楊凱

摘要：通過查閱中小學?；n案，采訪中小學?；n案管理者和檔案管理部門相關人員，結(jié)合自身從事基建檔案工作的經(jīng)驗，提出中小學?；n案的特點，找出目前中小學校基建檔案管理中存在的問題，并參考相關文獻和某些地區(qū)的做法，提出推進中小學?；n案科學化管理的措施。

關鍵詞：中小學校；基建檔案；科學化；管理

近年來，隨著國家經(jīng)濟水平的快速發(fā)展，中小學?；ㄍ度氩粩嘣黾樱绕涫?009年至2012年實施的“全國中小學校校安工程”，更是將中小學校校園建設推向了高潮。同時，伴隨著中小學校校園如火如荼的建設，學?；n案管理工作也在摸索和實踐之中不斷規(guī)范和改進。中小學?；n案，是指中小學校的各種建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的檔案，它記錄了學校建設的整個過程，反應學校的前世、今生和未來，推進中小學?；n案科學化管理至關重要。

一、中小學?；n案的特點

1、多樣性。一方面，中小學基建項目類型多樣，有教學樓、實驗樓、圖書館、報告廳、行政樓等；另一方面，學?；椖啃再|(zhì)有新建、改擴建、維修等；同時，基建檔案中又包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、實物檔案等；所以，中小學?；n案種類繁多。

2、專業(yè)性。中小學校基建檔案主要由工程準備階段文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等組成，各階段的文件的內(nèi)容和類型都不同，較為詳細地反應了項目進展的過程，具有明顯的特點。

3、周期長。完整的基建項目需要經(jīng)過立項、規(guī)劃、設計、招投標、施工、竣工驗收、審計等階段，涉及單位眾多，時間跨度較長。

4、實用性。中小學?；n案主要記錄工程建設過程中的信息，在建筑較長的使用期限內(nèi)，能為學校改造維修、危房鑒定、地質(zhì)勘察等提供依據(jù)。

二、中小學?；n案管理存在的問題

1、基建檔案管理人員力量薄弱。基建檔案管理人員力量薄弱主要體現(xiàn)在兩個方面，一是管理人員少，教育管理部門內(nèi)部科室和學校檔案室人員較少，一般學校均只有一位檔案員，檔案員既要負責學校的基建檔案，又要負責其他檔案，有的檔案員同時還兼顧其他工作；二是檔案管理人員專業(yè)知識薄弱，基建檔案制作有較強的專業(yè)性，但是學校檔案員多數(shù)都未系統(tǒng)地學習過基建檔案的制作方法，不熟悉各類工程資料的來源和編排順序，只是按照以往的經(jīng)驗制作檔案。

2、基建檔案完整性低。中小學?；n案種類復雜，數(shù)量較多，一個完整的項目檔案包括工程前期資料、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖及決算審核報告等，檔案不完整的情況時有發(fā)生。究其主要原因，一是前期及工程管理人員的檔案管理意識不強，工程管理人員更加注重的是對工程安全、質(zhì)量、投資和進度等的控制，忽視工程檔案的重要性，隨意堆放和外借資料，造成資料遺失，遺失較多的資料主要為紅線圖、圖紙會審記錄、設計變更記錄等；二是相關手續(xù)不齊全，項目前期階段，為領取施工許可證，一般手續(xù)都比較齊全，但是在項目后期階段，許多項目未按規(guī)范組織單項驗收，缺乏的資料較多，比如消防驗收意見書、測繪成果資料、總平面竣工圖、室外管線竣工圖等。同時需要注意的是，基建檔案中缺乏照片檔案、實物檔案等特殊檔案，這也是基建檔案的重要組成部分。

3、基建檔案數(shù)字化程度不高。在檔案管理部門的大力指導和督查下，目前中小學?；n案均已采用人機結(jié)合的管理模式，所有基建檔案目錄均錄入專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，基建檔案的信息化水平已經(jīng)有了明顯的提高，但是基建檔案數(shù)量多，種類雜，數(shù)字化需要耗費大量的人力、物力和財力，所以，相較于文書檔案，基建檔案的數(shù)字化程度還不高[1]。

三、推進中小學?；n案科學化管理的措施

1、統(tǒng)籌規(guī)劃，完善中小學?；n案管理體系。中小學?；n案管理主體應認識到基建檔案的重要性，把檔案工作與其他業(yè)務工作放到同等位置，完善基建檔案管理體系?；n案管理單位應制定符合本單位實際情況的檔案管理辦法，在檔案管理辦法中明確基建檔案的管理辦法，由于中小學?；n案的專業(yè)性和特殊性，基建檔案不能和其他檔案混為一談，同時，可在基建檔案管理辦法中明確人員的職責，分工到位，由主管基建工作的領導統(tǒng)籌負責基建檔案工作，相關工程管理人員擔任兼職檔案員，配合專職檔案員做好基建檔案工作。

2、步步為營，理順基建項目管理流程。要嚴格遵循基建項目管理流程，妥善保管項目每個階段產(chǎn)生資料。筆者認為，應從以下幾個下面加以改進。在項目前期階段，應及時辦理臨時土地證和消防設計審核等手續(xù)，由于目前部分地區(qū)辦理施工許可證不需要提供臨時土地證和消防設計審核意見等資料，這些手續(xù)常常被忽略，為后期的驗收及檔案搜集制造麻煩；在項目施工階段，應及時通知相關單位進行中間驗收，如規(guī)劃驗線、基礎防雷驗收等，形成中間驗收資料；在竣工驗收階段，及時組織各類單項驗收及綜合驗收，如規(guī)劃、環(huán)保、消防、國土等部門的驗收，特別需要注意的是檔案驗收，此外，基建檔案應送城建檔案館備案。

3、加大投入，提高基建檔案數(shù)字化水平。推進基建檔案的數(shù)字化水平，離不開資金的支持，對于檔案規(guī)模較大的學校，應配備必要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代辦公設備，由于每個項目形成的基建檔案數(shù)量都很多，筆者認為，沒有必要對基建檔案的所有內(nèi)容都進行數(shù)字化處理，因為部分檔案的參考價值較低，同時也耗費大量人力、物力和財力，筆者建議，可篩選出基建檔案中比較重要的內(nèi)容，對其進行數(shù)字化處理，方便以后的查閱和利用。

4、厚積薄發(fā)，加強檔案理論及工程基礎知識學習。檔案管理人員在平時應加強工程和檔案這兩方面知識的學習，深入工地了解工程的基本情況，多參加檔案局及相關單位組織的交流學習活動，在工作中遇到問題時積極翻閱書籍或請教有經(jīng)驗的同志；同時，也可以以檔案專業(yè)中級或高級職稱為目標，夯實基礎，強化知識，通過不斷的學習和研究提升業(yè)務水平[2]。

參考文獻

[1] 潘冬梅. 中小學校舍檔案的管理及運用[J].科技創(chuàng)新導報，2015，（17）：194+196.

[2] 張海濤.學?；n案管理中的常見問題及對策[J].中國科技投資，2016，（24）：189-189.