秦麗莉

【摘要】本文論述了辦公文員在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用、辦公室文員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)，在公司領(lǐng)導(dǎo)跟同事之間起到一個(gè)連接橋梁的作用。

【關(guān)鍵詞】辦公文員 作用 基本素養(yǎng)

文員一職作為企業(yè)的基礎(chǔ)性崗位，在企業(yè)中是非常重要的。身為文員在公司領(lǐng)導(dǎo)跟同事之間起到的是一個(gè)橋梁的作用，方便于兩者之間的工作更好的展開(kāi)。隨著現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)步，文員的工作內(nèi)容不再局限于接聽(tīng)電話、接待人員等事情，而是緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，朝著多樣化多面化發(fā)展，所需要掌握的知識(shí)也是更加豐富。

一.辦公文員在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用

1.1現(xiàn)代文員的職能窗口介紹

文員一職總體來(lái)說(shuō)，可分為三大類(lèi)：行政、前臺(tái)跟辦公文員。辦公室文員工作具有瑣碎、繁復(fù)、承上啟下、左右協(xié)調(diào)等特點(diǎn)。文員是公司的基層崗位，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)都從事著處理文件等工作。有些大企業(yè)對(duì)文員有著具體的分類(lèi)，同樣的要求也會(huì)比較高，也給了文員某一方面的一些決策力，這也可能是踏入管理的第一步

在21世紀(jì)，辦公室文員只有有著多樣化的綜合素質(zhì)，才能在企業(yè)中充分發(fā)揮辦公文員的作用。

1.2文字書(shū)寫(xiě)及資料整理的作用

這是在企業(yè)中最基本也是必要的作用，是企業(yè)內(nèi)部管理的一部分。無(wú)論是起草內(nèi)部生產(chǎn)還是對(duì)文字材料的書(shū)面報(bào)告都需要文員這個(gè)崗位來(lái)完成。文員在企業(yè)中需要不斷提高文字資料的寫(xiě)作質(zhì)量，這是最基礎(chǔ)的過(guò)程，以便于更簡(jiǎn)單、簡(jiǎn)潔的進(jìn)行業(yè)務(wù)描述或總結(jié)有關(guān)于生產(chǎn)和操作的數(shù)據(jù)、信息和其他材料。另一方面，企業(yè)中一些文件的整理、歸門(mén)別類(lèi)、收集等也需要文員這個(gè)崗位去做。企業(yè)文件的整理不僅是對(duì)企業(yè)歷屆成果的累積匯總，同時(shí)也是對(duì)今后的發(fā)展起到非常重要的借鑒及指導(dǎo)作用。因此，完善、高效的企業(yè)文件管理不僅有利于生產(chǎn)和運(yùn)作部門(mén)快速準(zhǔn)確的找到相關(guān)的有效資料，也是企業(yè)文化和企業(yè)管理成果中不可分割的一部分。

1.3幫手與管家的作用

辦公室文員的工作包攬了公司的方方面面，在公司里面接觸的事物跟人也是最廣泛、最全面的。一般情況下，文員都做一些文字處理、資料數(shù)據(jù)整理、復(fù)印等辦公室的日常事務(wù)。所以當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想要了解公司近況或往年相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，通常都是需要文員去整理及提供。另外，決策人員要決定某些事情時(shí)，也是需要文員在旁的，因?yàn)槲膯T是對(duì)公司內(nèi)部及外部資料了解最全面的人。這有助于決策者決策的內(nèi)容更符合公司的近況。所以文員也起到了幫手的作用，間接參與到?jīng)Q策過(guò)程中。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，要想盡快了解公司的情況，文員無(wú)疑是最快的。所以辦公室文員也相當(dāng)于一個(gè)“管家婆”的存在。

1.4連接領(lǐng)導(dǎo)與員工的橋梁

除了上述所講到的作用之外，辦公室文員在公司中還發(fā)揮著上傳下達(dá)、承上啟下、代表公司形象的作用。在公司中，領(lǐng)導(dǎo)有什么指示，都需要文員與員工溝通并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的重要內(nèi)容。各部門(mén)業(yè)務(wù)之間有相關(guān)信息往來(lái)時(shí)，也需要文員來(lái)進(jìn)行信息傳遞。另外，當(dāng)有來(lái)訪者或其他人員，文員需對(duì)外來(lái)人員分出輕重緩急之分。對(duì)待外來(lái)人員要言行舉止得體，這是外來(lái)人員對(duì)公司的初步印象，身為文員一職代表的不僅僅是個(gè)人，更是公司對(duì)外所展示的形象。

二.辦公室文員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)

2.1熱愛(ài)自己的崗位

辦公室工作應(yīng)正視同事，并聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排。同時(shí)也要學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)是怎么去管理團(tuán)隊(duì)，還要向同事學(xué)習(xí)他們是怎樣去對(duì)待自己的崗位的。在辦公室工作是鍛練自己、完善自我、增長(zhǎng)社會(huì)經(jīng)驗(yàn)的最佳平臺(tái)。不僅是站在自己的立場(chǎng)，還是公司的角度，都必須以精神高度集中負(fù)責(zé)任的態(tài)度，全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀，忠于事業(yè)，熱愛(ài)自己的工作。

2.2學(xué)習(xí)牛兒吃苦耐勞的精神

辦公室文員的工作內(nèi)容繁瑣且多，偶爾也會(huì)加班。這個(gè)崗位不僅要主動(dòng)服務(wù)，也要被動(dòng)服務(wù)，有的時(shí)候還會(huì)吃力不討好，被人們誤解和反感，甚至還會(huì)被當(dāng)作撒氣筒。但是不管怎樣，我們都要有一個(gè)好的心情，好的態(tài)度去面對(duì)。辦公室工作人員要耐得住孤獨(dú)，不急功近利，就像蠟燭一樣，燃燒了自己照亮了職業(yè)生涯。

2.3保持著持續(xù)上升的精神狀態(tài)

辦公室工作人員也代表著企業(yè)形象，要充分發(fā)揮年輕人的活力，要樂(lè)于接受新鮮事物，工作中要靈活運(yùn)用，行動(dòng)敏捷，這樣就能發(fā)揮出好的效果。另外，保持積極的心態(tài)，保持對(duì)事業(yè)的熱情，保持良好的心理狀態(tài)。

2.4守住做人的底線

每個(gè)工作人員都要樹(shù)立正確的三觀，也就是人生觀、價(jià)值觀和世界觀。工作生活中要誠(chéng)實(shí)守信，服從領(lǐng)導(dǎo)安排，友愛(ài)自己的同事，努力培養(yǎng)集富有責(zé)任感、付出、寬容、樂(lè)觀、感恩為一體的現(xiàn)代辦公室文員。endprint