楊玲

【摘 要】學生檔案是干部人事檔案的雛形，如同人的身份證將伴隨人一生。學生在校期間，充分利用與之最密切學生檔案，找出學生檔案中的問題，規(guī)范學生檔案，采取有效措施培養(yǎng)學生檔案意識，對提高學生檔案質(zhì)量，提高民眾檔案意識有十分重要的意義。

【關鍵詞】高職院校；學生檔案；檔案意識

高職院校學生檔案是學生學習、生活、參與社會實踐活動的真實記錄，能真實反映學生的政治思想情況、學習情況、社會實踐狀況、家庭背景、社會關系等多方面的情況，它為用人單位選拔錄用人才提供重要依據(jù)。因此，充分利用與學生最密切學生檔案，找出學生檔案管理中出現(xiàn)的問題，規(guī)范學生檔案，以此來增加學生檔案方面的知識，培養(yǎng)學生檔案意識會收到更好的效果。

一、高職院校學生檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）歸檔內(nèi)容不完整，歸檔材料不規(guī)范

在整理檔案過程中，每年經(jīng)常發(fā)現(xiàn)學生檔案材料不規(guī)范，需要重新處理。主要有以下問題：一是填寫材料時不認真，書寫潦草、字跡模糊不清；填寫內(nèi)容不全、不準確；有的甚至隨意涂改填寫內(nèi)容。二是書寫材料時使用的紙張隨意，草稿紙、信簽紙、作業(yè)本紙很常見。三是書寫材料時使用圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、鉛筆書寫。四是張貼的照片出現(xiàn)脫落、模糊等情況。

（二）畢業(yè)生不關注學生檔案的傳遞

根據(jù)統(tǒng)計檔案室每年的檔案查閱利用記錄，因檔案丟失來補辦檔案的將近占整個查閱人數(shù)的一半。詢問他們原因，他們大多回答不知道畢業(yè)后檔案會轉(zhuǎn)走，以為畢業(yè)后沒拿走，檔案就應該在學校。有的雖然知道，但在填寫郵寄地址時疏忽大意，或者根本不去關注自己的檔案。若干年后等需要利用檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案已不知去向了，給自己工作和生活帶來很多麻煩。還有人認為檔案掉了也沒什么，回學校補就行了。但學校只能補一部分學籍檔案，而學生檔案遠不止這些。

（三）畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象嚴重

當今社會競爭激烈，高職院校畢業(yè)生就業(yè)領域擴展到社會的方方面面。多數(shù)畢業(yè)生進入私企、民企，或選擇自主創(chuàng)業(yè)等。許多自主創(chuàng)業(yè)學生認為檔案無用，放在學校，還是放在人才交流中心都無所謂；而那些已就業(yè)的學生，用人單位往往只看重畢業(yè)生的能力，不要求提供檔案。再加上畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，跳槽現(xiàn)象嚴重，傳遞檔案又很麻煩，甚至有的用人單位還用檔案來限制員工跳槽。導致很多畢業(yè)生選擇放棄或丟棄檔案。

二、培養(yǎng)大學生檔案意識的必要性

（一）培養(yǎng)大學生檔案意識有助于推動檔案事業(yè)發(fā)展

大學生是未來社會的主力軍，他們文化層次高，畢業(yè)后將成為各行各業(yè)的中堅力量，他們具備良好的檔案意識，在工作、學習、生活中影響家人、朋友、同事，有助于向民眾普及檔案知識，對整個社會的檔案事業(yè)有很大推動作用。

（二）培養(yǎng)大學生檔案意識有助于學生利用檔案維護自身的合法權益

檔案意識是大眾對檔案和檔案工作的一種主觀判斷和印象，包含著對檔案性質(zhì)和價值的認識和認同。大學生具備了良好的檔案意識，他們可以正確認識檔案的價值和作用，在需要的時候，他們可以迅速、主動地獲取、利用檔案，維護自身的合法權益。

（三）培養(yǎng)大學生檔案意識有助于減輕學校檔案部門的工作壓力

隨著高職院校招生規(guī)模的不斷擴大，學生檔案的數(shù)量也在不斷增加，加上學生缺乏檔案意識，高職院校在管理學生檔案時遇到諸多問題，審核學生檔案內(nèi)容是否完整；畢業(yè)生檔案的傳遞工作；分類保管畢業(yè)生放棄的檔案等，都需要耗費大量的人力、物力、財力。

三、培養(yǎng)學生檔案意識的有效途徑

（一）抓住學生入學、畢業(yè)兩個關鍵期，豐富學生檔案基礎知識

1.抓住新生入學教育，培養(yǎng)學生檔案意識。新生入校之初是對他們進行教育的最佳時期。新生剛?cè)胄?，對校園充滿新鮮感，再者學生檔案與他們有密切的關系，他們會更加重視，更容易接受所學內(nèi)容。此時可以通過以下幾種方式進行：發(fā)放學生檔案知識讀本；舉辦學生檔案知識講座；輔導員組織班會活動宣講學生檔案知識方面的內(nèi)容。

2.對畢業(yè)生進行檔案知識教育。大學畢業(yè)生既是學生檔案的形成者，也是檔案的利用者。他們步入社會后進入社會各行各業(yè)，他們的檔案意識會影響身邊的領導、同事、家人。只有在學校給他們樹立檔案意識，他們走向社會后才會認同、支持、重視檔案。在學生離校之前，學生都忙著準備簡歷，謀求高職位、高薪酬，很容易忽視自己的檔案。高職院校檔案工作者可以抓住這個時機，舉辦畢業(yè)生專題講座，運用校園網(wǎng)、校園廣播、學生宣傳報、宣傳欄，講解宣傳學生檔案的作用、學生檔案的傳遞方式，學生棄檔的危害以及往屆畢業(yè)生棄檔后尋找檔案的艱辛例子，以此來警示畢業(yè)生重視自己的檔案。

（二）充分利用各種形式宣傳檔案、檔案文化，培養(yǎng)學生檔案意識

1.充分利用網(wǎng)站 如今，網(wǎng)絡在人們生活、工作、學習中發(fā)揮著十分重要的作用。人們熱衷于用網(wǎng)絡解決生活中各類問題，大學生更喜歡利用網(wǎng)絡關注學校的動態(tài)。檔案管理部門可以設立檔案網(wǎng)頁，通過網(wǎng)站及時發(fā)布檔案法規(guī)政策、工作動態(tài)、檔案新聞、檔案文化等，讓學生關注檔案，培養(yǎng)學生檔案意識。

2.利用重大節(jié)日活動 學校每年都要舉行一些重大節(jié)日、活動，檔案管理部分應充分抓住這些機會，如每年的6.9國際檔案日。此外，檔案管理部門還應與學校宣傳部、學工部、團委等部門聯(lián)合，在校史、優(yōu)秀校友等活動中以多種形式宣傳檔案，充分發(fā)揮檔案的魅力，展現(xiàn)檔案文化、檔案的作用，激發(fā)學生檔案意識。

3.充分發(fā)揮輔導員、任課教師的魅力 學生在校學習、生活，與之關系最密切、最親近的是輔導員、任課教師。他們的言行對學生的影響是潛移默化的。輔導員、任課教師在日常教育、教學中滲透檔案知識教育，對學生檔案意識的培養(yǎng)、形成有十分重要作用。

學生檔案意識的養(yǎng)成，不是一蹴而就的，需要一定的過程，不能局限于某種方式、某個時段，而應在一個持續(xù)的過程中運用多種方式宣傳教育，才能達到效果，才能讓學生在以后的學習、工作、生活中認同、支持、重視檔案，利用檔案工作，參與檔案工作，為后人留下寶貴資源。

參考文獻：

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