古佳麗 中國電子科技集團(tuán)公司第二十研究所

基于財(cái)務(wù)視角下的全面合同管控模式

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經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企業(yè)帶來源源不斷市場機(jī)會(huì)的同時(shí)也帶來更多的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。合同作為交易雙方明確權(quán)利義務(wù)、承載雙方交易信息的工具，企業(yè)可利用對(duì)合同的全過程管理降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的最后一道防線，從財(cái)務(wù)視角下對(duì)合同進(jìn)行全流程管理，為企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)起到重要作用。

財(cái)務(wù)管控 合同 風(fēng)險(xiǎn) 控制

一、合同財(cái)務(wù)管控的意義及內(nèi)涵

在經(jīng)濟(jì)日益活躍今天，企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)卻空前加大，資金損失、法律糾紛、經(jīng)營欺詐等問題層出不窮，使得合同在市場交易中起著越來越關(guān)鍵的作用。合同是雙方在經(jīng)營交易中的重要媒介，承載著業(yè)務(wù)內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、交易方式、糾紛處理等眾多信息。目前很多企業(yè)，將合同管理局限在合同簽訂以及文檔的保管，對(duì)于合同的執(zhí)行、合同的監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等卻不夠重視。開展合同全過程管控研究，就是要以合同為切入點(diǎn)防控風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

從財(cái)務(wù)管理的維度出發(fā)，開展合同全過程管理，是指以合同管理為抓手，通過合同事前審核、全過程跟蹤管理等工作實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，形成一套對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督、預(yù)警及應(yīng)對(duì)的管理機(jī)制，提高對(duì)業(yè)務(wù)流、合同流、發(fā)票流、物流、資金流的管理水平，推動(dòng)對(duì)應(yīng)收賬款、存貨、預(yù)付賬款等“三金”的精益管理，增強(qiáng)對(duì)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的防范能力。

二、合同的財(cái)務(wù)管控基礎(chǔ)

1.合同履行過程的信息采集。財(cái)務(wù)人員應(yīng)建立合同的財(cái)務(wù)管控臺(tái)賬，根據(jù)合同文本、合同預(yù)算、財(cái)務(wù)賬簿和發(fā)票登記簿等，實(shí)時(shí)對(duì)合同履行階段產(chǎn)生的發(fā)票流、資金流、物流等信息進(jìn)行采集，準(zhǔn)確對(duì)收付款、接收發(fā)票、開具發(fā)票、入庫、領(lǐng)用、出庫、驗(yàn)收等每個(gè)環(huán)節(jié)在合同財(cái)務(wù)管控臺(tái)賬進(jìn)行登記。

2、生成合同履行狀態(tài)。在合同過程管控臺(tái)賬中，根據(jù)銷售信息、采購支出信息，生成合同履行狀態(tài)及結(jié)果情況信息。主要包括：預(yù)算余額、發(fā)票差額、賬面毛利、收付款差額、存貨結(jié)余、往來科目余額等。對(duì)合同從訂立到履行終結(jié)，從多個(gè)維度進(jìn)行全過程跟蹤監(jiān)控管理，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。

三、合同的財(cái)務(wù)管控方式

合同的財(cái)務(wù)管控主要包括預(yù)算控制、進(jìn)度控制、資金控制、發(fā)票結(jié)算控制、物流控制等。

（一）預(yù)算控制

預(yù)算控制即合同成本控制。簽訂銷售合同后，首先明確該合同最低毛利率，鎖定成本最高限額。使用目標(biāo)成本法，對(duì)該合同對(duì)應(yīng)的采購及支出情況進(jìn)行控制。

在合同會(huì)簽審批前，財(cái)務(wù)人員對(duì)已發(fā)生支出與本次預(yù)計(jì)支出合計(jì)后，與成本控制限額進(jìn)行比對(duì)。若超過成本限額，及時(shí)通知相關(guān)部門，采取相應(yīng)措施壓控成本。同時(shí)，設(shè)置預(yù)算預(yù)警線，對(duì)成本支出數(shù)接近預(yù)算預(yù)警線的，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門尚可使用的預(yù)算余額。

（二）進(jìn)度控制

對(duì)合同的收付款、出入庫、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等進(jìn)度情況進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時(shí)與合同約定事項(xiàng)進(jìn)行比照檢查，對(duì)未達(dá)到合同約定進(jìn)度的原因和影響進(jìn)行查找和分析。主要從時(shí)點(diǎn)、結(jié)果兩個(gè)維度進(jìn)行控制：

1.合同進(jìn)度時(shí)點(diǎn)控制。財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)登記收付款時(shí)間金額、出入庫時(shí)間、發(fā)票時(shí)間等臺(tái)賬信息，通過與合同約定的收付款時(shí)間金額、收貨時(shí)間、交付時(shí)間、發(fā)票時(shí)間、項(xiàng)目計(jì)劃節(jié)點(diǎn)等信息進(jìn)行比對(duì)，對(duì)存在的應(yīng)收（付）而未收（付）、應(yīng)出（入）庫而未出（入）庫、應(yīng)開（收）票而未開（收）票等與合同約定進(jìn)度不符的情況，及時(shí)提示業(yè)務(wù)部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

2.合同履行結(jié)果控制。對(duì)合同履行結(jié)果情況進(jìn)行分析，若銷售合同和對(duì)應(yīng)的采購合同履行完畢，合同履行結(jié)果數(shù)據(jù)應(yīng)具有以下特征：

（1）發(fā)票（含稅）差額（開票-收票）等于收付款差額（收款-付款）約等于合同預(yù)計(jì)毛利。（2）該筆合同的存貨結(jié)余、應(yīng)收賬款余額、預(yù)收賬款余額、應(yīng)付賬款余額、預(yù)付賬款余額均為零。

在合同約定的最終履行時(shí)點(diǎn)后，若合同履行結(jié)果數(shù)據(jù)不具有以上特征，說明合同在相應(yīng)環(huán)節(jié)可能沒有履行完畢，應(yīng)及時(shí)查明原因并提示業(yè)務(wù)部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

（三）資金控制

對(duì)合同的資金收付情況進(jìn)行監(jiān)控。根據(jù)資金流監(jiān)控合同的凈現(xiàn)金流量、往來款余額及三金占用等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)到期應(yīng)收款項(xiàng)，督促業(yè)務(wù)部門及時(shí)催收；結(jié)合發(fā)票開具情況，及時(shí)監(jiān)控資金到款情況，對(duì)長期未到賬原因進(jìn)行跟蹤解決。

（四）發(fā)票結(jié)算控制

對(duì)合同的發(fā)票開具、接收等結(jié)算情況進(jìn)行監(jiān)控。根據(jù)發(fā)票流、資金流監(jiān)控合同開票情況和賬面利潤情況，對(duì)符合開具發(fā)票條件的及時(shí)提示業(yè)務(wù)部門開具發(fā)票并辦理財(cái)務(wù)結(jié)算。對(duì)于長期掛賬的預(yù)付賬款，應(yīng)向業(yè)務(wù)人員核實(shí)情況，督促業(yè)務(wù)人員及時(shí)索取發(fā)票、辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷及入庫手續(xù)。

（五）物流控制

對(duì)合同的庫存情況進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)存貨長期結(jié)余的情況，及時(shí)查明原因，提示業(yè)務(wù)部門及時(shí)銷售，并辦理領(lǐng)用、出庫等財(cái)務(wù)手續(xù)。依據(jù)合同類型和條款，檢查憑證后是否附對(duì)方單位的簽收單、我方的驗(yàn)收單等物流憑據(jù)，保證手續(xù)規(guī)范、齊全。并定期檢查業(yè)務(wù)人員登記的運(yùn)輸臺(tái)賬與約定的提貨、送貨方式是否一致，發(fā)票是否取得并報(bào)銷。

四、合同財(cái)務(wù)管控風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

從財(cái)務(wù)角度進(jìn)行事前、事中、事后的合同全過程管理，必須要與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制相結(jié)合。在合同簽訂會(huì)簽階段，審核合同條款，尤其關(guān)注資金收付的時(shí)間及方式、發(fā)票稅率及類型、違約金及賠償金等條款的合理性及可行性，并提出修改建議；在合同履行階段，發(fā)現(xiàn)合同虧損、對(duì)方拖延支付到期貨款、對(duì)方拖延發(fā)貨、存貨長期積壓、往來長期掛賬、與合同約定進(jìn)度嚴(yán)重滯后、與合同約定事項(xiàng)不符等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及管理層發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，提出問題并給出處理建議；在合同執(zhí)行完畢后，應(yīng)總結(jié)合同的執(zhí)行情況，包括執(zhí)行周期、毛利率、資金收支等信息提供給企業(yè)管理層，為企業(yè)經(jīng)營決策提供有力支持。

總之，財(cái)務(wù)人員可根據(jù)合同流分析每筆業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的盈虧情況、毛利率等；根據(jù)發(fā)票流分析每筆業(yè)務(wù)或項(xiàng)目賬面利潤情況和開票情況，及時(shí)督促合同主辦部門辦理財(cái)務(wù)結(jié)算；根據(jù)資金流分析每筆業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的凈現(xiàn)金流量、往來款余額及三金占用等情況，督促合同主辦部門及時(shí)催收；根據(jù)物流分析每筆業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的庫存情況、物流結(jié)算情況等。

綜上所述，對(duì)合同管理采用業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員雙軌制平行監(jiān)管的機(jī)制，打破了僅僅由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的傳統(tǒng)模式，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)深度融合，有利于防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)管理水平。