徐淑新

摘要：Excel功能強大，應用范圍很廣，可以將Excel應用到財務管理的工作中，會計人員利用Excel數(shù)據(jù)分析的工具可以靈活對會計的各種日常工作數(shù)據(jù)處理與分析，可以輕松完成從憑證到報表的核算流程。

關鍵詞：EXCLE；Vlookup（）函數(shù)；課程教學

1.EXCLE在記賬憑證表中的應用

1.1 vlookup（）函數(shù)

當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，需要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后順序，逐日逐筆的進行登記，錄入到記賬憑證表中，在錄入的過程中，有一部分是需要手工完成，一部分需要自動生成，提高工作郊率，節(jié)省時間，會計編碼手工錄入完成后，自動生成會計科目，在設置生成會計科目公式時，需要用到查找函數(shù)vlookup（lookup_value，table_array，col_index_num，range_loopup）。這個函數(shù)主要運用于不同表間的數(shù)據(jù)操作。VLOOKUP（）的功能是通過設置正確的參數(shù)完成，本函數(shù)有4個參數(shù)，第一參數(shù)lookup_value就是查找條件，是已知的值，是查找的線索，條件的形式同樣不局限，可以是數(shù)字，文本，表達式或者引用等；第二個參數(shù)table_array是查找的范圍，就是限定的數(shù)據(jù)表區(qū)域，這個范圍也就是使用的數(shù)據(jù)源，要包括已知的值這個關聯(lián)項，還要包括要查找的值，而且已知的值必須位于所選的區(qū)域的第一列，第三個參數(shù)col_index_num 是查找之后進行的數(shù)據(jù)返回，其結果為數(shù)據(jù)返回的具體列數(shù)，第四個參數(shù)range_loopup是精確匹配，數(shù)據(jù)類型是布boolean函數(shù)，返回的數(shù)值就是true or false。如果找不到，則會返回錯誤值#N＼A。

1.2 自動生成會計科目

選擇設置公式的單元格輸入“=”插入VLOOKUP（）函數(shù)，打開函數(shù)參數(shù)界面，設置會計科目編碼所在單元格為參數(shù)lookup_value，會計科目表中含有會計科目編碼和會計科目名稱的列的區(qū)域為參數(shù)table_array，并把區(qū)域的單元格都設為絕對引用，保證公式的位置發(fā)生變動后，區(qū)域不發(fā)生變化。在所選區(qū)域從左向右數(shù)列數(shù)，會計科目名稱所在的列數(shù)為參數(shù)col_index_num，設置0為參數(shù)range_loopup。完成參數(shù)設定，公式設置完成，如果找到，就顯示相應的會計科目，否則就返回錯誤值#N＼A。下面就可以采用公式填充的方式，實現(xiàn)其他的會計科目名稱自動生成。

2.EXCLE在賬簿中的應用

2.1 總分類賬的建立

數(shù)據(jù)透視表是Excel中最重要的功能之一，它的作用就是更快的去處理表格數(shù)據(jù)，使表格的數(shù)據(jù)透明化，根據(jù)所需求進行調整，以便得到最直接的數(shù)據(jù)。為根據(jù)日常經(jīng)濟業(yè)務編制的會計憑證表，使用更快捷的數(shù)據(jù)透視表據(jù)此建立總分類賬、明細分類賬科目匯總表。

具體解決步驟如下：

（1）選取記賬憑證表中的任一單元格，或將插入點放入該表的任一單元格中。點擊“插入”—“表”—“數(shù)據(jù)透視表”按鈕右側箭頭，從彈出的下拉列表中，單擊“數(shù)據(jù)透視表”選項，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框中設置數(shù)據(jù)源和需要將創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表放置的位置。

（2）數(shù)據(jù)透視表分為四個區(qū)域，分別是“報表篩選”區(qū)域、“行標簽”區(qū)域、“列標簽”區(qū)域、“數(shù)值”區(qū)域，在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”任務窗格中“選擇要添加到報表的字段”區(qū)域，選中“年”、“月”復選框拖動放置到“報表篩選”區(qū)域中，選中“科目代碼”、“科目名稱”、“日”復選框拖動放置到“行標簽”區(qū)域中，選中“借方金額”、“貸方金額”復選框拖動放置到“數(shù)值”區(qū)域中。

（3）點擊“數(shù)值”區(qū)域“計數(shù)項：借方金額”下拉箭頭，在彈出的快捷菜單中單擊“值字段設置”菜單項，彈出“值字段設置”對話框，在“匯總方式”選項卡下“計算類型”列表框中選擇“求和”，單擊“確定”；將“計數(shù)項：貸方金額”做同樣的處理。

（4）點擊“數(shù)據(jù)透視表工具”？-“設計”-“布局”-“報表布局”下拉箭頭，選取“以表格形式顯示”命令。

2.2 明細分類賬與科目匯總表的建立

若在總分類賬基礎上，選中“明細科目”復選框拖動放置到“行標簽”區(qū)域中，則得到明細分類賬；若“行標簽”區(qū)域中只保留“科目代碼”“、科目名稱”，則得到科目匯總表。

記賬憑證表中的數(shù)據(jù)會不斷增加，在EXCLE中，為了確保根據(jù)日記賬建立的總分類賬、科目匯總表等數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)正確，設置動態(tài)區(qū)域，保證數(shù)據(jù)可以及時更新。

3.EXCEL在報表中的應用

3.1 EXCE在資產(chǎn)負債表中的應用

在建立好的科目余額表的基礎上，可以很容易的編制資產(chǎn)負債表，因為資產(chǎn)負債表的編制是根據(jù)各賬戶的余額加或減填列，資產(chǎn)負債表本期期初余額即為上期期末余額，可以直接從上期資產(chǎn)負債表中獲取。下面主要介紹期末余額的數(shù)據(jù)獲取過程。

資產(chǎn)負債表中各項目的數(shù)據(jù)來源主要通過以下幾種方式獲得。

（1）根據(jù)總賬科目余額直接填列，利用VLOOKUP（）函數(shù)實現(xiàn)，在將一級會計科目名稱設為第一參數(shù)lookup_value，從科目余額表中取數(shù)進行填列。

（2）根據(jù)總賬科目余額計算填列，例如：貨幣資金=VLOOKUP（庫存現(xiàn)金，科目余額表，列數(shù)，0）+VLOOKUP（銀行存款，科目余額表，列數(shù)，0）+ VLOOKUP（其他貨幣資金，科目余額表，列數(shù)，0）。

（3）根據(jù)明細科目余額計算填列，利用VLOOKUP（）函數(shù)實現(xiàn)。

（4）根據(jù)總科科目和明細賬科目的期末余額計算填列，利用VLOOKUP（）函數(shù)實現(xiàn)。

（5）根據(jù)科目余額減去其備抵項目的凈額填列，利用VLOOKUP（）函數(shù)實現(xiàn)。

3.2 EXCE在利潤表中的應用

利潤表的編制也是建立在科目余額表上，只不過收入、費用類賬戶是虛賬戶，每期沒有期初、期末余額。在編制利潤表時，需要根據(jù)科目余額表中的本期發(fā)生額的有關會計科目進行編制。利潤表中本月數(shù)的填制，同樣也要建立利潤表和科目余額表的鏈接，以便進行數(shù)據(jù)的調用。首先，設置利潤表的格式，在我國會計實務中，一般采用多歨式利潤表；然后，設置營業(yè)利潤的公式、利潤總額的公式、凈利潤公式；最后，其他的項目數(shù)據(jù)利用Vlookup（）函數(shù)實現(xiàn)，將相應的會計科目名稱設置為lookup-value 的值；科目余額表設為table-array的值是查找的范圍；第三個參數(shù)col-index-num是查找之后進行的數(shù)據(jù)返回，其結果為數(shù)據(jù)返回的具體列數(shù)，將false設為range-loopup值。

通過以上分析，只需事先定義一個模板，輸入相對較少的固定信息后即可生成相應賬簿和報表，數(shù)據(jù)連貫、一氣呵成，既簡便又準確，并且能實現(xiàn)對會計信息的實時控制工作，避免了手工狀態(tài)下繁瑣的數(shù)據(jù)反復抄錄，減少了財會日常工作的重復性，效率倍增。endprint