(xué)生的日后發(fā)展也會(huì)帶來很大的阻礙。

（二）解決措施

1.加強(qiáng)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。為了提升高職院校人事檔案工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)定期對(duì)其開展檔案信息管理技術(shù)培訓(xùn)，使之可以靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案管理，進(jìn)而在加快工作效率的同時(shí)，盡最大努力降低人為失誤，為高職院校人事檔案信息管理水平的提升創(chuàng)造良好條件。

2.定期更新檔案信息相關(guān)高職院校應(yīng)重視人事檔案工作，安排專業(yè)教師進(jìn)行管理，并明確相應(yīng)的管理規(guī)章制度，定期對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行更新和檢查，以免出現(xiàn)漏洞，影響到人事檔案的完整性和實(shí)效性。

3.提高高職院校的信息化建設(shè)。為了使高職院校人事檔案工作可以提升到一個(gè)新的臺(tái)階，相關(guān)教育機(jī)構(gòu)就要加強(qiáng)信息化建設(shè)速度，申請(qǐng)充足的管理經(jīng)費(fèi)，進(jìn)而建立完善、高效的網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，有效提高人事檔案的管理效率和管理質(zhì)量，從而為學(xué)生日后的長期發(fā)展提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

四、結(jié)語

隨著電子信息技術(shù)的全面普及，高職院校人事檔案工作也逐步向信息化管理方向邁進(jìn)，因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作十分重要，只有掌握好先進(jìn)的管理方法，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，才能真正提升人事檔案信息資源的利用效率，使其發(fā)揮功效，為高職院校人才的選拔和培養(yǎng)提供準(zhǔn)確的參考。endprint