戴婷婷

摘 要：信息化環(huán)境下，高職院校提高檔案管理的安全性，建立有效的安全保障體系非常重要。文章從系統(tǒng)規(guī)劃檔案安全管理建設(shè)體系、提高檔案管理工作人員的信息安全意識、建設(shè)數(shù)字化檔案信息安全保障體系、重視和提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平、建立健全相關(guān)制度體系幾方面，研究信息化環(huán)境下高職院校檔案安全保障體系建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；高職院校；檔案管理；安全保障

中圖分類號： G640；G710 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1008-3561（2017）29-0024-02

高職院校的檔案記錄了一所學(xué)校從成立到發(fā)展壯大過程中每一個歷史建設(shè)時期的發(fā)展歷程，是一所學(xué)校悠久文化歷史的體現(xiàn)，同時也是學(xué)校最為珍貴的精神財富之一。研究高職院校的歷史檔案還能為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供借鑒和參考。如今，檔案管理逐漸受到了高職院校的重視，并緊隨科技進步在努力實現(xiàn)檔案的數(shù)字信息化管理。但從整體上來說，信息化環(huán)境下國內(nèi)高職院校在檔案管理方面還存在諸多問題，其中安全就是必須要注意的一個問題。檔案具有真實性、唯一性以及歷史性等特征，若是發(fā)生損毀等安全問題則會給學(xué)校帶來不可估量的損失。

一、信息化環(huán)境下高職院校檔案管理安全問題

（1）工作人員缺乏信息安全意識。計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用在很大程度上推動了高職院校檔案管理的信息化水平，但與此同時，檔案管理的安全問題也越來越突出。許多學(xué)校檔案管理部門及工作人員缺乏信息安全管理意識，在實際工作中，檔案管理工作者更多的是將精力放在如何建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作、如何提高工作效率等，卻忽視了要維護網(wǎng)站安全。部分學(xué)校的檔案管理網(wǎng)站和系統(tǒng)甚至沒有安裝安全系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息安全出現(xiàn)問題。

（2）惡意代碼對數(shù)字檔案的安全威脅。開放性是互聯(lián)網(wǎng)的一大特征，這一特征讓潛藏在網(wǎng)絡(luò)上的各種病毒、木馬等惡意代碼嚴重威脅到了網(wǎng)絡(luò)信息的安全系統(tǒng)。而建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的高職院校數(shù)字檔案管理自然也會受到這些惡意代碼的影響。除此之外，隨著計算機技術(shù)的進步，新型的計算機病毒也在不斷產(chǎn)生，這些病毒的傳播速度非?？欤坏┣秩雱t很容易導(dǎo)致計算機信息無法再恢復(fù)，甚至?xí)I取各種隱私信息來進行牟利，嚴重破壞高職院校數(shù)字化檔案管理的安全性。

（3）數(shù)字化檔案管理人才大量缺乏。這幾年我國高職院校的發(fā)展非?？?，規(guī)模在不斷擴大，但與此不相適應(yīng)的是，高職院校的人才缺口非常大。信息化時代的檔案管理越來越傾向于數(shù)字化管理，這就要求高職院校檔案管理人才應(yīng)該具備較強的計算機水平和專業(yè)知識，只有這樣才能真正滿足高職院校數(shù)字檔案管理的需要，確保數(shù)字檔案管理的安全性。但當(dāng)前國內(nèi)不少高職院校的檔案管理工作人員不是身兼多職，就是不具備相應(yīng)的計算機知識與專業(yè)知識，更不用說能夠建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫或是運用先進的計算機知識來更新檔案管理水平、加強數(shù)字檔案管理的安全性建設(shè)了。

二、信息化時代高職院校建設(shè)檔案安全保障體系策略

（1）系統(tǒng)規(guī)劃檔案安全管理建設(shè)體系。高職院?？梢园才艡n案管理人員，在相關(guān)技術(shù)人員的指導(dǎo)下設(shè)計和制訂一份詳細的數(shù)字檔案安全管理的計劃，并嚴格將其落實到位。首先，站在國家以及高職院校教育檔案的角度上樹立數(shù)字檔案安全管理的思想，對高職院校數(shù)字檔案安全管理體現(xiàn)的建設(shè)進行全面、整體的規(guī)劃以及集中控制。其次，針對信息化環(huán)境下的數(shù)字檔案和文件資源有易變性、易逝性、載體易分離性等多重特征，學(xué)校應(yīng)該安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作人員協(xié)同檔案管理員一起對系統(tǒng)的安全保障建設(shè)制訂詳細、實施性較強的計劃，并注意選擇性能優(yōu)良的設(shè)備等。只有做好前端控制工作才能為數(shù)字檔案提供更好的安全環(huán)境，促進數(shù)字檔案的穩(wěn)定性。第三，注重全程管理這一過程，它包括數(shù)字檔案的產(chǎn)生建立到永久保存或者銷毀這一整個過程對其所進行的安全管理，在這全程管理的過程中檔案管理員可以采取多種手段和措施來實施安全管理活動，如對軟件系統(tǒng)進行安全維護，提高管理人員的安全意識和技術(shù)水平等，下文將進行具體介紹。最后，對檔案的安全管理活動進行客觀、合理的評價，通過總結(jié)安全活動的開展，結(jié)合信息化環(huán)境下檔案安全管理的實際需求來完善相關(guān)制度、技術(shù)等各方面的活動，促使數(shù)字檔案安全管理活動上一個臺階。

（2）提高檔案管理工作人員的信息安全意識。高職院校要重視提高檔案管理工作人員的信息安全意識，這樣一來檔案管理工作人員才能在日常工作中自覺維護數(shù)字檔案的安全，才會自覺提升自身的計算機應(yīng)用水平，并通過多種手段來提高檔案信息的安全性。可以說，這是提高數(shù)字檔案信息安全性最重要的一個因素。為此，學(xué)校可以組織和舉辦相關(guān)的專題講座，邀請業(yè)內(nèi)的優(yōu)秀人士進行案例分析，讓大家了解和認識信息化時代重視信息安全的重要性，并聘請專業(yè)技術(shù)人才給檔案管理工作人員進行培訓(xùn)指導(dǎo)，在提高檔案管理工作人員安全意識的同時進一步提高他們的計算機水平，以免發(fā)生信息被泄露、盜取等安全問題。

（3）建設(shè)數(shù)字化檔案信息安全保障體系?；诨ヂ?lián)網(wǎng)建立的數(shù)字檔案有一大功能，即遠程共享，因此有些企業(yè)或者個人會為了謀取利益而利用一些手段來遠程獲取這些電子信息。由此可見，重視和加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，建設(shè)高職院校的數(shù)字化檔案信息安全保障體系，對于保護信息化環(huán)境下的高職院校數(shù)字檔案有多重要。檔案信息安全保障體系的建設(shè)應(yīng)該結(jié)合多種手段，最重要也是最常見的手段有如下幾種：首先，計算機病毒防護是建設(shè)檔案信息安全保障系統(tǒng)的關(guān)鍵所在，因此檔案管理人員要注意在檔案信息系統(tǒng)的電腦上下載性能優(yōu)良的殺毒軟件，并確保計算機一開機這些殺毒軟件就開始運行，對計算機安全系統(tǒng)進行防護。其次，在檔案信息的計算機上配置防火墻系統(tǒng)，這樣一來沒有經(jīng)過授權(quán)的用戶就無法隨意進入檔案信息系統(tǒng)查閱資料等。第三，使用漏洞掃描技術(shù)，系統(tǒng)管理員可以通過該技術(shù)獲取系統(tǒng)安全性分析報告，然后及時采取補丁安裝等措施以加強系統(tǒng)安全水平。最后，注意對檔案信息的數(shù)據(jù)資料進行備份，這需要檔案管理部門定期備份管理系統(tǒng)里的各項數(shù)據(jù)庫資料，這樣才能保證電子檔案是完整的，安全性極高的?？梢姡挥型瑫r運用多種手段來加強安全管理，才能有效防止數(shù)字檔案不被他人非法盜取或者遭受惡意代碼的侵入，確保高職院校數(shù)字檔案的安全性。

（4）重視和提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平。信息化時代要實現(xiàn)對數(shù)字檔案的安全管理，建設(shè)有效的數(shù)字檔案安全管理保障系統(tǒng)，就需要有相應(yīng)的數(shù)字檔案管理人才。首先，學(xué)校應(yīng)組織檔案管理人員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)內(nèi)容主要包括計算機應(yīng)用技能以及信息安全管理技能，具體來說包括如何對檔案管理系統(tǒng)進行安全密碼的設(shè)置，如何預(yù)防系統(tǒng)被病毒侵入，等等。其次，學(xué)校還應(yīng)該注意聘請和引進數(shù)字檔案人才，借助這些有較強計算機水平和專業(yè)知識的人才來幫助和提高學(xué)校數(shù)字檔案安全管理的整體水平。

（5）建立健全相關(guān)制度體系。完善的制度體系對于高職院校數(shù)字檔案安全管理有重要作用，因此學(xué)校一定要建立和完善數(shù)字檔案安全管理的各項規(guī)章制度并嚴格實施，包括安排專人對檔案安全管理情況進行檢查，以便學(xué)校能夠及時發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案安全管理中存在的問題、漏洞和安全隱患，繼而采取有效措施，通過加密、補丁等手段來堵塞安全保密漏洞。近些年我國也先后制定和出臺了一些有關(guān)檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，新形勢下的高職院校在數(shù)字檔案的安全管理方面應(yīng)該嚴格落實這些法規(guī)政策，同時還可以參考國際上在檔案安全管理方面的制度要求等，這對于指導(dǎo)高職院校建設(shè)檔案安全管理保障體系，提高檔案安全管理的水平有重要意義。

三、結(jié)束語

綜上所述，在高職院校管理中檔案管理是非常重要的一部分。目前，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校的檔案管理基本上都實現(xiàn)了數(shù)字化管理。然而，信息技術(shù)時代，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理固然給學(xué)校的檔案管理工作帶來許多便利，但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身所具備的一些特征也給檔案管理工作帶來了許多安全威脅，存在著新的檔案管理安全問題。因此，這就需要高職院校緊跟時代進步，與時俱進地采取有效措施建設(shè)數(shù)字檔案管理的安全保障體系。

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