楊艷

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，電子信息化設備逐漸在我國發(fā)展起來?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案在各個領域、各個企業(yè)中已經(jīng)是必備之物，深深影響著我們的工作、生活。而檔案數(shù)字化管理也適應了時代需求。利用高科技電子信息技術結合計算機軟件技術共同實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前我國對檔案數(shù)字化管理還處于技術開發(fā)和應用階段，有一定的優(yōu)勢同時也存在一些弊端。為此，分析了檔案數(shù)字化的要求，闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和不足。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；優(yōu)勢；弊端

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.09.023

在全球信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理體系迎來了新的挑戰(zhàn)。面對日漸增長的電子信息技術，人們的工作、生活都實現(xiàn)了自動化、標準化、網(wǎng)絡化，一些日常的工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機來完成，這導致了文件也從紙和筆轉變成了電子檔案。大量的紙質(zhì)文件變成了信息數(shù)據(jù)，促進了檔案數(shù)字化，而對檔案數(shù)字化的管理就顯得尤為重要。

1 檔案信息化是時代趨勢

隨著計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫和多媒體技術的發(fā)展，檔案信息數(shù)字化逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，成為了眾多企業(yè)、領域的“寵兒”。它是一種伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的分散性和多元性，它可以將信息記錄在不同的載體、不同的地理位置，以網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的形式存在于互聯(lián)網(wǎng)中，不受時間、空間的限制，同時資源共享，提高了檔案的使用效率。

近些年來，企業(yè)信息化建設一直以數(shù)據(jù)為基礎，以網(wǎng)絡建設為中心，堅持以應用為導向，積極開發(fā)信息技術，引進新科技，從而達到完善企業(yè)系統(tǒng)的目標，推動各個系統(tǒng)向網(wǎng)絡化方向發(fā)展。一些企業(yè)、事業(yè)單位在信息管理上已經(jīng)完全實現(xiàn)了辦公自動化。伴隨著辦公自動化的出現(xiàn)，檔案的生成方式迎來一次巨大的改變。這種改變關系著檔案資料管理逐漸走向數(shù)字化，而檔案數(shù)字化管理也順應了時代發(fā)展的需求。

2 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案立卷是必要的，直到現(xiàn)在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷。但是一些單位將零散的材料分批送到檔案室代替立卷，這種現(xiàn)象的存在導致了檔案管理員對部門工作無法判斷，也無法確定材料是否完整，促使檔案卷質(zhì)量下降。將檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化后，由檔案管理員統(tǒng)為檔案卷整理編碼，統(tǒng)一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題。有效提高檔案管理員的工作質(zhì)量，確保部門全面落實立卷制度。

另一方面，檔案數(shù)字化管理不受時間和空間的限制，改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經(jīng)過管理人員審批后才可以使用，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機網(wǎng)絡等網(wǎng)絡平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。不但節(jié)省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業(yè)各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財力，也提高了辦事效率，促進企業(yè)快速發(fā)展。

在信息時代，傳統(tǒng)管理模式下需要將檔案明確分類、按照內(nèi)容、時間順序整理，以保證檔案完整保存，方便及時查找。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，企業(yè)各部門、各類檔案的電子文件都整理在計算機硬盤中，通過電子檔案立卷后，使用計算機檢索功能可以查找與之相關的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時了解來龍去脈，同時也深化了檔案內(nèi)容信息。

3 檔案數(shù)字化管理的弊端

就目前來看我國檔案數(shù)字化管理還處于開發(fā)階段，各項技術還不是很完善，由于我國生產(chǎn)力水平的限制，科學技術相對受到影響，導致數(shù)字化檔案管理中還存在一些不足。

檔案數(shù)字化管理還處于不斷摸索前進的時期，而電子信息技術的特點使電子文件的操作方式簡單，傳遞比較迅速，方便攜帶等特點，同時也帶來一定的安全隱患問題。在安全方面，受到電子文件形成方式的影響，導致電子文件的保密工作難以控制。電子文件是利用電子編碼技術，將檔案、資料、文件的內(nèi)容通過有序編碼輸入到計算機中，并按照固定的模式存儲。在一定條件下，可以對電子文件進行編輯修改，而且不會留下任何痕跡，很難保證電子文件的完整性和準確性。且電子文件的載體多種多樣。信息技術的不斷發(fā)展，使得一些鑒別文件原始憑證的關鍵信息也允許更改，這也使得電子文件很難保持其可用性。

一些企業(yè)在檔案管理上實行“雙套制”保存。就是將相同的文件、檔案、資料在存儲為電子文件的同時也體現(xiàn)在紙質(zhì)文件上，各個部門之間在網(wǎng)絡上傳遞文件、資料，辦完后再輔發(fā)紙質(zhì)文件。這樣就形成了同樣內(nèi)容兩種類型的保存方式，不僅浪費了大量的人力、物力、財力，也拉低了辦公室的工作效率。

以現(xiàn)在的科技水平來說，幾乎所有的電子文件對載體都有很強的依賴性。雖然計算機的存儲容量很大，但是在電子文件面前也總有困難的時候，且，電腦運行速度與存儲量是成反比的。在電子文件剛剛形成的時期，還存在一些軟件與文件之間不兼容的問題，這種問題直至今天仍然存在，軟件更新速度過快，一些歷史性的電子文件會因為不兼容的問題，出現(xiàn)無法閱讀或缺失數(shù)據(jù)的情況。再者網(wǎng)絡安全問題始終是一大難題。電子文件的數(shù)據(jù)受到人為因素影響容易丟失或被病毒感染，這對電子文件的安全性造成巨大的威脅。由于電子檔案受到載體的制約，一定程度上可以說沒有載體，電子檔案就無法發(fā)揮實際作用。而對于載體來說除了網(wǎng)絡安全問題，還有許多外部因素也威脅著載體的安全。比如：計算機損壞，磁盤硬件無法正常工作，造成電子文件丟失，甚至無法找回。一些重要資料的丟失會給企業(yè)帶來不容忽視的損傷。

就目前我國企業(yè)來看，部門與部門之間的管理軟件不相同，導致各部門之間的文件、資料等無法實現(xiàn)共享。各個部門都有自己的特點，所使用的軟件、對統(tǒng)一內(nèi)容文件記錄形式都產(chǎn)生差異，致使各個部門各自為政，企業(yè)的發(fā)展受到限制。而同一管理系統(tǒng)的設計單位不同，軟件運行的環(huán)境也大不相同，在這當中一些電子文件很難互相轉換，甚至造成部門資料無法立卷等問題。

縱觀我國科技水平，主要受到生產(chǎn)力的影響，而檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)廣泛應用，但是在一些企業(yè)、單位并沒有重視這個強大的信息庫。甚至一些單位仍然在沿用傳統(tǒng)的管理模式，在檔案管理工作大多還是需要人工檢索。他們沒有將眼光放在長遠的科技上，只是注意到了伸手可及的檔案室，忽略了互聯(lián)網(wǎng)帶來的浩瀚寶庫。出現(xiàn)這樣的情況很大一部分原因是決策層沒有正確認識信息技術的重要性，直接導致檔案數(shù)字化的利用率不高，對檔案數(shù)字化管理只進行了“數(shù)字化”沒有進行管理或只進行了管理而沒有“數(shù)字化”，使得計算機在整個管理系統(tǒng)中成為了“高檔打字機”，對于檔案數(shù)字化管理只作用于形式上，沒有落實檔案數(shù)字化管理的實際意義。

4 結束語

目前，我國在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術開發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實現(xiàn)信息共享，建設完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行業(yè)發(fā)展的重要目標。

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