侯敏

摘 要：通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案的管理流程進(jìn)行研究分析，對(duì)其進(jìn)行管理上的加強(qiáng)，可以通過(guò)對(duì)檔案的立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞等流程進(jìn)行有效的規(guī)范，對(duì)參與檔案管理相關(guān)工作的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任感等方面進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，全面提高高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量水平。本文以下就對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的加強(qiáng)，以期對(duì)高校學(xué)生檔案資料的管理工作水平的提高起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；管理方法；探討

高校學(xué)生的檔案不僅僅對(duì)于學(xué)生自身而言有著重要的意義，是其不如社會(huì)后學(xué)生生涯中的重要履歷，對(duì)其社會(huì)評(píng)價(jià)起到重要的影響作用，而且是國(guó)家人事檔案中重要的組成部分，高校學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生在高校就讀期間學(xué)習(xí)、生活以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的有效記錄，能夠?yàn)樯鐣?huì)組織進(jìn)行人才的選拔提供重要的依據(jù)，是一個(gè)學(xué)生在社會(huì)人事檔案中的最基礎(chǔ)的部分。

對(duì)于加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的重要意義不言而喻，因此，采用何種手段對(duì)其實(shí)施有效的加強(qiáng)、在那些具體的方面著手開(kāi)展加強(qiáng)等，就成為高校學(xué)生檔案管理工作人員需要思考的問(wèn)題了。通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案的管理流程進(jìn)行研究分析，對(duì)其進(jìn)行管理上的加強(qiáng)，可以通過(guò)對(duì)檔案的立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞等流程進(jìn)行有效的規(guī)范，對(duì)參與檔案管理相關(guān)工作的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任感等方面進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，全面提高高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量水平。本文以下就對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的加強(qiáng)，在檔案管理過(guò)程中的幾個(gè)流程中如何實(shí)施有效的加強(qiáng)進(jìn)行詳細(xì)的論述。

1 新生檔案立卷、歸檔

高校新生在入校之后，要對(duì)其進(jìn)行首次檔案信息的收集和采集工作，并在采集整理完畢之后進(jìn)行立卷、歸檔處理，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)是對(duì)學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確性以及完整性進(jìn)行把控。對(duì)于學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性，其重要性就不多說(shuō)了，信息喪失準(zhǔn)確性，學(xué)生檔案就失去了其存在的價(jià)值，欲加強(qiáng)學(xué)生檔案準(zhǔn)確性的把控，學(xué)生的檔案要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查過(guò)程，將其中存在模糊、不明確的因素進(jìn)行有效的排除，如：學(xué)生的籍貫信息，現(xiàn)今許多考生為降低高校入學(xué)的門(mén)檻，臨時(shí)辦理個(gè)別“照顧”地區(qū)的戶(hù)口，或是冒名頂替他人高考、入學(xué)，對(duì)于這類(lèi)信息要嚴(yán)格的審查。對(duì)于學(xué)生檔案的完整性把控，主要是對(duì)學(xué)生信息組成要素的逐一采集，對(duì)于存在缺項(xiàng)學(xué)生的信息進(jìn)行進(jìn)一步的審查，以確保學(xué)生檔案的完整性。

高校學(xué)生在入學(xué)時(shí)，是對(duì)其檔案進(jìn)行有效采集、收集的最佳時(shí)間段，要在這段時(shí)間內(nèi)完成對(duì)學(xué)生檔案的立卷和歸檔，并保證其準(zhǔn)確性和完整性，為學(xué)生在畢業(yè)階段為社會(huì)提供第一手準(zhǔn)確的資料做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

2 對(duì)于學(xué)生檔案的保管

對(duì)于任何一種檔案而言，它多數(shù)時(shí)間是在某一空間內(nèi)存放，只有在一些特定的時(shí)間段（如：轉(zhuǎn)校、畢業(yè)以及步入社會(huì)等等時(shí)間段）才會(huì)出現(xiàn)對(duì)其內(nèi)容和存放地點(diǎn)的變更，故而，高校學(xué)生檔案的保管是一項(xiàng)長(zhǎng)期并且重要的工作，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案保管流程的管理，要針對(duì)學(xué)生檔案中的各個(gè)組成要素進(jìn)行，具體有：

（1）對(duì)于學(xué)生的鑒定材料，要保證其內(nèi)容的真實(shí)性，學(xué)生的鑒定材料是社會(huì)之進(jìn)行人才選撥和任命的重要依據(jù)，尤其是對(duì)學(xué)生在某一方面的特長(zhǎng)或是缺陷有較強(qiáng)的評(píng)判性，能夠有效增強(qiáng)社會(huì)組織對(duì)學(xué)生判斷的準(zhǔn)確性。

（2）學(xué)生的成績(jī)單。學(xué)生的成績(jī)單，如實(shí)的記錄了學(xué)生在接受文化素質(zhì)教育過(guò)程中的個(gè)中表現(xiàn)，并以打分的形式呈現(xiàn)出來(lái)，是對(duì)學(xué)生文化素質(zhì)水平的客觀(guān)體現(xiàn)，對(duì)于其在工作崗位上所能作出的成績(jī)有較強(qiáng)的依據(jù)性。

（3）榮譽(yù)、處分等。一個(gè)學(xué)生在校期間，有重大突出表現(xiàn)時(shí)，都會(huì)在學(xué)生檔案中有一定的體現(xiàn)，將學(xué)生在校期間的各種榮譽(yù)或是處分等進(jìn)行有效的記錄，能夠增強(qiáng)學(xué)生檔案的全面性。

（4）學(xué)生的體檢表，高校學(xué)生在校期間，會(huì)接受幾次體檢普查，而體檢表能夠準(zhǔn)確的對(duì)學(xué)生的身體情況進(jìn)行記錄，能夠在其進(jìn)入社會(huì)后是否具有從事一些對(duì)身體素質(zhì)要特殊要求的崗位（如：飛行員、潛水工作等有特殊要求的崗位）。

（5）高效學(xué)生在校期間會(huì)接觸到多社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，在其中，學(xué)生各個(gè)方面的素質(zhì)能力會(huì)有一定程度的提高，在進(jìn)行高效學(xué)生檔案的保管過(guò)程中，要對(duì)學(xué)生的這類(lèi)信息資料進(jìn)行有效的保管。

在進(jìn)行高效學(xué)生檔案的保管環(huán)節(jié)中，還要注意學(xué)生檔案內(nèi)容時(shí)效性的管理，對(duì)于相關(guān)檔案資料內(nèi)容，一經(jīng)核實(shí)無(wú)誤，及時(shí)存檔保管。

3 學(xué)生檔案整理、接收

高校在讀生的檔案資料，期間會(huì)出現(xiàn)一些內(nèi)容上的更新、新進(jìn)人員檔案的接收等，要對(duì)這些流程的進(jìn)行規(guī)范化的管理，對(duì)于不符合要求的檔案拒不接受，對(duì)于出現(xiàn)不合格檔案資料在源頭上進(jìn)行杜絕，嚴(yán)禁檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行私自的更改或是替換，尤其是其中的一些不良記錄等，決不能私自撤銷(xiāo)，降低學(xué)生檔案的真實(shí)性，加強(qiáng)檔案的客觀(guān)性，為用人單位負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。

4 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞

高效學(xué)生一份完整檔案資料，包括以往求學(xué)經(jīng)歷中的檔案資料，高校期間的個(gè)人狀況的的記錄信息，以及最后的派遣證明，在學(xué)生畢業(yè)步入社會(huì)中，要遵照“檔隨人走”的原則，將學(xué)生完整的檔案資料轉(zhuǎn)遞（一般能夠通過(guò)專(zhuān)門(mén)快遞或是直接派送的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞）到相關(guān)的用人單位或是公共組織單位（有些學(xué)生的檔案直接由地方人力資源部門(mén)接收）。高校學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞這個(gè)環(huán)節(jié)中，要加強(qiáng)即時(shí)性、準(zhǔn)確性的管理，保證將學(xué)生檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)送達(dá)指定的地點(diǎn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量水平，受到諸多因素的影響，如：學(xué)生之前檔案資料的各項(xiàng)要求、高校就讀期間檔案資料管理工作的水平、保管時(shí)間的長(zhǎng)短等等，要想加強(qiáng)其管理工作，首先從根源上要對(duì)其內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行強(qiáng)化，制定相關(guān)的檔案管理制度，促使其在檔案的更新、流轉(zhuǎn)過(guò)程中準(zhǔn)確性和完整性得到良好的保證，為高校學(xué)生檔案的管理工作提供制度保證。

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