龍彥

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使得高校人事檔案管理也不得不發(fā)生改變。如何借助大數(shù)據(jù)時(shí)代的“東風(fēng)”創(chuàng)新人事檔案管理工作，是高校檔案管理部門(mén)必須面對(duì)的重要問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校；人事檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 062

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271；TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）21- 0145- 02

1 背 景

如今，我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，海量數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，誰(shuí)能掌握更多的信息，誰(shuí)就能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得先機(jī)。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使得高校人事檔案管理也不得不發(fā)生改變。如何借助大數(shù)據(jù)時(shí)代的“東風(fēng)”創(chuàng)新人事檔案管理工作，是高校檔案管理部門(mén)必須面對(duì)的重要問(wèn)題。

2 大數(shù)據(jù)概述

2.1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)這個(gè)概念是源于互聯(lián)網(wǎng)的，在目前的情況下也多用于描述以互聯(lián)網(wǎng)為載體的規(guī)模巨大的信息流。但是，大數(shù)據(jù)的概念本身并不局限于人們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上留下的各式各樣的足跡和信息，它可以指一切源于生產(chǎn)和生活的規(guī)模巨大、甚至是逼近全體樣本的信息數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)指的是一個(gè)非常大的數(shù)據(jù)組，而且該數(shù)據(jù)組的規(guī)模已經(jīng)不能用普通的數(shù)據(jù)處理工具來(lái)儲(chǔ)存、管理和分析了。

2.2 大數(shù)據(jù)的特征

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展前進(jìn)，存儲(chǔ)和運(yùn)算的硬件不斷升級(jí)，被認(rèn)定為大數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)不斷提高。對(duì)于大數(shù)據(jù)這一概念的定義也是紛繁多樣，常見(jiàn)的有依其特征進(jìn)行劃定的“3V”，即多樣性（Variety）、高速型（Velocity）以及規(guī)模性（Volume）（Laney.2001）。其中多樣是用來(lái)描述數(shù)據(jù)的種類(lèi)和資源的廣泛，速度是指數(shù)據(jù)輸入、輸出和傳播的快速，而規(guī)模是指數(shù)據(jù)組和數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模巨大。另有學(xué)者認(rèn)為大數(shù)據(jù)有“4V”特征，其中第四個(gè)特征可以為價(jià)值（Value）、可變性（Variability）或者虛擬性（Virtual）（Zikopoulos和Eaton，2011）。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，人們收集數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)的方式發(fā)生了根本性改變，使得人們的思維也發(fā)生了變化。現(xiàn)代高校的人事檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，盡快轉(zhuǎn)變工作思維，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。我們必須承認(rèn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給高校人事檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，具體體現(xiàn)在以下方面。

3.1 高校人事檔案信息收集面臨的挑戰(zhàn)

目前，我國(guó)高校的人事檔案資料主要包括教職工的檔案，這是最主要的內(nèi)容，還有學(xué)校退休人員的檔案資料，以及離開(kāi)學(xué)校但是沒(méi)有提走的教職工的檔案。高校教師的知識(shí)水平比較高，社會(huì)對(duì)這樣的人才有較高的渴求，高校教師的流動(dòng)是一種正常現(xiàn)象，人事檔案資料沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)走的情況也屢見(jiàn)不鮮。如果按照學(xué)科對(duì)高校人事檔案進(jìn)行管理，工作量非常大，即使高校檔案管理部門(mén)已經(jīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，但是人事檔案的信息化進(jìn)程稍顯滯后，很多人事檔案依舊是紙質(zhì)狀態(tài)，對(duì)這些檔案如何進(jìn)行歸檔和管理，對(duì)高校檔案管理部門(mén)提出了不小的挑戰(zhàn)。

3.2 高校人事檔案管理業(yè)務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

從目前來(lái)看，我國(guó)不少高校的人事檔案管理依然實(shí)施傳統(tǒng)的管理方式，人們基本是通過(guò)手動(dòng)查詢的方式利用、檢閱人事檔案，高校人事檔案資料的利用效率可想而知。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，高校檔案管理部門(mén)必須改變傳統(tǒng)的操作模式，引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，但這樣的改變對(duì)高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)面臨巨大的挑戰(zhàn)。

3.3 高校人事檔案管理人員素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)

如今，我國(guó)高校檔案管理部門(mén)的工作人員依舊缺乏積極熱情的服務(wù)態(tài)度，他們的服務(wù)理念不夠先進(jìn)，在服務(wù)過(guò)程中處于被動(dòng)狀態(tài)，即有人來(lái)檔案管理部門(mén)查找資料，工作人員才會(huì)提供相應(yīng)服務(wù)，這樣的情況難以使他人感受到檔案管理部門(mén)工作人員的熱情，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案的利用效率非常低。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案管理部門(mén)必須在云數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)檔案的聚類(lèi)、分類(lèi)和相關(guān)性分析，而高校檔案管理部門(mén)現(xiàn)有的工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)顯然難以應(yīng)對(duì)這樣的任務(wù)。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)新高校人事檔案管理的對(duì)策

雖然大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨給高校人事檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但也為其提供了良好的機(jī)遇，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理部門(mén)必須與時(shí)俱進(jìn)，具體可以從以下方面入手。

4.1 建立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨是大勢(shì)所趨，高校檔案管理部門(mén)要認(rèn)清形勢(shì)，主動(dòng)轉(zhuǎn)變自身的發(fā)展理念，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)層、基層人員都要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代形成清醒的認(rèn)識(shí)，整個(gè)檔案管理部門(mén)都要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)建設(shè)的認(rèn)知，意識(shí)到創(chuàng)新管理的重要性和必要性，將人事檔案管理工作納入到信息化建設(shè)的軌道中，促進(jìn)人事檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)與信息化建設(shè)“齊發(fā)展”的格局。同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)要不斷加強(qiáng)大數(shù)據(jù)理念，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的內(nèi)涵、特點(diǎn)和要求形成全面認(rèn)識(shí)，進(jìn)而促進(jìn)高校人事檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的推進(jìn)。高校相關(guān)部門(mén)要對(duì)大數(shù)據(jù)加強(qiáng)宣傳，使其深入人心，爭(zhēng)取更多人的配合。

4.2 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，高校檔案管理部門(mén)必須對(duì)工作人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，使其能認(rèn)清形勢(shì)，不斷謀求新的發(fā)展。首先，管理高校人事檔案的工作人員要具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，愿意為檔案管理工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，還要牢固掌握人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，并具備良好的信息素養(yǎng)，能利用信息技術(shù)處理問(wèn)題、解決問(wèn)題，這就要求高校對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍加強(qiáng)培訓(xùn)，結(jié)合人事檔案管理部門(mén)、檔案管理工作人員自身的現(xiàn)實(shí)情況以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的各種要求，通過(guò)各種培訓(xùn)方法，提升工作人員的綜合素質(zhì)，使他們能勝任大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作。同時(shí)，高校還要積極組織專(zhuān)題學(xué)術(shù)活動(dòng)、業(yè)務(wù)交流會(huì)議、在線交流活動(dòng)等，為人事檔案管理部門(mén)的工作人員講解最先進(jìn)的檔案管理方法和技能，使他們認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，使他們主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨。另外，高校檔案管理部門(mén)的工作人員必須從自身做起，主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)和新技能，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，提升人事檔案管理工作的效率。endprint

4.3 構(gòu)建人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

從目前來(lái)看，高校的人事檔案資料非常煩瑣，各種各樣的紙質(zhì)檔案不僅加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也對(duì)學(xué)校有限的庫(kù)房資源提出了挑戰(zhàn)，針對(duì)這種情況，建立人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)顯得尤為必要和迫切，事實(shí)證明，數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開(kāi)放性是提升人事檔案資料管理效率的重要基礎(chǔ)。按照高校人事檔案管理部門(mén)本身的性質(zhì)來(lái)說(shuō)，需要將校內(nèi)不同院系、不同機(jī)構(gòu)的教職工個(gè)人信息資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和科學(xué)規(guī)劃，這就要求構(gòu)建一個(gè)多中心、多層級(jí)的大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，使高校檔案管理部門(mén)可以通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，能統(tǒng)一收集、整理、查閱、利用和共享高校內(nèi)部的人事檔案信息，進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案管理工作的價(jià)值。另外，高校檔案管理部門(mén)還要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，進(jìn)一步整合高校人事處、教研處和教務(wù)處等工作人員的檔案資料，以便高校能及時(shí)查看各個(gè)院系的人事變動(dòng)情況，為高校進(jìn)一步制定人事資源規(guī)劃、實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。

4.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使得高校人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，即使是要實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)，也必須依靠大量的科學(xué)的原始信息，高校檔案管理部門(mén)篩選出最真實(shí)、最可靠的人事檔案資料后，就要考慮建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)了，為檔案管理人員管理人事檔案提供方便。目前，我國(guó)已經(jīng)有一些高校開(kāi)始著手人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，但不管如何建設(shè)，都應(yīng)該參考和借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)投入應(yīng)有的人力、物力和財(cái)力，建立一系列具有通用性和標(biāo)準(zhǔn)化的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)等，為相關(guān)人員查閱、利用人事檔案提供便捷，事實(shí)證明，雖然人事檔案數(shù)據(jù)資源具有非常豐富的儲(chǔ)備性，但是有了數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，再煩瑣的人事檔案，也能在第一時(shí)間被調(diào)閱出來(lái)。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分高校人事檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)基本上是采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行編寫(xiě)的。從嚴(yán)格角度而言，這些系統(tǒng)自身基本是按照一般的操作系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步延伸，使用面局限在高校內(nèi)部，要想盡快實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的建設(shè)目標(biāo)，還要進(jìn)一步彌補(bǔ)這些系統(tǒng)的不足之處，以此保障數(shù)據(jù)的完整性、功能性和安全性。高校與高校之間要加強(qiáng)聯(lián)系與合作，一起聯(lián)合開(kāi)發(fā)適用于各種操作系統(tǒng)與硬件平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)，共同建立統(tǒng)一、規(guī)范的云數(shù)據(jù)庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的及時(shí)更新與高度共享，為高校人力資源的合理流動(dòng)提供參考。

5 結(jié) 語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨已經(jīng)是勢(shì)不可擋，在信息技術(shù)的推動(dòng)下，我們身邊充斥著海量信息和數(shù)據(jù)，在高校內(nèi)部，各種人事資源與檔案也在不斷增長(zhǎng)中，這為人事檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在當(dāng)前背景下，高校人事檔案管理部門(mén)必須與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)清大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，要迎難而上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)改善人事檔案管理工作，進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案的作用，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

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