袁爽

摘要：山東交通技師學院是山東省交通運輸廳直屬的一所以培養(yǎng)高技能人才的國辦職業(yè)院校，學院每前進一步，都離不開檔案工作的推動。檔案作為學院基礎管理的一項重要內(nèi)容，為學院的發(fā)展壯大積累了寶貴的原始資料，隨著學院規(guī)模的擴大和教學管理水平的提高，檔案已成為學院辦學不可缺少的重要信息資源。

關鍵詞：檔案管理；推動；發(fā)展

· 【中圖分類號】G647.2

山東交通技師學院是山東省交通運輸廳直屬的一所以培養(yǎng)高技能人才的國辦職業(yè)院校。學院成立于1975年，占地600余畝，建筑面積17萬余平方米。在校生7000余人，每年為社會培訓駕駛員和維修工萬余人。學院先后被評為“全國交通系統(tǒng)規(guī)范化技工學?！?、“山東省重點技工學?！薄ⅰ吧綎|省教學質(zhì)量優(yōu)秀單位”、“國家級重點技工學?！薄ⅰ皺n案管理國家二級單位”、“省特級檔案室”、“山東省省級文明單位” “交通廳廳直文明單位”、“臨沂市級文明單位”、“市級花園式單位”?！吧綎|省百強汽車專業(yè)學?！?、“山東省‘汽車應用與維修示范專業(yè)群建設項目院?！薄ⅰ捌囻{駛與維修”專業(yè)為“山東省技工學校首批名牌專業(yè)、重點專業(yè)”、“山東省‘汽車檢測、維修、駕駛專業(yè)技師工作站”。并被國家教育部等六部委確認為“國家技能型緊缺人才培養(yǎng)培訓基地”。

學院的快速發(fā)展和整體素質(zhì)的提高與我院檔案管理的水平密切相關?？梢哉f，學院每前進一步，都離不開檔案工作的推動。檔案作為學院基礎管理的一項重要內(nèi)容，為學院的發(fā)展壯大積累了寶貴的原始資料。隨著學院規(guī)模的擴大和教學管理水平的提高，檔案已成為學院辦學不可缺少的重要信息資源。

我院自1996年起，下大力氣狠抓檔案管理工作。在上級領導和業(yè)務主管部門的支持和幫助下，1998年3月晉升檔案目標管理省二級；同年年底升為省一級。1999年跨入國家二級的行列。2007年晉升為省特級檔案室。

一、強化對檔案工作的組織管理

學院1996年設立綜合檔案室，成立了學院檔案管理委員會，之后又根據(jù)學院機構變更情況進行了相應的調(diào)整。建立了自院長、各處室主要負責人到兼職檔案員的檔案管理網(wǎng)絡，在全院形成了一個自上而下層層分工負責的檔案管理體系。綜合檔案室集中管理學院黨群、行政、教學、財會、科研、基建、設備儀器、聲像、實物九類檔案及有關資料。

為加強檔案管理工作，學院確定由院長分管，辦公室主任具體負責。并把檔案管理的內(nèi)容列入了分管領導崗位職責和單位目標管理崗位責任制。

學院十分重視檔案管理工作，把檔案管理作為學院的一項重要基礎工作來抓。院領導在研究、布署各項工作時安排檔案工作；在檢查、驗收工作時過問檔案工作，及時為檔案工作解決實際問題。

檔案管理委員會還經(jīng)常組織有關人員學習《檔案法》和《山東省檔案條例》。向全體教職工宣傳檔案工作的重要性及黨和國家有關檔案工作的方針政策。全面提高師生員工的整體檔案意識。

綜合檔案室配備了專職檔案管理人員，主要科室配備了兼職檔案員。

二、檔案工作列入單位各項管理

為了扎實、有效地抓好學院的檔案管理工作，我們自1996年以來，把檔案工作列入了“九五發(fā)展規(guī)劃”和“十五發(fā)展規(guī)劃”、年度工作計劃以及各部門管理制度。先后制定了《文件材料的處理及立卷制度》、《檔案分類大綱及保管期限表》、《檔案工作人員守則》以及檔案的保管、利用、保密、借閱、統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度。1998年我們對原有的檔案工作管理制度進行了補充完善。修改制定了《學校檔案實體分類方案》及《檔案歸檔范圍和保管期限》；制定了《部門立卷制度》、《檔案管理考核細則》等。建立了從文件材料的形成、積累、整理到歸檔的一系列措施。為確保文件材料的齊全、完整和規(guī)范，發(fā)揮了重要的監(jiān)督指導作用。

學院檔案管理委員會按年度制定歸檔計劃，定期對文件材料的形成、整理、歸檔情況進行檢查指導。

三、加強檔案工作的業(yè)務建設

在檔案管理過程中，我們認真做好業(yè)務規(guī)范化、標準化建設。始終堅持高起點，嚴要求，扎扎實實地抓好業(yè)務建設，提高內(nèi)在質(zhì)量。1、遵照國家檔案局8號令，參照《高等院校檔案實體分類法與工作規(guī)范》，結(jié)合我院自身工作的特點，制定了分類方案、保管范圍、保管期限表和科學的分類編號標準。2、嚴把案卷質(zhì)量關，注重檔案管理人員的業(yè)務學習和培訓，提高業(yè)務素質(zhì)。虛心學習先進單位的工作經(jīng)驗，不斷提高檔案管理工作水平。各門類和載體的文件材料分類清楚，組卷合理，案卷規(guī)范，排列有序。學院檔案室有適應檔案工作發(fā)展需要和符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求的專用庫房、借閱室、辦公室共170平方米。做到庫房、借閱、辦公三分開。安裝了防盜門，配置了滅火器、殺菌機等防護設施，達到了“九防”的要求。檔案室有檔案柜、實物陳列架。配備了浪潮服務器、掃描儀、防磁柜、除濕機、空調(diào)、溫濕度計、微機等設施。

四、積極做好檔案信息的開發(fā)利用

學院綜合檔案室自建立以來，努力堅持以教學為中心的服務方向，緊緊圍繞學院的各項工作提供利用和服務。積極做好檔案資源優(yōu)勢文章。編制了13種編研材料和4種檢索工具。建立了《借閱登記》、《利用效果登記》、《利用效果實例匯編》等。在歷次學院評估驗收工作中，檔案均發(fā)揮了重要的作用。

在積極提供檔案利用的同時，我們強化服務意識，收集、篩選、匯編、加工參考資料。如《年鑒》、《學校大事記》、《校史））. 《管理制度匯編》、《學院揭牌慶典匯編》、《校慶資料匯編》、《校友通訊錄》等。

通過提供檔案資料信息和開展檔案利用服務，使大家充分認識了檔案的自身價值和做好檔案工作的重要意義。擴大了檔案工作的影響面，增強了全員檔案意識。

參考文獻

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