張亞紅

摘要：民辦高校二級(jí)學(xué)院辦公室是高校行政部門組成的一部分，也是高校黨政一體的管理基礎(chǔ)部門，其部門承接著上傳下達(dá)的重要職責(zé)，還對(duì)二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理起到了重要的指導(dǎo)性，可以說(shuō)部門雖小，功能巨大，高校二級(jí)學(xué)院辦公室的職能發(fā)揮將直接影響到二級(jí)學(xué)院教育工作的正常開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：高校；二級(jí)學(xué)院；辦公室；工作

隨著民辦高校近年來(lái)的快速發(fā)展，從機(jī)構(gòu)部門的設(shè)置和分工都有了明顯的提升，特別是細(xì)化專業(yè)學(xué)院后，二級(jí)學(xué)院辦公室的設(shè)立促進(jìn)了高校教育工作的正?；_(kāi)展，在整個(gè)教育體系中，二級(jí)學(xué)院辦公室的管理工作發(fā)揮了重要的作用。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室的職能

二級(jí)學(xué)院辦公司的職能具有綜合性，我們將整個(gè)民辦高校機(jī)構(gòu)比如為“互聯(lián)網(wǎng)組織”，二級(jí)學(xué)院辦公室就是互聯(lián)網(wǎng)中的核心“服務(wù)器”，不論是用戶的信息輸出還是信息的反饋，都需要“服務(wù)器”作為中間介質(zhì)來(lái)進(jìn)行傳達(dá)，在傳達(dá)信息的工作外，“服務(wù)器”還要對(duì)自身的系統(tǒng)進(jìn)行管理和管控，一旦出現(xiàn)程序邏輯錯(cuò)誤，信息的傳達(dá)和服務(wù)器內(nèi)部管理都將失去效能。在高校學(xué)院中，二級(jí)學(xué)院辦公室要服務(wù)員高校的黨政管理部門，及時(shí)傳達(dá)管理部門下發(fā)的文件和精神，其次要服務(wù)于二級(jí)學(xué)院內(nèi)部，對(duì)教學(xué)的進(jìn)度、教室的安排、教師的安排都要提前部署，對(duì)二級(jí)學(xué)院出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)向上級(jí)進(jìn)行反饋。還要服務(wù)于學(xué)生，要對(duì)學(xué)生的檔案、資料、成績(jī)、在校表現(xiàn)等等一系列數(shù)據(jù)進(jìn)行登記，還要服務(wù)于政工、服務(wù)于后勤等等，二級(jí)學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合性的管理實(shí)施部門，即是院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，還是教學(xué)工作正常化的部署者，有些民辦高?？荚囋嚲硪残枰?jí)學(xué)院辦公室協(xié)調(diào)出題教師、試卷印刷等，大量的繁瑣工作正是二級(jí)學(xué)院辦公室的主要職能。

二、影響二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的因素

民辦高校對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室工作的重視度仍存在不足，從公立高?？?，公立高校對(duì)二級(jí)的辦公室的支持度非常高，而民辦學(xué)院首先從主辦方或管理層限制了學(xué)院部門的發(fā)展，特別是從性質(zhì)上有區(qū)別，公立學(xué)院一般為國(guó)家設(shè)立的高等學(xué)院，主要是為國(guó)家培養(yǎng)人才，也是為社會(huì)主義培養(yǎng)接班人，在公立高校中并不以盈利為目的。而民辦高校將錄取分?jǐn)?shù)線降到相當(dāng)?shù)偷乃?，以此?lái)擴(kuò)充學(xué)院的學(xué)生數(shù)量，有以盈利為目的的嫌疑。以兩者對(duì)比看，我們不難發(fā)現(xiàn)民辦高校二級(jí)學(xué)院辦公室在一定因素下影響到了工作效率。

（一）對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室工作不重視，一味的節(jié)支開(kāi)流

行政部門的工作效率不但體現(xiàn)在人員的工作層面，還體現(xiàn)在辦公設(shè)備中，某些民辦高校為了壓縮開(kāi)支，對(duì)辦公室的人、財(cái)、物等實(shí)施多方面限制，甚至購(gòu)買小的辦公用品都要找處長(zhǎng)、找二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、找院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，這樣才能夠購(gòu)買，可以說(shuō)某些民辦高校對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室的節(jié)支開(kāi)流限制較為明顯，嚴(yán)重影響了二級(jí)學(xué)院辦公室工作的高效工作。

（二）辦公人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少之又少

二級(jí)學(xué)院辦公室承擔(dān)的職責(zé)決定了辦事人員的工作繁瑣性，要提高二級(jí)學(xué)院辦公室的工作效率，不斷對(duì)辦公室人員團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并且需要提供辦公室人員經(jīng)常與兄弟院校進(jìn)行相互學(xué)習(xí)、相互評(píng)比，這樣才能提高辦公人員的高素質(zhì)、高效率工作，而目前在民辦高校中，對(duì)于辦公人員的培訓(xùn)從上層就得不到重視，另外為了節(jié)約開(kāi)支，無(wú)力聘請(qǐng)培訓(xùn)師對(duì)辦公室人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，這也是民辦高校二級(jí)學(xué)院辦公室目前的狀態(tài)。

（三）辦公人員分工不明確，干多干少待遇一樣

在民辦高校二級(jí)學(xué)院辦公室中，每個(gè)辦公人員的職責(zé)劃分并不明確，特別是對(duì)工作的細(xì)化度不明晰，一旦二級(jí)學(xué)院辦公室工作任務(wù)加重時(shí)，辦公人員會(huì)出現(xiàn)相互推諉、相互踢皮球的現(xiàn)象，這嚴(yán)重制約了二級(jí)學(xué)院辦公室工作的效率，對(duì)二級(jí)學(xué)院的教育秩序產(chǎn)生了消極影響，甚至影響到教學(xué)進(jìn)度。而出現(xiàn)另外一種情況是不論辦公人員多付出還是少付出，待遇水準(zhǔn)都一樣，這也對(duì)辦公人員的工作積極性造成了制約性。

（四）缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)，嚴(yán)重制約了工作效率

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)在高校的應(yīng)用已經(jīng)非常普及，對(duì)于二級(jí)學(xué)院辦公室的辦公人員來(lái)講，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)是必要的，學(xué)生學(xué)籍整理、成績(jī)統(tǒng)計(jì)、發(fā)揚(yáng)高、通知書等都需要辦公室人員采用辦公軟件進(jìn)行編輯和打印。而目前對(duì)于辦公軟件熟練操作的人員較多，但一旦遇到特殊問(wèn)題，工作就會(huì)中斷，例如打印機(jī)打印出問(wèn)題、計(jì)算機(jī)文檔出現(xiàn)無(wú)法保存現(xiàn)象等，這側(cè)面反應(yīng)了辦公人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的缺乏，制約了辦公室的工作效率。

三、有效提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的策略

（一）全面重視二級(jí)學(xué)院辦公室工作，增加學(xué)院預(yù)算，減少審批程序

二級(jí)學(xué)院辦公室工作是一項(xiàng)較多繁瑣和復(fù)雜的工作，參與的環(huán)節(jié)多、流程多，辦公室人員的勞動(dòng)強(qiáng)度要比其他教師付出的多，而鑒于工作性質(zhì)的問(wèn)題，服務(wù)于學(xué)院、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生的綜合性工作，在某些領(lǐng)導(dǎo)眼中并不被重視，降低了辦公室的部門威信，使辦公室人員喪失了工作的積極性。要提升二級(jí)學(xué)院辦公室工作的效率，首先從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)開(kāi)始，肯定辦公室工作的成績(jī)，對(duì)于辦公室工作中出現(xiàn)的失誤予以包容，增加辦公室的預(yù)算，充分保障二級(jí)學(xué)院辦公室設(shè)備的穩(wěn)定性，以此來(lái)促進(jìn)辦公室的工作效率的提高。

（二）經(jīng)常性的對(duì)辦公室人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，有助于提高工作效率

民辦高校生源的不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致了二級(jí)學(xué)院辦公室的工作量不斷增加，工作中如何有秩序的分清輕、重、緩、急，按部就班的掌握和協(xié)調(diào)學(xué)院教育工作的正常開(kāi)展，培訓(xùn)辦公室人員的工作能力和認(rèn)知，提高對(duì)事件的處理能力和應(yīng)對(duì)能力，能夠?qū)⑥k公室的工作發(fā)揮到更高的層次，對(duì)提高辦公室工作的效率有著非常重要的提升空間。

（三）明確辦公室人員的工作職責(zé)，建立協(xié)調(diào)關(guān)系，完善評(píng)比制度

二級(jí)學(xué)院辦公室的組成是由不同性格、不同學(xué)歷、不同資歷的人員構(gòu)成的，對(duì)不同人員的工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)分化，能夠有效確定工作人員的職責(zé)范圍，對(duì)其責(zé)任心有督導(dǎo)意義。其次辦公室人員之間應(yīng)該建立協(xié)調(diào)關(guān)系，構(gòu)成相互幫助、相互配合的有機(jī)體，在評(píng)比制度上，根據(jù)人員的表現(xiàn)和能力，進(jìn)行評(píng)比和競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)優(yōu)秀者進(jìn)行升職或加薪，以形成自我督導(dǎo)工作的積極性。

（四）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)

不論是計(jì)算機(jī)還是打印機(jī)、掃描儀等等，所有的設(shè)備都具備共通性，當(dāng)計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，辦公室人員能夠快速的解決，有利于工作的快速順利進(jìn)行，故加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，要求辦公室人員能夠熟悉的掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)部門的工作開(kāi)展有極大的促進(jìn)意義。

四、結(jié)論

民辦高校不斷擴(kuò)展是當(dāng)下我國(guó)教育的普遍現(xiàn)象，這對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室的工作帶來(lái)了更多的復(fù)雜性，提升辦公室人員的辦公能力，形成完善的激勵(lì)制度，經(jīng)常性的進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)民辦高校的教育發(fā)展有著重要的意義。endprint