摘 要：檔案立卷工作是檔案工作的開端，是其他檔案管理工作的重要基礎。因此檔案立卷工作的質量對整個檔案業(yè)務工作具有重要的奠基作用，同時對學校的教學科研工作產生重要影響。但是，目前高職院校中檔案管理工作處于邊緣弱化狀態(tài)，立卷工作在實際過程中遇到一系列問題。本文結合作者的工作實踐中遇到的問題進行了探討論述，希望能夠對今后的工作具有借鑒意義。

關鍵詞：高職院校；立卷；檔案管理

1 高職院校立卷工作現(xiàn)狀

文書部門按照文件材料在形成過程中的依存關系，將已經辦理完畢的具有查考利用價值的文件材料組成具有內在聯(lián)系的案卷單位的過程叫立卷。立卷工作是檔案整理過程中最為基礎性的工作，是檔案部門展開后續(xù)服務工作的前提。根據(jù)教育部令第27號文件《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

我國高校中的檔案按照《高等學校檔案實體分類法》的要求分為黨群、行政、科研、教學等十大類門類，立卷工作在此前提下進行。學校各部門設立兼職檔案員，兼職檔案管理員按照歸檔要求并結合本部門的工作實際情況從源頭上保障各類檔案的收集、整理與控制，從而保證檔案資源的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，做到“應歸盡歸、應收盡收”。但是，在實際的檔案立卷工作中，大多數(shù)高職院校受自身條件的限制，加之對檔案建設的重視不足，多數(shù)高職院校僅在本單位設立綜合檔案室開展檔案管理服務工作。

不可否認的是畢竟檔案工作不是學校工作的主要部分，因此檔案管理工作越來越處于邊緣化的地位，檔案的立卷工作遇到了諸多難題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案工作缺乏統(tǒng)籌安排

部門立卷制度的實施需要單位主要領導、分管檔案領導、部門負責人的協(xié)調與溝通。在教育部令第27號文件中，對高校檔案材料歸檔時間都有明確的規(guī)定。高校檔案管理部門一般都會在每年的三四月份下發(fā)檔案歸檔的文件，但在文件下發(fā)之后，學校各部門分管領導、部門主要負責人并未對檔案立卷工作進行溝通部署，缺乏對檔案形成單位立卷制度的深刻認識，立卷工作在各部門之間相互推諉，相關領導對立卷檢查督導工作沒有落實到位，導致檔案立卷工作不能按時保質保量的完成。

2.兼職檔案員業(yè)務能力不成熟

兼職檔案員業(yè)務能力不成熟首先表現(xiàn)在缺乏平時立檔的意識。學校各部門都設有兼職檔案管理人員，他們除了要完成部門分配的工作任務，還要承擔檔案的管理、保存、立卷工作。因此，兼職檔案員日常工作繁忙，缺乏平時立卷的意識，往往將檔案工作安排在提交檔案的最后期限前完成。長此以往，一年的檔案材料積壓下來要重新分門別類的進行篩選整理導致工作量大增，工作效率不高。其次表現(xiàn)在對文件材料的歸檔范圍不熟悉。多數(shù)兼職檔案員對本部門檔案資料沒有做到 “應歸盡歸、應收盡收”，并沒有仔細斟酌哪些資料需要存入檔案，哪些是不需要存入檔案，往往是胡子眉毛一把抓，產生所有文件全部立卷的問題；另一方面對檔案按照主題分類的原則把握不準確，同一主題的資料沒有放置在同一卷宗中，導致查閱檢索時出現(xiàn)查閱不到的情況。

3.專職檔案員指導監(jiān)督工作不到位

專職檔案員對學校的檔案工作沒有進行全程管理。每學年學校都會舉行幾項重大活動，例如我校在申請?zhí)厣＝ㄔO單位時，多個部門共同查找撰寫相關資料，這些資料的價值大，對以后的工作具有重要意義，因此在整理檔案時需要重點存入檔案室，并且要保障資料的齊全、準確、系統(tǒng)。但是專職檔案員缺乏對他們的前提干預、全程指導，這樣在該項目結束后，項目小組解散，該項目的資料立卷工作就會出現(xiàn)問題。

4.檔案信息化建設落后

隨著計算機網絡應用的普及，各個高校檔案的信息化建設雖然取得了一定的成績，但是檔案的信息化水平相對較低。首先，信息化建設缺乏全方位的規(guī)劃設計。由于檔案工作日益邊緣化，對檔案建設投入較少，因此導致在檔案信息化建設方面硬件投入不足，網絡基礎設施落后、系統(tǒng)硬件不達標，沒有配備相應的安全保障系統(tǒng)。其次，數(shù)字資源采集量少。各業(yè)務部門對形成的數(shù)字資源沒有按照紙質文件的歸檔范圍進行采集，大量電子文檔沒有嵌入檔案管理系統(tǒng)軟件中，此外對傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化處理量占整個檔案存量的比例低。再次，受機構、編制等影響或限制，檔案部門缺乏專業(yè)的人才隊伍。

2 加強高職院校檔案立卷工作的幾點建議

1. 科學統(tǒng)籌，加強領導，健全檔案管理制度

立卷工作是一項科學而又專業(yè)性強的工作，但在高職院校檔案建設過程中，大多數(shù)的高職院校僅僅成立了檔案室這樣一個簡單的部門。因此，檔案工作如果得不到領導的重視，同時又缺乏高效運轉的檔案管理網絡工作機制，檔案立卷工作難以規(guī)范而又科學的開展。作為檔案工作的主管領導，首先要重視本單位的檔案建設工作，要像重視教學工作一樣對待檔案管理工作，將檔案工作納入學院整體發(fā)展規(guī)劃，除了要對檔案工作投入必要的建設經費之外，還應健全檔案管理網絡，完善檔案工作考核機制，加強對檔案工作的監(jiān)管力度。

2.規(guī)范檔案立卷工作機制，強化檔案資源的前端控制

檔案立卷工作一定要把握“應歸盡歸、應收盡收”的原則，因此對于本單位的立卷工作設立統(tǒng)一的管理要求，明確相應的工作規(guī)范。每位檔案管理人員要明確自身的立卷整理責任，實施崗位負責制，嚴格按照部門立卷的要求落實相應的工作責任。細化檔案資料歸檔范圍，不同門類的檔案以及不同載體形式的檔案設立相應的歸檔辦法及要求，嚴格規(guī)范本單位檔案材料分類的依據(jù)、原則、類目以及相關的裝訂要求、檔號編制及標識要求，確保避免發(fā)生檔案出現(xiàn)交叉或者無類可歸的現(xiàn)象。細化本單位檔案立卷工作流程，完善工作細節(jié)，力求從源頭上保證各種門類、各種載體的檔案資料的齊全、真實、完整。

3. 建設高素質檔案管理人才隊伍

根據(jù)大多數(shù)學校的實際情況來看，高職院校中的檔案工作人員專職的少，大多以兼職檔案員為主。但是現(xiàn)代檔案管理工作對檔案工作隊伍提出了更高的要求，因此必須重視加強對檔案人員的培訓工作。首先在思想方面，加強檔案重要性的宣傳，使每一位檔案人員具有高度的責任意識，培養(yǎng)良好的工作作風。其次有計劃有組織地實施培訓。對檔案業(yè)務進行系統(tǒng)指導，包括如何正確區(qū)分文件材料的歸檔范圍；保管期限的正確界定；檔案材料價值大小的辨別鑒定，通過各種形式專業(yè)技能培訓工作，提高檔案工作人員業(yè)務素質，具備精湛的業(yè)務能力。

3 結束語

在一定程度上，檔案立卷工作的水平能夠從側面反映學校檔案管理工作的水平。嚴謹而又有序的檔案立卷工作是檔案管理工作的重要基礎，只有具備良好的基礎，才能更好地服務學校于學校的教學、科研等各個方面的工作。

參考文獻

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作者簡介

張海婷（1988-），女，回族，山東省青州市，濰坊工程職業(yè)學院，工商管理碩士，研究方向：檔案管理。endprint