顧嫣修
[摘? ? 要] 行政辦公系統(tǒng)是企業(yè)管理體系的有機(jī)組成部分,新形勢、新任務(wù)、新要求給行政辦公系統(tǒng)帶來了新挑戰(zhàn)和新問題。本文嘗試通過對行政辦公系統(tǒng)工作進(jìn)行體系評價,在戰(zhàn)略引領(lǐng)和文化建設(shè)的背景下,形成一份用于研究行政辦公評價體系效果的報告,促使行政辦公系統(tǒng)工作在后續(xù)的體系建設(shè)過程中適應(yīng)企業(yè)管理體系要求,從而實現(xiàn)現(xiàn)有管理和未來要求的有效銜接和順利過渡。
[關(guān)鍵詞] 行政辦公系統(tǒng);企業(yè)管理;未來要求
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 21. 041
[中圖分類號] F272.9? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194(2018)21- 0102- 02
1? ? ? 研究背景
行政辦公系統(tǒng)作為企業(yè)管理體系的核心組成部分,是這個大系統(tǒng)中最具活力、最有戰(zhàn)斗力的子系統(tǒng),既從屬于企業(yè)管理體系,又服務(wù)于企業(yè)管理體系,同時它自身作為一個有機(jī)整體,又具備相對獨(dú)立和明確的功能,通過與企業(yè)其他職能系統(tǒng)相互作用,共同確保公司有效運(yùn)行,在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮重要的綜合樞紐、服務(wù)窗口和參謀助手作用。因此,行政辦公系統(tǒng)應(yīng)該是公司戰(zhàn)略的堅定執(zhí)行者,改革創(chuàng)新的先行者,這需要行政辦公人員以系統(tǒng)的思維方式去思考、用系統(tǒng)的工作方式去推進(jìn),以企業(yè)戰(zhàn)略為引領(lǐng),以管理政策為指導(dǎo),以產(chǎn)品實現(xiàn)為主線,以過程管理為核心,以管理工具為抓手,開展體系建設(shè),從職能管理為主向服務(wù)保障為主轉(zhuǎn)變,建成上下一體的行政辦公系統(tǒng)。
2? ? ? 研究目標(biāo)
在行政辦公系統(tǒng)戰(zhàn)略引領(lǐng)和文化建設(shè)的背景下,利用行政辦公系統(tǒng)評價體系,將行政辦公系統(tǒng)工作從理念、文化、制度和管理等四個方面進(jìn)行提升,使得行政辦公系統(tǒng)轉(zhuǎn)變工作方式,適應(yīng)企業(yè)管理體系要求。
通過對辦公系統(tǒng)文化、使命、愿景及戰(zhàn)略的定位,細(xì)化各項管理指標(biāo),提升評價體系的科學(xué)性。通過完善指標(biāo)體系具體解決以下幾方面問題:一是明確行政辦公系統(tǒng)的總體設(shè)計,提升總體把控能力,解決行政辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)性問題。二是強(qiáng)化行政辦公系統(tǒng)核心能力,促進(jìn)各要素之間的協(xié)同力,解決行政辦公系統(tǒng)功能性問題。三是豐富行政辦公系統(tǒng)管理工具,創(chuàng)新管理方法,解決行政辦公系統(tǒng)效率和一致性問題。
3? ? ? 行政辦公系統(tǒng)評價體系的構(gòu)成
為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求,行政辦公系統(tǒng)必須具有“一致性、高效性、有效性、安全性”的特性,而現(xiàn)實中,行政辦公系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)體系和管理體系方面仍無法完全達(dá)到上述“四性”的要求,主要原因在于:一是行政辦公系統(tǒng)職能戰(zhàn)略不夠清晰;二是業(yè)務(wù)條線的建設(shè)和管理尚有差距;三是還未形成一套系統(tǒng)、先進(jìn)的工具方法;四是辦公系統(tǒng)團(tuán)隊建設(shè)尚有差距;五是行政辦公效率還有提升空間;六是還未形成較為系統(tǒng)、引導(dǎo)性較強(qiáng)、具有辦公系統(tǒng)特色的文化。
因此,行政辦公系統(tǒng)必須著力提升“謀劃能力、溝通能力、執(zhí)行能力、應(yīng)變能力”四大能力,扎實開展“組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、隊伍建設(shè)、文化建設(shè)”四大建設(shè),有效發(fā)揮“統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、參謀助手、服務(wù)保障”三大功能。
行政辦公系統(tǒng)評價體系也必須在上述戰(zhàn)略與文化的背景下進(jìn)行建設(shè),進(jìn)一步突出指標(biāo)的可操作性和可考核性,優(yōu)化評價結(jié)構(gòu),完善評價方法,做好評價激勵。
3.1? ?優(yōu)化綜合評價結(jié)構(gòu)
在綜合評價的整體框架內(nèi),簡化業(yè)務(wù)條線評價維度,優(yōu)化條線設(shè)置,針對企業(yè)職能設(shè)置的實際情況,設(shè)置類似督辦工作、接待辦會、信訪工作、公文管理、檔案工作、外事工作、信息工作、保密工作、值班工作、治安保衛(wèi)、公務(wù)用車等多個行政辦公業(yè)務(wù)條線。
3.2? ?完善綜合評價方法
一是加大對企業(yè)行政辦公系統(tǒng)“一致性、高效性、有效性、安全性”建設(shè)的支持力度和推進(jìn)程度的評價。二是在評價指標(biāo)設(shè)置、權(quán)重分配中充分考慮任務(wù)承擔(dān)工作量和完成質(zhì)量等因素,引導(dǎo)行政辦公系統(tǒng)將工作重心轉(zhuǎn)變到建立能力、完成任務(wù)上來。三是充分量化指標(biāo),避免模糊性表達(dá)及指標(biāo)設(shè)定,以便各業(yè)務(wù)條線在推行及自檢過程中有據(jù)可依。四是嘗試在部分條線推廣交叉復(fù)核機(jī)制的運(yùn)用,在評價過程中促進(jìn)行政辦公業(yè)務(wù)條線相互學(xué)習(xí)和借鑒。
3.3? ?突出評價的激勵作用
一是充分平衡各業(yè)務(wù)條線的重要性,按照業(yè)務(wù)條線平均分配先進(jìn)名額。二是充分考慮行政辦公人員團(tuán)隊內(nèi)部的競爭力度,按照權(quán)重分?jǐn)?shù)比例分配先進(jìn)個人額度。 三是設(shè)置先進(jìn)集體獎項,引導(dǎo)集團(tuán)公司和各類所屬單位均衡行政辦公系統(tǒng)發(fā)展,打破條線間壁壘及行政工作界限,便于行政辦公系統(tǒng)強(qiáng)化條線合作的掌控,從而深化行政辦公系統(tǒng)人員“集體意識、服務(wù)意識、客戶意識”。
4? ? ? 行政辦公系統(tǒng)評價體系運(yùn)行方法
4.1? ?提升思想意識,推動行政辦公系統(tǒng)一致性建設(shè)
引導(dǎo)企業(yè)集團(tuán)及各所屬機(jī)構(gòu)積極對照評價指標(biāo),統(tǒng)一管理政策、統(tǒng)一管理方法、統(tǒng)一管理工具,形成條線工作合力,在為公司做好服務(wù)保障的同時,增強(qiáng)對行政辦公系統(tǒng)職能的體系管理意識。
集團(tuán)公司應(yīng)引導(dǎo)各所屬機(jī)構(gòu)按照行政辦公系統(tǒng)評價指標(biāo)的有關(guān)要求,明確各自的管理要求、管理流程和聯(lián)系人,從而使得行政辦公的管理更加規(guī)范化。
4.2? ?利用多元信息化手段,提升行政辦公系統(tǒng)高效性運(yùn)作
為更好地發(fā)揮行政辦公系統(tǒng)行政樞紐的作用,確保公司事務(wù)性工作有序運(yùn)轉(zhuǎn),行政辦公人員應(yīng)積極開拓工作方法,利用多種信息化手段,保障信息流轉(zhuǎn)的暢通。
一方面,可以建立統(tǒng)一的公文管理、督查督辦、外事管理等信息化系統(tǒng)模塊,通過擴(kuò)大辦公信息化覆蓋范圍,盡量將每項辦公業(yè)務(wù)處理過程信息化,實現(xiàn)行政辦公管理方法的統(tǒng)一、管理平臺的統(tǒng)一和管理信息的互聯(lián)互通。另一方面,各行政業(yè)務(wù)條線應(yīng)以工作任務(wù)為出發(fā)點,利用短信群、微信群等移動平臺,建立多個工作團(tuán)隊,使得信息發(fā)布可以第一時間到達(dá)所有相關(guān)人員,不受場地及電腦設(shè)備的限制,極大提高信息傳輸?shù)男?,提升各業(yè)務(wù)條線的凝聚力。
4.3? ?加強(qiáng)調(diào)研和反饋,確保行政辦公系統(tǒng)工作的有效性
為更好地做好頂層設(shè)計,保障行政辦公系統(tǒng)工作的效果,一方面,應(yīng)加強(qiáng)調(diào)研,學(xué)習(xí)相關(guān)經(jīng)驗,為評價體系研究提供框架,為辦公系統(tǒng)工作的統(tǒng)籌策劃提供依據(jù)。另一方面,企業(yè)應(yīng)將集團(tuán)公司及各所屬機(jī)構(gòu)的行政人員組成聯(lián)合團(tuán)隊,相互學(xué)習(xí),通過共性問題的借鑒、個性問題的討論,及時交流條線工作評價情況,共同推動辦公系統(tǒng)職能作用的發(fā)揮。
4.4? ?規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和流程,強(qiáng)化辦公系統(tǒng)工作安全性
行政辦公系統(tǒng)應(yīng)梳理、制定條線工作規(guī)章制度,形成職能條線頂層制度與操作細(xì)則相匹配的兩級文件體系,從而使得行政辦公系統(tǒng)工作根據(jù)國家有關(guān)要求及企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀,有章可循、有據(jù)可依。
通過行政辦公評價體系的推行,使得行政辦公系統(tǒng)均受益匪淺,成果顯著。作為行政服務(wù)保障樞紐,行政辦公系統(tǒng)據(jù)此一方面可以全面有效提升自身能力,發(fā)揮好支撐和保障作用;另一方面可以優(yōu)化管理流程、組織機(jī)構(gòu)和工具平臺,持續(xù)提高了行政辦公效率。從而使得行政辦公的工作圍繞核心業(yè)務(wù),持續(xù)推進(jìn)制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化,實現(xiàn)行政辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)的規(guī)范高效運(yùn)行。