衛(wèi)雅妍++王宇欣

【摘要】檔案管理工作是任何一個機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)管理的重要部分。隨著當(dāng)前社會的信息化發(fā)展及科學(xué)技術(shù)水平的不斷成熟，電子信息技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，并且廣泛地運(yùn)用在很多領(lǐng)域。電子信息技術(shù)也使企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了變革，能夠讓檔案管理的過程更加便利。由電子信息技術(shù)催生出的電子信息化管理模式是一種檔案管理工作改革之下的全新模式，非常適合我國的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】電子信息化管理模式 ； 檔案管理 ； 作用

【中圖分類號】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）08-0288-01

一、電子信息化管理模式的概括

（一）電子信息化管理模式的概念

電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計算機(jī)磁盤、硬盤、U盤或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報表、圖紙等，是一種相對而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。

（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)

電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。

往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。

電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系，是對從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問題。

二、電子信息化管理模式在檔案管理工作中的作用

（一）電子信息化管理模式有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，有利于充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，在一定程度上能推動檔案管理的體制化與信息化，促進(jìn)資源的合理共享。與此同時，也能夠促進(jìn)檔案翻閱、檔案查找以及檔案編碼等檔案相關(guān)工作便利性的增強(qiáng)。而隨著信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次的改革與推進(jìn)，電子檔案管理逐漸從不同的角度出發(fā)，嚴(yán)格依照不同的檔案管理情況進(jìn)行檔案查閱、檔案資料分類、檔案優(yōu)化等。

（二）電子信息化管理模式可以確保檔案檢索的準(zhǔn)確性以及有效性

過去的檔案管理工作都是采取傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案管理人員對于檔案查閱、檔案分類與整理等相關(guān)的檔案管理工作都是通過人工的方式進(jìn)行的，因此工作效率非常低，并且工作中出現(xiàn)的誤差也特別多。而現(xiàn)在，通過采取各種先進(jìn)的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在檔案管理工作中采取了電子信息化的管理模式，促進(jìn)了檔案管理的工作效率得到了大幅度的提高，并且數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，具有比較完善的檢索方式，不僅有高級檢索還有專業(yè)檢索等，并且對于廣大檔案管理人員而言，在一定程度上，減輕了檔案管理工作的壓力，推動相關(guān)檔案管理工作水平更深層次的提高。

（三）電子信息化管理模式可以確保檔案的時效性

過去的檔案管理工作由于相關(guān)技術(shù)不發(fā)達(dá)，管理思路也不清晰，相關(guān)的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理知識，龐大繁瑣的檔案管理工作需要耗費(fèi)檔案管理人員大量的時間與精力。而在檔案管理工作中運(yùn)用了電子信息化管理模式，在一定程度上緩解了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，與此同時，信息化的電子計算機(jī)管理模式也能確保檔案管理工作的有效完成，具有一定的時效性。

（四）電子信息化管理模式可以提高檔案管理工作的效率

在信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)沒有那么發(fā)達(dá)的時候，檔案管理工作都是采取純?nèi)斯げ僮鞯墓芾矸绞?，對相關(guān)檔案進(jìn)行管理。因此，檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的時間和精力在檔案的整理、登記以及管理工作中，檔案管理人員的工作量非常大。而當(dāng)今社會，隨著網(wǎng)絡(luò)信息以及科學(xué)技術(shù)更深層次化的改革與推進(jìn)，檔案管理思路的不斷創(chuàng)新，檔案管理方法的進(jìn)一步豐富，各領(lǐng)域都逐漸采取各種先進(jìn)的相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將電子信息化的管理模式列為了檔案管理工作中重要的管理模式，在檔案管理中進(jìn)一步提高了檔案管理人員的工作效率，推動了各領(lǐng)域檔案管理工作水平更深層次的提高，如：醫(yī)院的檔案管理工作、各企業(yè)的檔案管理工作。

三、推廣電子信息化檔案管理的新舉措

一是建立和完善電子信息化檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)紙質(zhì)文件和電子文件各自的特點(diǎn)，建立電子文件和紙質(zhì)文件“雙保險”制度，將兩者進(jìn)行同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的有關(guān)數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補(bǔ)作用。同時要建立電子信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全制度。由于在電子信息化環(huán)境中，檔案資料信息更容易被復(fù)制、更改，很容易泄密，而且電子介質(zhì)之間復(fù)制更簡單、快捷，并且不容易被人發(fā)現(xiàn)，所以安全問題就顯得更為重要了。設(shè)立一套安全有效的安全制度，通過加強(qiáng)權(quán)限管理，設(shè)置多層密碼，加強(qiáng)密碼設(shè)置的安全性，安裝正版的防毒工具等措施可能有效地防止不被非法訪問和竊取。

二是加大資金的投入和人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)在是電子信息高速發(fā)展的時代，電腦等硬件設(shè)施更新?lián)Q代非?？?，這就要求要加大資金投入，及時的更新硬件設(shè)施，有效保證電子信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)。同時注意加大人才培養(yǎng)，注重綜合型人才的培養(yǎng)，作為一名電子信息化檔案的管理人員，既要精通檔案管理的專業(yè)知識，還要同時具備計算機(jī)方面的信息處理技術(shù)，所以要加大力度對這類型人才進(jìn)行培訓(xùn)。還要有針對性的隨著相關(guān)技能的不斷更新改革，做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為實(shí)現(xiàn)建立高效良好的電子信息化檔案管理創(chuàng)造有利的條件。

總而言之，結(jié)合以上種種情況表明，在信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次改革與推進(jìn)的現(xiàn)代社會，各領(lǐng)域都需要摒棄落后的檔案管理模式，在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式。在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，對于各領(lǐng)域檔案管理工作而言，既是機(jī)遇也是一種挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)領(lǐng)域的檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新檔案管理思維，并對檔案人才的培養(yǎng)給予足夠的重視，以期推動電子信息化的管理模式在各領(lǐng)域得到進(jìn)一步的發(fā)展。

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