鄧蘇梅

摘要：房屋檔案工作的管理是一項細(xì)致而又繁瑣的事情，信息化技術(shù)的應(yīng)用給現(xiàn)代生活帶來了極大的改變，當(dāng)前很多學(xué)者在理論和實(shí)際方面致力于探究如何更好地將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到房產(chǎn)檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)房屋檔案管理的有效性。本文主要從房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景、概念、特點(diǎn)以及應(yīng)用措施方面進(jìn)行研究，以期對途徑房屋檔案管理工作有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案信息化管理 概述 應(yīng)用策略

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對我們社會生活的方方面面都產(chǎn)生了巨大的影響，對于我們實(shí)現(xiàn)有效地管理有積極意義。房屋檔案管理工作作為社會工作的一種，必然也會受到信息化技術(shù)的影響，房屋檔案工作的管理本身是一項細(xì)致而又繁瑣的事情，僅僅依靠人工的管理有很大的局限性。因此當(dāng)前對于房屋檔案管理工作

就將信息化技術(shù)應(yīng)用其中。另外很多學(xué)者在理論和實(shí)際方面仍在致力于探究如何更好地將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到在房產(chǎn)檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)房屋檔案管理的有效性。本文結(jié)合已有研究以及信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行研究，分別從房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景、概念、特點(diǎn)以及應(yīng)用措施方面進(jìn)行論述，以期對途徑房屋檔案管理工作有借鑒意義。

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的概述

（一）房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景

房產(chǎn)檔案作為國家檔案的重要組成部分，通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行記錄，一方面是工作量大，導(dǎo)致花費(fèi)巨大的人力、物力以及財力資源。另—方面就是通過傳統(tǒng)的人工記錄往往很容易出錯，記錄信息經(jīng)常會出現(xiàn)不完整或者是信息出問題的情況，不僅是對資源的花費(fèi)，更是對各種資源的一種浪費(fèi)。最后就是，通過人工記錄的信息保存時極其不方便，在進(jìn)行調(diào)閱查看時，所需要的工作周期較長，不能實(shí)現(xiàn)管理工作的有效性。在這樣大的背景下，網(wǎng)格信息技術(shù)的優(yōu)勢被人們所意識到，實(shí)現(xiàn)二者的結(jié)合，成為房產(chǎn)檔案信息化管理的一個必然趨勢，對房產(chǎn)檔案的管理工作而言具有劃時代的意義，就這樣房產(chǎn)檔案信息化管理就應(yīng)運(yùn)而生了。

（二）房產(chǎn)檔案信息化管理的概念

何謂“房產(chǎn)檔案信息化管理”？借鑒張寶軍在其文章《對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和思考》對其定義是這樣的：房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計算機(jī)技掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序的檔案信息系統(tǒng)，及時有效進(jìn)行管理、提供利用，實(shí)施資源共享。管理的實(shí)質(zhì)就是通過資源的有效利用實(shí)現(xiàn)利益的最大化。由此可見，房產(chǎn)檔案信息化管理自身的獨(dú)特特點(diǎn)或者說是優(yōu)越性，是我們應(yīng)該意識到的。

（三）房產(chǎn)檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.存儲資料的規(guī)范性

信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用不同于人工錄入，其通過計算機(jī)技掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及存儲技術(shù)等高新技術(shù)，使得存儲資料的過程變成一個規(guī)范化的過程，對于資料保存的內(nèi)容格式以及規(guī)范性都有很好的保證，存儲檔案信息的過程成為一個不僅僅是簡單的存儲過程，更重要的是成為一個整理的過程，一個規(guī)范化、系統(tǒng)化的過程。

2.保存資料的安全性

房產(chǎn)檔案信息存儲在電腦之中，一方面可以避免紙質(zhì)資料容易破損的缺點(diǎn)，另一方面可以避免由于工作人員工作的不細(xì)致導(dǎo)致資料的遺失所帶來的損失。將房產(chǎn)檔案信息存儲在電腦中的安全性較之人工記錄的方式安全性較高。

3.獲取資料的便捷性

使用傳統(tǒng)方式記錄房產(chǎn)檔案信息對于再次查閱記錄信息而言，有巨大的工作負(fù)擔(dān)，往往所需周期較長，但是通過信息化的方式記錄，只需要操作人員點(diǎn)幾下鼠標(biāo)的時間就可以實(shí)現(xiàn)資料的查詢，這其中的高效、便捷性是我們每一個現(xiàn)代人不可否認(rèn)的。

另外，房產(chǎn)檔案信息化管理還有許多其它方面的優(yōu)越性，比如：這種方式實(shí)現(xiàn)了圖文的有機(jī)結(jié)合、便于對一些錯誤信息進(jìn)行及時修改，另外也是很重要的一方面就是房產(chǎn)檔案信息化管理極大的節(jié)省了人力和物力資源，減少了工作成本。房產(chǎn)檔案信息化管理對于實(shí)現(xiàn)管理的有效和積極性有很大作用，因此探究房產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用策略就是十分有必要的了。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用策略

（一）完善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息化管理不可缺少的工具就是建立完善的房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)。一個有效的技術(shù)系統(tǒng)可以起到事半功倍的效果，完善的房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息的錄入系統(tǒng)、信息的存儲系統(tǒng)以及信息的檢索系統(tǒng)。信息的錄入系統(tǒng)要保證信息錄入一要全面，二要準(zhǔn)確；信息存儲系統(tǒng)要保證一要內(nèi)存較大，二要存儲安全；信息檢索系統(tǒng)最主要的就是要便捷有效。從這三方面為房產(chǎn)檔案管理提供技術(shù)支持。

（二）提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

每種職業(yè)都有其專業(yè)性，房產(chǎn)檔案管理工作需要專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的有效性。首先管理人員要意識到房產(chǎn)檔案管理的重要性，按時及時做好房產(chǎn)管理工作。其次，也是最重要的一點(diǎn)就是，管理人員的專業(yè)技能以及專業(yè)素質(zhì)是做好房產(chǎn)管理工作的必不可缺少的一環(huán)。一方面管理人員可以通過自主學(xué)習(xí)不斷提高自己的專業(yè)水平。另一方面，管理人員可以通過參加相關(guān)培訓(xùn)或者是外出學(xué)習(xí)的方式提高自身的素質(zhì)。完善房產(chǎn)檔案管理人員作為一種專業(yè)人員應(yīng)該從各方面提高自身素質(zhì)，為國家的檔案管理建設(shè)奉獻(xiàn)自身力量。

（三）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的制度建設(shè)與監(jiān)管

無規(guī)矩不成方圓，房產(chǎn)檔案管理也是如此，需要一定的制度來保證管理的有效順利進(jìn)行。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及廣大人民群眾法制觀念的不斷增強(qiáng)，有關(guān)房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件也在不斷增多，在檔案的查閱和利用方面很容易出現(xiàn)一些矛盾，因此加強(qiáng)在這方面的制度建設(shè)既是對廣大人民合法權(quán)利的保障，同時又有利于保證管理人員的合法權(quán)利。另外，相關(guān)部門也應(yīng)該做好及時的監(jiān)管工作，盡早地發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，解決問題。