劉志強

摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展，信息化在各個行業(yè)開始邁進，企業(yè)辦公亦是如此。企業(yè)不斷加快信息化進程，絕大部分企業(yè)選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)加快信息化進程。OA協(xié)同辦公軟件是互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的產(chǎn)物，它可以大致分為流程、信息管理以及內(nèi)部事務(wù)管理三個部分，從而達到資源綜合的目的。筆者簡單介紹OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件，企業(yè)信息化實際現(xiàn)狀以及OA協(xié)同辦公軟件的實踐，希望能夠推動企業(yè)辦公信息化進程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化；OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件；應(yīng)用

企業(yè)信息化被越來越多的企業(yè)管理者所認同，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件也擁有更大的發(fā)展?jié)摿?。?yīng)用OA協(xié)同辦公軟件的企業(yè)有效的提升資源整合能力、對客戶以及內(nèi)部工作人員的管控水平。相比傳統(tǒng)企業(yè)，實現(xiàn)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的企業(yè)有更強勁的發(fā)展態(tài)勢，在同類企業(yè)競爭中節(jié)省了各項投入，占據(jù)著更加有利的地位。

1 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)介紹

隨著經(jīng)濟的高速運行，辦公任務(wù)量不斷擴大，辦公自動化成為必然趨勢。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一種綜合性技術(shù)，它建立在理論基礎(chǔ)上，例如行為科學、管理科學等，然后聯(lián)系當下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，例如計算機技術(shù)、信息技術(shù)等，來形成綜合的協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)大大提升工作速度，提高工作水平。信息化進程推動辦公自動化，辦公自動化推動辦公自動化系統(tǒng)，然后OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)運而生。OA協(xié)同系統(tǒng)辦公軟件的核心是協(xié)同，它利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，最終成為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的綜合體現(xiàn)。由于OA協(xié)同協(xié)同軟件有流程、信息管理以及內(nèi)部管理三個部分，它能夠快速傳遞信息，然后進行全部辦公操作。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用與其自身優(yōu)點緊密聯(lián)系，例如操作簡便、實用性強、安全精準等等。企業(yè)更多關(guān)注效率問題，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在此方面效果明顯，因此OA協(xié)同辦公系統(tǒng)受到更多企業(yè)的青睞。

2 企業(yè)信息化實力現(xiàn)狀

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)成為企業(yè)信息化進程的強勁動力，大大優(yōu)化企業(yè)的辦公流程，辦公速度迅速提升，加強企業(yè)的實力。企業(yè)信息化進程的加快，硬件以及軟件不得不隨之進行更新。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，硬件以及軟件更新投入減小，而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)極高的質(zhì)量，例如可靠的安全性、風險性極低等，使之成為企業(yè)辦公自動化進程的必然選擇。選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件的企業(yè)類型是多樣的，例如壟斷型企業(yè)、盈利能力強的外商企業(yè)以及效益好的民營企業(yè)等。實際現(xiàn)實中，企業(yè)信息化過程不斷出現(xiàn)問題，例如投資成本過高、重復建設(shè)現(xiàn)象嚴重、硬件軟件不協(xié)調(diào)等問題，原因在于企業(yè)未能科學的把握OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，忽視企業(yè)信息化或者辦公系統(tǒng)中管理基礎(chǔ)與信息功能不健全。由于以上問題的存在，企業(yè)信息化不僅不能有序推進，還將阻礙企業(yè)原有辦公流程。

3 OA協(xié)同辦公協(xié)同在企業(yè)信息化進程的實際應(yīng)用

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)較好的實現(xiàn)知識的價值，有效的統(tǒng)一工作與信息。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為一個平臺，吸收原有辦公模式的優(yōu)點，創(chuàng)新辦公信息處理的方式，是傳統(tǒng)辦公與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機結(jié)合。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有利于減少企業(yè)管理資金的投入，實現(xiàn)具有質(zhì)量的管理，大大提升辦公效率。通過辦公系統(tǒng)，瑣碎繁忙的工作任務(wù)變?yōu)橛行蚝啽愕墓ぷ魅蝿?wù)，大大提升了企業(yè)人員的利用率，集中主要力量辦重要工作，側(cè)面上提升辦事效率。

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)同時相當于資源共享的平臺，企業(yè)人員能夠通過此軟件使用整合過的企業(yè)信息資源。通過此種方法，企業(yè)信息資源利用率大大提升，價值實現(xiàn)程度更大，有力的推進企業(yè)的發(fā)展。同時企業(yè)加強人力資源的利用，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

OA協(xié)同系統(tǒng)同樣滿足員工間的交流，員工間相互交流工作經(jīng)驗，相互提升工作能力以及專業(yè)技能，為企業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

在傳統(tǒng)的企業(yè)，上級對下級下發(fā)文件或者傳達任務(wù)，往往需要經(jīng)過多個部門并且耗時較多，下級向上級反饋工作或者上報問題時，同樣存在諸多不便，但是應(yīng)用OA協(xié)同協(xié)同軟件，上下級之間傳達工作或者問題僅需要幾秒，大大降低時間的浪費，同樣有利于高層對企業(yè)的科學管理。辦公系統(tǒng)還能夠有效打破部門壁壘，有效傳遞信息，提升企業(yè)整體能力?？傊?，OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)辦公存在的諸多問題，例如信息傳遞緩慢，上下不一等。

傳統(tǒng)的辦公模式中，辦公流程比較雜亂無序，員工間權(quán)責比較模糊。但是應(yīng)用OA系統(tǒng)辦公軟件應(yīng)用后的企業(yè)，辦公流程則明確有序，并能夠有效避免責任推卸的現(xiàn)象，因為工作直接規(guī)定由誰負責，顯著減少因工作推卸造成的損失。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)積極推進企業(yè)管理水平，為企業(yè)注入源源不斷的動力，保證企業(yè)長期穩(wěn)定且效果顯著的發(fā)展。

4OA協(xié)同辦公系統(tǒng)安全防范措施

最重要的是企業(yè)應(yīng)加強信息化系統(tǒng)的成本投入，更好的運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。企業(yè)初期投入增加，但是生產(chǎn)能力顯著上升，長期來說，企業(yè)投入減少，利潤空間增大。企業(yè)信息系統(tǒng)的投入增大，使得企業(yè)人員工作壓力減小，生產(chǎn)效率上升，保證工作流程的科學性以及安全性。

另一方面，企業(yè)信息化投入并非資金的大量投入，還需要保證資金的投入效果，信息化系統(tǒng)購買標準應(yīng)嚴格把控，根據(jù)國際標準進行采購工作，保證企業(yè)所購買的信息化系統(tǒng)具有國際認可。欲保證采購質(zhì)量，招標是最有效的方式之一。招標可以充分了解信息化系統(tǒng)提供商家的水準，從而避免采購水平低的商家系統(tǒng)，保障企業(yè)所采購系統(tǒng)的安全性，使企業(yè)系統(tǒng)良性運行。；同時企業(yè)能夠詳細把握辦公系統(tǒng)，清晰辦公系統(tǒng)長處以及不足；公開招標可以避免出現(xiàn)靠人際關(guān)系而采購的現(xiàn)象，側(cè)面降低了企業(yè)的投入，保證采購質(zhì)量。

4 結(jié)束語

OA系統(tǒng)系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)時代下的產(chǎn)物，能夠有效推動行業(yè)生產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)牢牢把握。企業(yè)利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以堅實的邁向信息化，減少成本投入，高效管理企業(yè)，在競爭中占據(jù)有利地位，取得長足且穩(wěn)定的發(fā)展。隨著時代的迅速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，走信息化道路，才是正確的企業(yè)發(fā)展理念。

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