李積敏

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化水平也在不斷提高。在當(dāng)今時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，當(dāng)前中學(xué)檔案管理存在很多問題。本文對(duì)中學(xué)檔案室日常管理存在的問題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 思考

【中圖分類號(hào)】G76 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）25-0009-02

中學(xué)學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)教研及學(xué)生管理等活動(dòng)中所形成的，將其中有價(jià)值的文字、圖像信息作為一種歷史資料保存下來，為日后的教學(xué)提供參考，其內(nèi)容主要包括信息的收集與整理，并做好相關(guān)的保管統(tǒng)計(jì)的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人類進(jìn)入信息時(shí)代，中學(xué)學(xué)校檔案管理的方式和流程都發(fā)生了很大變化，變得更加專業(yè)，更加復(fù)雜，這對(duì)于中學(xué)學(xué)校檔案管理來說，既是一種挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一種全新的發(fā)展機(jī)遇。

一、中學(xué)學(xué)校檔案管理存在的不足

（一）人才匱乏

由于我國(guó)檔案專業(yè)課程設(shè)置得比較晚，由此導(dǎo)致具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才比較少，中學(xué)學(xué)校在招聘檔案管理人才時(shí)，很難招到專業(yè)的檔案管理人才。也正因如此，目前各個(gè)中學(xué)學(xué)校的檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力參差不齊，普遍素質(zhì)比較低，專業(yè)性不強(qiáng)。除此之外，中學(xué)學(xué)校在對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)也比較少，缺乏針對(duì)性的專業(yè)指導(dǎo)以及實(shí)際工作能力的培訓(xùn)。

（二）相關(guān)制度體系不健全

目前中學(xué)學(xué)校的檔案管理部門在日常管理上比較粗放，缺乏完善的管理體系，相關(guān)的管理制度也不健全，管理缺位現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案員在平時(shí)整理材料的過程中，對(duì)于材料審查不仔細(xì)，出現(xiàn)檔案材料不真實(shí)的情況，尤其是學(xué)生檔案造假現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案的真實(shí)性、可靠性受到很大影響。檔案員對(duì)于材料的整理、分類的能力較差，很多時(shí)候更是主觀上的忽略，導(dǎo)致檔案管理混亂，很多重要的檔案信息缺失，致使檔案不完整。

（三）信息化水平低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入了信息化的階段，各行各業(yè)對(duì)于檔案信息的管理和歸類也逐漸向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。但是目前很多中學(xué)學(xué)校對(duì)于檔案信息的管理仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體的管理方式，數(shù)字化水平較低。紙質(zhì)檔案易遺失、損壞，且重復(fù)率較低，并且整理歸納起來需要大量的人力、物力、財(cái)力，然而通過建立電子檔案的方式，對(duì)于檔案的分門別類更加清晰，整理起來更加簡(jiǎn)潔方便，同時(shí)減少了紙張的使用以及人工的投入，節(jié)省了大量的人力、財(cái)力，并且電子檔案整理囊括的信息量更大，更加全面。因此，使用電子檔案代替紙質(zhì)檔案室時(shí)代發(fā)展的潮流。

二、完善檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

加強(qiáng)中學(xué)院校檔案管理，最重要的是對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)。首先，高校應(yīng)當(dāng)重視對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)，為社會(huì)輸送更多高素質(zhì)、專業(yè)性比較強(qiáng)的檔案管理人才。中學(xué)院校在招聘時(shí)，盡量選擇擁有專業(yè)檔案管理知識(shí)或者擁有與檔案管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員，且以年輕成員為主，年紀(jì)比較大的工作人員對(duì)于電腦相關(guān)的知識(shí)比較陌生，而青少年對(duì)于電腦信息技術(shù)等先進(jìn)科技接受能力比較快。其次，對(duì)于中學(xué)學(xué)校來說，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，尤其是對(duì)于沒有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)或者沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的人，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)踐能力，將理論與社會(huì)實(shí)踐相結(jié)合，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，掌握先進(jìn)的檔案管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量。

（二）完善相關(guān)管理制度

為了提高檔案管理的質(zhì)量，就要完善相關(guān)的管理制度。如果沒有健全的管理制度，必然造成管理混亂。建立權(quán)責(zé)明確的賞罰體系，將責(zé)任細(xì)化，具體落實(shí)到每個(gè)人身上，與此同時(shí)建立員工考核制度，提高員工的責(zé)任心，避免工作人員發(fā)生瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。在選拔人才的過程中，競(jìng)爭(zhēng)上崗，擇優(yōu)錄取，選擇優(yōu)秀的高素質(zhì)人才。最后，建立完善的經(jīng)費(fèi)管理制度，保證檔案管理經(jīng)費(fèi)的合理利用。

（三）提高信息化水平

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給人們的生活與工作帶來了顛覆性的改變，傳統(tǒng)的采用紙媒的管理方式必然被新興起的電子信息技術(shù)所淘汰。通過使用電子信息技術(shù)，建立數(shù)字化電子檔案信息庫(kù)，提高服務(wù)的質(zhì)量和水平。使用電子信息技術(shù)能夠有效降低工作強(qiáng)度，減少人員的投入，并且通過電子信息技術(shù)可以有效的解決一些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，同時(shí)還能夠提高信息管理的正確率和及時(shí)性，同時(shí)還能節(jié)省了檔案管理的空間。

結(jié)論：總而言之，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理進(jìn)入信息化階段，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。檔案管理方式發(fā)生改變，工作模式與工作流程也相應(yīng)的發(fā)生了改變。中學(xué)學(xué)校應(yīng)建立健全管理體系，制度相關(guān)的管理制度，加強(qiáng)人事管理，并且不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，并且不斷提高檔案的信息化水平，提高管理的質(zhì)量和效率。

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