梁丹

摘 要：在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)和信息成為社會(huì)發(fā)展中必不可少的要素，檔案作為信息的重要來源之一，人們對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用越來越重視，這也加快推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，需要檔案管理人員充分的掌握信息化技術(shù)，并將其在檔案工作中進(jìn)行有效應(yīng)用，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案資源；檔案數(shù)字化；數(shù)據(jù)庫建設(shè)；安全管理；數(shù)字化技術(shù)

在社會(huì)快速發(fā)展過程中，檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，這也使人們開始重視檔案信息資源的開發(fā)利用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案加快了數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，數(shù)字化檔案的實(shí)現(xiàn)有效的提高了檔案信息查閱的速度，為檔案資源的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，因此需要加快推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好的促進(jìn)檔案工作的有序開展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，充分的利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的收集和整理，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類存儲(chǔ)和加工，通過建立檔案信息資源庫，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)存檔檔案信息的快速檢索和查詢，使檔案利用者能夠快速獲取到所需要的檔案信息，有效的提高檔案信息資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

（一）檔案數(shù)字化滿足了社會(huì)的發(fā)展需要

由于檔案資料信息量豐富，而且利用多種載體來對(duì)檔案信息進(jìn)行記載，具有重要的社會(huì)價(jià)值。人們?yōu)榱四軌蚩焖?、便捷的獲取到更為準(zhǔn)確性的檔案信息，則對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢，而且檔案信息保存更具便利性，有效的提高了檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，更好的發(fā)揮出了檔案的重要價(jià)值。

（二）檔案數(shù)字化順應(yīng)了檔案管理的發(fā)展

檔案數(shù)字化具有更為明顯的優(yōu)勢，其不僅容量較大，而且易于保存，能夠節(jié)約大量的檔案儲(chǔ)存空間和成本，而且數(shù)字化檔案更便于查閱，能夠快速檢索到所需要的檔案信息，在檔案利用時(shí)不受時(shí)間和空間制約，給檔案需求者帶來了更多的便利，同時(shí)也現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展相適應(yīng)。

（三）檔案數(shù)字化有利于檔案資源的開發(fā)

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)和保障，通過推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠使檔案資源更好的為社會(huì)服務(wù)。而且檔案數(shù)字化工作有效的提高了檔案信息的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的真正共享，有效的推動(dòng)了檔案資源的開發(fā)利用進(jìn)程，從而更好的發(fā)揮檔案信息在社會(huì)發(fā)展過程中的重要作用。

2 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析

（一）加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，由于檔案信息數(shù)字化不標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了較大的阻礙。因此需要加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，這不僅是檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也檔案數(shù)字化建設(shè)的重要保障，只有檔案信息實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，檔案數(shù)字化建設(shè)工作才能有序的開展。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個(gè)漫長的、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實(shí)現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。

（三）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化制度建設(shè)

通過建立現(xiàn)代檔案管理制度，提高檔案業(yè)務(wù)流程和文件的數(shù)字化管理意識(shí)，才能更好的提高數(shù)字化檔案管理水平。當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范還不完善，這就需要尋求能夠與自身發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)需要統(tǒng)一的制度，因此構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)提供制度保障。

（四）提高檔案管理人員的技術(shù)水平

在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要努力提高檔案管理人員的技術(shù)水平，構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。因此需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員開展計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等內(nèi)容的專業(yè)性培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，從而在實(shí)際工作中能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，并運(yùn)用數(shù)字化檔案管理軟件，能夠有效的防范網(wǎng)絡(luò)安全，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。同時(shí)檔案管理人員要還要全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理知識(shí)，這樣才能更加靈活將信息技術(shù)與檔案管理工作有效的結(jié)合起來，提高檔案信息的正確性和完整性，為檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的全面提升奠定良好的基礎(chǔ)。另外，檔案管理人員還要重視自身職業(yè)道德素質(zhì)的提高，這對(duì)檔案管理質(zhì)量和檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量都具有非常重要的意義。

（五）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件

管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)升級(jí)同步，即必須讓管理軟件進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)更新。否則隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級(jí)使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識(shí)別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，加快和促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級(jí)，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。

（六）加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種黑客、木馬、病毒等威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素在層出不窮的出現(xiàn)，而對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中也應(yīng)該提升對(duì)這些因素的重點(diǎn)關(guān)注。在這種情況下，就需要在檔案的數(shù)字化建設(shè)中采用防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、加密技術(shù)等來加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理水平。同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)該提升自身的安全防范意識(shí)，采取有效的措施來防范風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間的發(fā)生。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前信息時(shí)代，檔案數(shù)字化時(shí)時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)也檔案管理工作的主要趨勢。檔案數(shù)字化對(duì)檔案管理部門提出了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案管理工作帶來了重大機(jī)遇，檔案管理理念、檔案管理模式和檔案載體等都發(fā)生了巨大的變化。因此在實(shí)際工作中，需要檔案管理人員要勇于接受挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，加快推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)，使檔案能夠更好的服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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