閆天舟

[摘 要]檔案管理體系建設是國家檔案局提出的，也是一項比較復雜的系統(tǒng)工程。在新形勢下，只有不斷加強事業(yè)單位的檔案安全和檔案利用，才能從根本上提高檔案的服務能力，從而推動檔案管理工作的科學發(fā)展。文章主要針對事業(yè)單位檔案管理體系建設的三個方面進行了詳細的分析，為今后的研究提供有利依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理體系 檔案資源 事業(yè)單位 安全

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0338-01

引言

根據(jù)我國事業(yè)單位檔案管理發(fā)展情況來看，我國事業(yè)單位檔案管理體系建設主要涉及三個方面，即；檔案資源體系建設、檔案利用體系建設、檔案安全體系建設。

一、事業(yè)單位檔案資源體系建設應該遵循的原則

1、地域化原則

每個地區(qū)都在歷史發(fā)展過程中形成了本地的地域特色，這些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社會群體工作、生活等活動的多個方面，成為了推動區(qū)域發(fā)展的根本動力。利用區(qū)域特色來建設事業(yè)單位檔案資源體系，主要包含以下方面：

（1）收集事業(yè)單位檔案時要對該地區(qū)的地域特色進行充分考慮，將那些能夠反映本地區(qū)特色的檔案資源收集進館。受歷史問題影響，很多檔案館都沒有豐富的館藏文化方面的檔案，所以檔案館在收集反映本地區(qū)特色的經(jīng)濟建設、社會建設檔案資源時，還要收集有關(guān)文化方面檔案資源。檔案館還可以利用現(xiàn)代科技手段，將記錄非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的種類、數(shù)量、分布狀況、表現(xiàn)形式、生存環(huán)境等方面的文書檔案、音像檔案收集進館，并為其建立起檔案數(shù)據(jù)庫?！?】

（2）檔案資源整理必須要突出地域特色，并按照最能反映區(qū)域歷史真實的肌理整理卷宗和編輯展示。事業(yè)單位檔案資源體系的構(gòu)建要從源頭開始抓，不僅要重視起檔案收集工作，還要注意在整理的過程中突出地域特色，從而使檔案的歸集形式能更加符合歷史，也更符合當前事業(yè)單位的實際情況。此外，從原則上來說，檔案館可以在保持過去文本檔案卷宗不動的情況下，將館藏檔案資源開發(fā)利用的成果建立成專題數(shù)據(jù)庫，達到豐富館藏利用路徑，發(fā)展服務科學的目的，這對事業(yè)單位檔案管理工作開展也有重要意義。

2、多元化原則

總的來說，事業(yè)單位檔案資源體系建設多元化原則主要包括檔案資源內(nèi)容的多元化和檔案資源收集手段的多元化。

（1）檔案資源內(nèi)容的多元化。目前，我國各級檔案館接收的主要是現(xiàn)有機關(guān)和撤銷機關(guān)檔案，由此出現(xiàn)了各級檔案館館藏資源內(nèi)容單一的問題，所以為了給事業(yè)單位檔案管理體系建設打好基礎，就要先解決好檔案資源多元化問題?？梢酝ㄟ^以下途徑去實現(xiàn)：一是擴大檔案的接收范圍，事業(yè)單位檔案部門要改變過去不重視檔案管理的做法，擴大檔案的接收范圍；二是不斷豐富接收檔案的種類，從多個角度去收集各種檔案資源，不僅局限于文書檔案，還可以延伸到實物檔案、音像檔案等，從而促使檔案資源的準確度得以提升?！?】

（2）檔案資源收集手段多元化。事業(yè)單位檔案資源收集作為整個檔案工作開展的一個重點，其收集工作質(zhì)量的高低將直接關(guān)系到檔案資源的建設水平。所以，就要運用多元化手段去收集檔案。一方面可以在企業(yè)內(nèi)部定期舉辦展覽等檔案利用活動，以該類活動作為契機，加強收集檔案資源；另一方面則可以提前介入到重大活動的籌辦舉辦、重要事件的處置，通過相關(guān)檔案資源的收集，構(gòu)建出專題數(shù)據(jù)庫，這也是豐富檔案資源的一個有效方法。

3、規(guī)范化原則

檔案資源體系構(gòu)建的過程中，要根據(jù)新的政策精神，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，逐步建立起健全的規(guī)范、制度、標準，提高檔案資源建設工作的規(guī)范化水平。

（1）健全歸檔規(guī)范。事業(yè)單位檔案部門要認真調(diào)研當前不適合檔案事業(yè)發(fā)展的條款，完善歸檔范圍、健全歸檔制度。

（2）健全流程規(guī)范。流程的規(guī)范化有利于保證檔案資源體系建設的良性發(fā)展，只有將檔案資源體系各部分、各環(huán)節(jié)的建設流程都納入規(guī)范化管理，才能使整個體系能按照預定的設計軌道發(fā)展?！?】

二、拓展檔案利用體系建設

1、增加檔案利用設施，對信息查閱平臺進行不斷完善

為了促進事業(yè)單位檔案管理體系建設，應該積極的改造查閱環(huán)境，可以為檔案館多添置計算機、打印機、視頻監(jiān)控等查閱利用設備，從而為檔案查閱提供便利條件，人們也能享受到更便捷的服務。

2、健全資料檢索體系，完善檔案利用制度

事業(yè)單位檔案部門要健全資料檢索體系，完善檔案電子目錄，及時更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。此外，還要完善檔案工作人員職責、工作流程、查檔須知及現(xiàn)行文件查閱利用辦法等，在網(wǎng)上公示出查閱利用指南和查閱須知等。

3、規(guī)范檔案服務窗口，提高服務質(zhì)量

為了能突出為民服務主題，提高服務質(zhì)量和效率，檔案館還應該設立檔案保管利用室，并由專人查檔。檔案管理人員要熟練掌握檢索體系，熟悉館藏內(nèi)容，了解檔案利用者的信息需求，使服務的針對性得以提高。

三、提升檔案安全體系建設

檔案安全是檔案部門的第一要務，同時也是事業(yè)單位檔案管理工作的生命線。所以，在檔案安全體系建設方面就要先加強檔案人的安全思想建設，提高他們的安全意識，并且執(zhí)行安全法規(guī)。

1、建設安全的檔案室

應按照《檔案館建筑設計規(guī)范》的具體要求，建設起能滿足未來幾十年查閱需要的高標準檔案室及確保檔案安全的檔案庫房。

2、完善安全設施建設？

在檔案室內(nèi)應該安裝自動報警、自動滅火設施，配備滅火器材等。而對于那些溫濕度不利于檔案安全的檔案室，則有必要安裝溫濕度調(diào)控設施，對特殊載體檔案，如電子檔案、音像檔案等就要安裝特殊的溫濕度調(diào)控和防磁等設施?？傊?，所有涉及檔案原件的場所，都有必須安裝監(jiān)控設施。【4】

3、管理好電子文件，保證電子文件的安全性？

統(tǒng)一技術(shù)應用標準，明確歸檔范圍，保證數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實、有效。電子文件的檔案室，要安裝經(jīng)過檢測的檔案信息系統(tǒng)，以確保電子信息在傳輸、存貯中的安全。用來掃描、復印、存貯、縮微涉密檔案的設備必須經(jīng)過安全檢測才可使用，以免檔案信息被竊取。

四、結(jié)束語

通過上述的分析可知，檔案管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，對于事業(yè)單位的未來發(fā)展有著極為重要的借鑒意義。它不僅記錄著每位員工的成長、也見證了整個單位的發(fā)展。雖然當前來看事業(yè)單位檔案管理體系建設仍然有很多問題存在，但是只要進行有針對性的分析，就可以將這些問題解決。為此，事業(yè)單位需要提高對檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理體系建設，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進檔案管理效率以及效果的順利實現(xiàn)。

五、參考文獻

【1】李東《“三個體系”建設對檔案管理工作的重要性分析》[J]，《黑龍江檔案》2014年02期。

【2】楊波《檔案安全體系建設研究》[J]，《檔案天地》2013年10期。

【3】李鑫《論事業(yè)單位檔案管理體系建設及發(fā)展》[J]，《科技創(chuàng)新與應用》2015年12期。

【4】張志民、宋曉燕、張婷《論如何提升事業(yè)單位檔案管理的信息安全建設》[J]，《魅力中國》2015年18期。