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        試論高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研究

        2017-08-25 02:33:34羅芳李紅才
        速讀·下旬 2017年8期
        關(guān)鍵詞:信息化系統(tǒng)高職院校檔案管理

        羅芳++李紅才

        摘 要:當(dāng)前,由于擴(kuò)招而使得高職院校的師生規(guī)模都在不斷擴(kuò)大,由此帶來檔案信息管理上的許多困難。傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介的檔案管理模式,已經(jīng)逐漸被淘汰,而以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫為依托自助化的信息管理系統(tǒng)則應(yīng)用的越來越多。實(shí)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì),從程序上來說有很多實(shí)現(xiàn)手段,關(guān)鍵是從業(yè)務(wù)流程分析入手,確定各個(gè)功能模塊與管理活動(dòng),并據(jù)此建立具體的信息數(shù)據(jù)表。本人從系統(tǒng)設(shè)計(jì)的角度,簡(jiǎn)要論述高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

        關(guān)鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化系統(tǒng);設(shè)計(jì)

        1引言

        隨著高等教育普及以及教育商業(yè)化,高校擴(kuò)招已經(jīng)十分普遍。在高校擴(kuò)招的浪潮中,高職院校的檔案信息管理面臨著越來越大的壓力。原先以紙質(zhì)資料為載體的檔案管理模式在新形勢(shì)下已經(jīng)不再使用,而計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)被越來越多地應(yīng)用在檔案信息管理業(yè)務(wù)中。

        2高職院校檔案管理業(yè)務(wù)流程分析

        2.1高職院校檔案信息管理參與的角色

        高職院校的檔案信息管理業(yè)務(wù)參與的角色應(yīng)該包括:學(xué)生、教職工和檔案信息系統(tǒng)管理員三個(gè)角色。他們?cè)跈n案信息管理系統(tǒng)中分別承擔(dān)表1中所列的任務(wù)。

        表1 高職檔案信息管理系統(tǒng)角色劃分表

        [角色\&職責(zé)或者功能\&學(xué)生\&參與新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、3+2連讀、檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、檔案查詢等檔案管理業(yè)務(wù)\&教職工\&參與新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案移入、職稱信息管理、檔案轉(zhuǎn)移、檔案查詢等檔案管理業(yè)務(wù)\&檔案信息管理人\&作為系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)管理,并參與個(gè)人信息管理、檔案移入、電子檔案建立、檔案移出、3+2連讀辦理、職稱信息管理等全部業(yè)務(wù)\&]

        2.2高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)

        根據(jù)系統(tǒng)中角色要參與的職責(zé),可以確定高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)要包含以下8項(xiàng)業(yè)務(wù):新用戶注冊(cè);個(gè)人信息管理;檔案移入;電子檔案建立;檔案轉(zhuǎn)移;3+2連讀辦理;職稱評(píng)定;檔案查詢。其中新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案查詢、電子檔案建立都屬于單角色業(yè)務(wù),也就是單獨(dú)一個(gè)角色就可以參與完成的業(yè)務(wù)。而檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、3+2連讀辦理、職稱信息管理這四項(xiàng)是多個(gè)角色參與的業(yè)務(wù),其業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

        3功能模塊設(shè)計(jì)

        3.1單角色功能模塊

        如上分析,單角色業(yè)務(wù)包括:新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案查詢、電子檔案建立四項(xiàng)。其中新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案查詢面向全體角色(檔案管理員在面對(duì)這三項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí),可以教職工身份參與),電子檔案建立為單獨(dú)面向檔案管理員的業(yè)務(wù)。

        因此,設(shè)計(jì)時(shí)這四個(gè)單角色業(yè)務(wù)直接轉(zhuǎn)化為頂層功能包。其中新用戶注冊(cè)包含新用戶注冊(cè)、已注冊(cè)用戶登錄三個(gè)二層功能包;個(gè)人信息管理包含個(gè)人信息、家庭信息和校內(nèi)信息管理三個(gè)二層功能包;檔案查詢包含檔案查詢、聯(lián)系管理員兩個(gè)二層功能包;電子檔案建立包含掃描紙質(zhì)檔案、檔案PDF歸類存儲(chǔ)兩個(gè)二層功能包。

        3.2多角色功能模塊

        如上分析,多角色功能模塊包括:檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、3+2連讀辦理、職稱信息管理四項(xiàng)。四個(gè)業(yè)務(wù)直接轉(zhuǎn)化成頂層功能包,其中檔案移入包括已注冊(cè)用戶登錄、檔案移入申請(qǐng)、檔案移入審核、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)五個(gè)二層功能包;檔案轉(zhuǎn)移包括已注冊(cè)用戶登錄、檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)、檔案轉(zhuǎn)移審核、檔案轉(zhuǎn)移確認(rèn)四個(gè)二層功能包;3+2連讀辦理包括3+2連讀辦理申請(qǐng)、3+2連讀申請(qǐng)審核、新用戶注冊(cè)、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)五個(gè)二層功能包;職稱信息管理包括已注冊(cè)用戶登錄、職稱文件電子檔上傳及信息變更申請(qǐng)、職稱信息變更審核、職稱信息變更確認(rèn)四個(gè)二層功能包。

        3.3系統(tǒng)管理功能模塊

        系統(tǒng)管理功能模塊專門面向檔案管理員開放,包括賬戶管理、權(quán)限管理、角色管理三個(gè)二層功能包。

        4數(shù)據(jù)分析

        4.1界面類與控制類分析

        界面類的設(shè)計(jì)與功能模塊頂層包基本一致,首先是檔案管理系統(tǒng)總界面,然后包含新用戶注冊(cè)、檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、檔案查詢、個(gè)人信息管理、電子檔案建立、3+2連讀辦理、職稱信息管理8個(gè)子界面。為了便于操作,將這8個(gè)子界面按照角色權(quán)限進(jìn)行分類,分為學(xué)生入口、教職工入口和系統(tǒng)管理員入口三個(gè)前置界面,在系統(tǒng)管理員入口中增加系統(tǒng)管理界面。新用戶注冊(cè)界面為學(xué)生入口與教職工入口界面之后的第二級(jí)界面,也就是說要進(jìn)入其他七個(gè)界面必須要進(jìn)行已注冊(cè)用戶登錄,而3+2連讀辦理界面并列鑲嵌在學(xué)生新用戶注冊(cè)界面中。

        二層功能包轉(zhuǎn)化為控制類,所以新用戶注冊(cè)界面包含其中新用戶注冊(cè)包含新用戶注冊(cè)、已注冊(cè)用戶登錄三個(gè)控制類;個(gè)人信息管理界面包含個(gè)人信息、家庭信息和校內(nèi)信息管理三個(gè)控制類;檔案查詢界面包含檔案查詢、聯(lián)系管理員兩個(gè)控制類;電子檔案建立界面包含掃描紙質(zhì)檔案、檔案PDF歸類存儲(chǔ)兩個(gè)控制類;檔案移入界面包含檔案移入申請(qǐng)、檔案移入審核、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)四個(gè)控制類;檔案轉(zhuǎn)移界面包括檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)、檔案轉(zhuǎn)移審核、檔案轉(zhuǎn)移確認(rèn)三個(gè)控制類;3+2連讀辦理界面包括3+2連讀辦理申請(qǐng)、3+2連讀申請(qǐng)審核、新用戶注冊(cè)、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)五個(gè)控制類;職稱信息管理包括職稱文件上傳及變更申請(qǐng)、職稱信息變更審核、職稱信息變更確認(rèn)三個(gè)控制類。系統(tǒng)管理功能模塊專門面向檔案管理員開放,包括賬戶管理、權(quán)限管理、角色管理三個(gè)控制類。

        4.2數(shù)據(jù)表的建立

        數(shù)據(jù)表是與各個(gè)功能模塊對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫實(shí)體。但是,并不是每一個(gè)控制類或者二層功能包都要有一個(gè)實(shí)體數(shù)據(jù)表與之對(duì)應(yīng),很多時(shí)候?qū)嶓w類之間的關(guān)系是互相包含的,而控制類很多時(shí)候也可以指向同一個(gè)實(shí)體。

        比如這個(gè)系統(tǒng),在最少的情況下可以由系統(tǒng)用戶信息表、個(gè)人信息表、職稱信息表、電子檔案信息表來實(shí)現(xiàn)。其中,系統(tǒng)用戶信息表包含用戶ID、用戶密碼、姓名、用戶權(quán)限、用戶角色、用戶學(xué)號(hào)/工號(hào)這幾項(xiàng)數(shù)據(jù),其中用戶ID是主鍵,只有系統(tǒng)管理員能夠參與管理;個(gè)人信息表包括系統(tǒng)用戶信息表的數(shù)據(jù)之外,還包括身份證號(hào)碼、性別、民族、政治面貌、學(xué)歷(教育部認(rèn)證編號(hào))、學(xué)位(教育部認(rèn)證編號(hào))、出生日期、年級(jí)(可空)、院系、專業(yè)、職稱(可空)、宿舍(可空)、聯(lián)絡(luò)方式(手機(jī)號(hào)碼)、家庭住址、主要家庭成員、主要家庭成員聯(lián)絡(luò)方式,其中用戶ID是主鍵、身份證號(hào)碼作為外鍵;職稱信息表包含系統(tǒng)用戶信息表的數(shù)據(jù)之外,還包含身份證號(hào)碼、性別、出生日期、院系、學(xué)歷、最高學(xué)位、職稱等級(jí)、職稱文件掃描圖片(bit數(shù)據(jù)),其中用戶ID為主鍵、身份證號(hào)碼為外鍵;電子檔案信息表包含電子檔案編號(hào)、學(xué)號(hào)/工號(hào)、身份證號(hào)碼、姓名、性別、出生年月、政治面貌、民族、畢業(yè)院校、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、簡(jiǎn)歷、教育背景、獎(jiǎng)懲情況、發(fā)明專利、發(fā)表論文。

        5高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

        5.1開發(fā)平臺(tái)及開發(fā)模式

        系統(tǒng)采用的前臺(tái)開發(fā)平臺(tái)是微軟公司的VS.NET平臺(tái),開發(fā)工具選用ASP.NET,開發(fā)語言為C++語言。后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫采用SQLsever2008,在界面設(shè)計(jì)中采用Photoshop進(jìn)行圖片的編輯。

        系統(tǒng)采用B/S模式,即瀏覽器/服務(wù)器模式,相比C/S模式,B/S模式具有客戶端免維護(hù)的優(yōu)勢(shì),適合高職院校檔案管理這樣用戶數(shù)量龐大,而且用戶需求與用戶信息經(jīng)常發(fā)生變化的軟件系統(tǒng)。

        客戶端只要是標(biāo)準(zhǔn)的Web瀏覽器就可以,可以是安裝了IE6.0以上的Windows2000以上系統(tǒng),主要的業(yè)務(wù)處理邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)。

        5.2系統(tǒng)的UI界面設(shè)計(jì)

        圖2 系統(tǒng)的UI界面

        系統(tǒng)的UI界面設(shè)計(jì)中的圖片為Photoshop編輯二層,上圖為點(diǎn)擊學(xué)生入口/教職工入口/管理員入口之后的登錄界面。如果是學(xué)生登錄界面,還會(huì)有另外一個(gè)3+2申請(qǐng)的選項(xiàng)。在頁面右上角的回首頁,可以返回學(xué)生入口/教職工入口/管理員入口的選項(xiàng)首頁,比如檔案管理員就可以在教職工入口以普通教職工身份登錄,或者返回首頁點(diǎn)擊管理入口,以管理員身份登錄。

        6結(jié)語

        綜上所述,高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)可以采用面向?qū)ο蟮能浖こ淘O(shè)計(jì)思路,通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的逐項(xiàng)分析,以其為依據(jù)設(shè)計(jì)各級(jí)的功能模塊。然后,依據(jù)功能模塊的設(shè)定,設(shè)計(jì)界面類、控制類與實(shí)體數(shù)據(jù)表,在利用成熟的開發(fā)平臺(tái),就能夠較為容易地開發(fā)出來。而系統(tǒng)UI界面的設(shè)計(jì)上,應(yīng)該要更多考慮人性化與學(xué)校的風(fēng)格與特色。這些都值得掌握軟件工程開發(fā)能力的檔案信息管理人員們更加深入的探索與研究。

        參考文獻(xiàn):

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        [2]祝賀,安向明.人事檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦學(xué)習(xí),2012(02):17-18.

        [3]劉琴.人事檔案管理研究述評(píng)及騎術(shù)展望[J].檔案學(xué)研究,2011(10):28-29.

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        [5]北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué),2012.

        作者簡(jiǎn)介:

        羅芳(1972.10—),女,大學(xué)本科學(xué)歷,從事檔案管理工作14年,愛崗敬業(yè),職業(yè)領(lǐng)悟平時(shí)不用用時(shí)急,莫忘用后平時(shí)積。

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