徐紹金

[摘要]首先提出獨立學(xué)院教學(xué)秘書的工作特點，而后分析教學(xué)秘書隊伍建設(shè)中的現(xiàn)狀及存在的問題。最后強調(diào)在新形勢下需正確定位教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，具體闡述了如何提升獨立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)和工作質(zhì)量的思路和對策。

[關(guān)鍵詞]獨立學(xué)院；教學(xué)秘書；隊伍建設(shè)；對策

經(jīng)過十余年的成長，獨立學(xué)院作為我國高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果，越來越受到社會、學(xué)生與家長的青睞。這得益于它不但擁有母體高校優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源，還具有靈活的辦學(xué)機制，并將培養(yǎng)目標(biāo)定位于應(yīng)用型本科人才。教學(xué)管理是獨立學(xué)院各項管理工作的核心，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)中最基層的管理者、實踐者、服務(wù)者和信息反饋者，其素質(zhì)和工作能力直接影響著學(xué)院的教學(xué)管理水平、管理效率和教學(xué)質(zhì)量。

一、獨立學(xué)院教學(xué)秘書的工作特點

相對普通高校，獨立學(xué)院教學(xué)秘書的工作有如下顯著的特點：

1.教學(xué)管理的工作量大。獨立院校普遍以培養(yǎng)應(yīng)用型本科人才主，重教學(xué)，而輕科研；另外管理人員的比例較少，這就要求教學(xué)秘書則要承擔(dān)更多的基層管理工作。

2.教學(xué)管理工作的難度大。一是獨立學(xué)院由于專職教師有限，需要聘請一定量的母體學(xué)校的老師甚至外聘教師，這給日常的教學(xué)管理帶來了更多的難度。二是獨立學(xué)院的學(xué)生主動學(xué)習(xí)意識與自控能力相對較弱，使與學(xué)生相關(guān)的教學(xué)管理工作難度增加。

3.教學(xué)管理工作的要求高。只有通過管理工作尤其是教學(xué)管理工作完成得更加到位，被更多的家長及學(xué)生所認(rèn)可，獨立學(xué)院的美譽度才能得到進一步提升，這給教學(xué)秘書提出了更高的要求。

二、獨立學(xué)院中教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的現(xiàn)狀

1.知識結(jié)構(gòu)單一。根據(jù)筆者對幾所獨立學(xué)院教學(xué)秘書崗位的問卷調(diào)查顯示，各獨立學(xué)院有近半的教學(xué)秘書與所從事管理的專業(yè)不一致。這就導(dǎo)致了獨立學(xué)院教學(xué)管理人員普遍缺乏教學(xué)管理理論知識，在技術(shù)環(huán)節(jié)方面不能熟練得使用辦公軟件。

2.年齡層次單一，技術(shù)職稱偏低。以省內(nèi)幾所獨立學(xué)院為例，大部分獨立學(xué)院招聘的教學(xué)秘書為應(yīng)屆本科畢業(yè)或研究生畢業(yè)，年齡大致分布在23 7到26 7之間，容易出現(xiàn)考慮不周和因缺乏專業(yè)知識導(dǎo)致的工作失誤，另外由于絕大多數(shù)人的職稱是實習(xí)研究員，會影響教學(xué)秘書隊伍職稱結(jié)構(gòu)的優(yōu)化組合。

3.工作職責(zé)不清晰。教學(xué)秘書在行政上屬所在二級院系，管理所在院系日常教學(xué)和辦公室工作，在業(yè)務(wù)上卻從屬于教務(wù)處，直接接受任務(wù)安排。因此，教學(xué)秘書常常處于辦公室事務(wù)和教學(xué)事務(wù)的“兩難”境地。

三、教學(xué)秘書在教學(xué)秘書在獨立學(xué)院教學(xué)管理中的作用

1.教學(xué)秘書工作具有協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)管理的職能。教學(xué)秘書作為一線的教務(wù)人員，必須協(xié)助院系主任做好日常的教學(xué)工作，并要不斷收集并整理各類教學(xué)信息，主動為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的一手材料。

2.教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)好獨立學(xué)院與母體學(xué)校的教學(xué)資源。雖然教務(wù)部門和系主任在重大的決策中起著統(tǒng)籌的作用，但是面向具體的任課老師、學(xué)生的教學(xué)工作都由教學(xué)秘書完成，這就要求教學(xué)秘書成為上傳下達、溝通信息、統(tǒng)籌安排的中心8紐。

3.做好教學(xué)質(zhì)量管理的服務(wù)工作。在教務(wù)管理中，教學(xué)秘書充當(dāng)著“服務(wù)師生、協(xié)調(diào)管理、保障教學(xué)管理工作”的角色。應(yīng)定期召開任課老師、學(xué)生等座談會，聽取教學(xué)工作中存在的問題，反饋教學(xué)方面的各種矛盾，真正把服務(wù)和保障意識落實到各項教學(xué)管理工作中，為教學(xué)工作的順利開展做好9墊。

四、提升獨立學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)和工作質(zhì)量的對策

1.通過各種渠道提升教學(xué)秘書的地位，激發(fā)教學(xué)秘書工作的能動性。眾所周知，獨立學(xué)院的教學(xué)管理工作涉及諸多部門和教師（包括專職專任、本部委托和外聘），工作強度和工作內(nèi)容相當(dāng)繁：，這就要求學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)秘書隊伍的思想波動，從多渠道提升教學(xué)秘書在學(xué)校的地位，如在績效評定、評獎評優(yōu)、晉升渠道、職稱評定等方面給予政策的傾斜，讓教學(xué)秘書能夠看到自己的未來和希望，解決教學(xué)秘書的后顧之憂。

2.通過“走出去”的方式提升教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平，鼓勵教學(xué)秘書參加繼續(xù)教育。在獨立學(xué)院中，由于很多教學(xué)秘書剛剛從大學(xué)畢業(yè)，在工作經(jīng)驗尤其是在應(yīng)變能力方面缺乏應(yīng)有的靈活性。因此，學(xué)校應(yīng)該加大經(jīng)費和其他方面的投入，經(jīng)常組織教學(xué)秘書參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會和經(jīng)驗交流會，學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗和科學(xué)的管理思想，改進管理方法，提高管理水平；組織崗位培訓(xùn)，尤其是計算機操作技能以及對教務(wù)管理軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作效率。此外，還應(yīng)該在政策上鼓勵教學(xué)秘書進行在職研究生甚者是博士學(xué)位的攻讀，讓他們真正成為教學(xué)管理方面的高素質(zhì)、高學(xué)歷人才，從根本上提高自己的專業(yè)素質(zhì)。

3.加強教學(xué)秘書的自身修養(yǎng)。

（1）要有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。只有具備了良好的職業(yè)道德素質(zhì)才能明確自己職責(zé)所在，在處理問題時，在尊重事實基礎(chǔ)上，不偏不：，正確處理學(xué)校和個人、奉獻與索取之間的關(guān)系、才能做到愛崗敬業(yè)，在工作中才能與同事互相理解支持，團結(jié)協(xié)作。

（2）提高統(tǒng)籌管理的能力。學(xué)院的教學(xué)事務(wù)頭緒多，教學(xué)秘書應(yīng)知道各學(xué)年各學(xué)期各時段的常規(guī)性事務(wù)，要考慮系部和學(xué)院的整體關(guān)系，做到事前有計劃，計劃有余地，分清事情的輕重緩急以及要達到的目標(biāo)和要求。

（3）增加協(xié)調(diào)意識。教學(xué)秘書處在一個8紐的位置，起著上傳下達，溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外的8紐作用。所以，做好協(xié)調(diào)工作，減少內(nèi)耗和磨Q，提高工作效率，是教學(xué)秘書的職責(zé)。