陳怡君

摘 要：本文分析了高職院校檔案安全管理普遍存在的問題，并提出了安全管理的建議及對策。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案保管；安全

檔案保護(hù)工作是高職院校檔案管理工作中最為重要的日常工作之一，其對保護(hù)檔案、延長檔案的自然壽命有著重要意義。檔案安全是檔案工作的重中之重，它直接關(guān)系到檔案的保存。保證檔案的安全，嚴(yán)防各種事故的發(fā)生，在保證檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上，最大限度地延長檔案壽命，是高職院校檔案安全管理的重要意義。本文通過對高職院校檔案室檔案安全保護(hù)工作中普遍存在的問題及形成原因進(jìn)行分析，提出了檔案室檔案安全保護(hù)工作的對策及建議。

一、檔案安全保護(hù)工作所存在的問題

1.檔案安全保護(hù)意識淡薄

隨著高職院校綜合性檔案館館藏檔案數(shù)量的增加，檔案管理任務(wù)加重，其對存放環(huán)境條件及存放方法也有較高的要求，保護(hù)工作的技術(shù)含量較高。但是由于人員配備不足，工作繁忙，檔案管理人員往往只顧及檔案的收集、整理，對做好檔案安全保管工作的重要性認(rèn)識不足。部分高職院校熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化，建設(shè)數(shù)字檔案室，認(rèn)為只要庫房內(nèi)不潮濕、沒有明火，檔案文件沒有發(fā)霉、生蟲，庫房問題沒有引發(fā)火災(zāi)，檔案的安全就不成問題。

2.檔案安全管理制度不健全，執(zhí)行不到位

高職院校檔案保護(hù)意識較弱，雖然制訂了檔案安全管理制度，但制度不健全。如對檔案室的溫濕度的控制調(diào)節(jié)，檔案用紙要求、蟲害防治技術(shù)、裝裱修復(fù)工藝、晾曬防潮方法、分庫保護(hù)體系、庫房構(gòu)建技術(shù)等安全管理工作沒有提到議事日程上。有些制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行，缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案安全保護(hù)工作不到位。

3.檔案管理人員重視度不夠

高職院校檔案室普遍被認(rèn)為就是一個倉庫，檔案工作人員的工作類似于倉庫管理員，檔案工作不受重視，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，承擔(dān)的任務(wù)較重，沒有精力將工作全部放在檔案管理與檔案保護(hù)上。安全保管工作中必需的資金、設(shè)備、庫房沒有得到解決，檔案管理人員心有余而力不足，這給檔案安全保管工作造成了很大困難。

二、高職院校檔案室檔案安全保護(hù)的對策及建議

1.增強(qiáng)檔案安全保護(hù)工作的意識

在高職院校的檔案管理工作中，工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案保護(hù)知識和技能，保持一線工作的清醒頭腦，克服麻痹思想，消除各種隱患，提高檔案安全保護(hù)意識，落實(shí)安全第一、預(yù)防為主的方針。在提高安全保護(hù)意識的同時，要加強(qiáng)借閱和利用檔案方面的保護(hù)，要及時了解所需，多做調(diào)查研究，對于特殊檔案，可先進(jìn)行復(fù)印然后再提供復(fù)印件，這樣就避免了檔案重復(fù)翻閱和復(fù)印情況的發(fā)生，有助于對檔案的保護(hù)。檔案管理人員要留心檔案的破損情況，力爭對檔案進(jìn)行及時檢查、修復(fù)。在提供檔案利用工作時必須注意保密，既要積極利用，提高利用效率，又要做好利用過程中的保密工作。

2.建立完善的檔案安全保護(hù)制度

隨著高職院校檔案載體的多樣化，要建立健全檔案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中嚴(yán)格按制度執(zhí)行，落實(shí)檔案的保管、保密和利用制度。檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)，是保證檔案安全、延長檔案壽命的有效保證。在制度中應(yīng)規(guī)范對檔案室溫濕度的控制調(diào)節(jié)，堅(jiān)持天天觀察、記錄、調(diào)節(jié)溫濕度，在調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度時，不能使庫房內(nèi)的溫濕度急劇變化；在進(jìn)行自然通風(fēng)時，判斷能否進(jìn)行通風(fēng)，按時投放殺蟲去霉藥物；同時，檔案庫房內(nèi)不能存放其他物品，應(yīng)保持清潔衛(wèi)生。

3.加大資金投入，改善檔案庫房的設(shè)置與配備

做好高職院校檔案室檔案保護(hù)工作，最重要的是檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)，庫房質(zhì)量的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果，其對防熱、防潮、防光、防塵等均有比較具體的要求。因此，檔案管理人員必須加強(qiáng)重視，充分意識到檔案安全保管的重要性和緊迫性。

三、結(jié)語

總之，高職院校檔案室的安全保管工作是一項(xiàng)細(xì)致而又艱巨的任務(wù)。檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任心，采取行之有效的辦法，使檔案得到安全保管。要落實(shí)安全第一、預(yù)防為主的方針，制度保證上嚴(yán)密有效，檢查上嚴(yán)格細(xì)致，為檔案保存提供一個優(yōu)良的環(huán)境，真正維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長其壽命。