唐鳳玉

【摘 要】作為一項系統(tǒng)的管理程序，企業(yè)中運用的辦公信息管理系統(tǒng)相對來說更帶有綜合性特點。具體來說，它涵蓋的范圍很廣，而且涵蓋著很多職位。相比而言，它有很多優(yōu)點，包括快速的進行數據的通信，還能對信息進行分享。它不但能夠把各個部門的信息傳送到企業(yè)的共享網上，除此之外，還可以強化各部門及其成員間的聯系，進而提升工作的效率，并且保證信息的通暢。

【關鍵詞】辦公信息管理系統(tǒng)；企業(yè)信息化管理；應用探究

一、對于辦公信息管理系統(tǒng)的設計原則分析

1.在進行系統(tǒng)設計的時候，要堅守系統(tǒng)設計的思想原則，要將其當作工作的準則，進而滿足實用這一目的。之外，還要根據現實的問題不斷深入認知業(yè)務的相關特點，在不破壞整體設計和規(guī)劃的基礎上著重處理這個問題，讓它得到更好的進步。

2.更多的運用新技術，這不僅包括相關的國際標準，還包括了計算機、網絡等方面。這樣做能夠更好的讓互聯網適應全球發(fā)展的浪潮，并且由于其更具有開放性、先進性，因此，它能很好的進行擴展和優(yōu)化，不斷符合系統(tǒng)的完整和標準等要求。

3.更好的利用現有的系統(tǒng)集成技術和相關的硬件資源，盡量將數據、網絡和應用程序集成起來。在這個過程中要實現原有系統(tǒng)能夠持續(xù)運行，并且在這之后要盡量保持終端用戶的使用習慣和方法始終一致，沒有大的變動。

4.加強對于系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，加強監(jiān)控有效管理互聯網資源，努力落實數據的安全，使得系統(tǒng)運行更加穩(wěn)定。

5.不能忽略處于各地的辦公系統(tǒng)，做好其與遠程的通信互聯網的聯系，只有這樣，才能把分散于各地的組織機構連成一個系統(tǒng)。

二、在企業(yè)信息化管理中應用好辦公信息管理系統(tǒng)

1.以數據和信息為中心開展企業(yè)信息化為更好的建設和規(guī)劃信息化的應用，要保證信息和數據兩個渠道的順暢，因為這是信息化建設的核心。在現實中對于企業(yè)的辦公信息管理系統(tǒng)，恰好是這一原則的最佳體現，這正是如此其自身才能這么快的發(fā)展。如果能夠更好的推廣和應用這個系統(tǒng)，咨詢和參觀其他的企業(yè)，那么這個系統(tǒng)就能更好的進行數據和信息的收集。另一個好處就是它為企業(yè)的發(fā)展提供了平臺，能夠很好的對信息進行收集和發(fā)布。之外，還能把相關業(yè)務融入其中。只有這樣才能更好的收集數據落實一切。

2.建立良好的信息化組織。從現實而言無論是邀請其他公司來進行實施，亦或是企業(yè)自身進行開發(fā)運行，都要落實信息化組織，因為它是能夠總領整個系統(tǒng)。但是，由于這一項目實施的需要相對很長的時間，也需要很多的資金投入，并且還涉及了技術和管理等相關領域，因此不能失敗，一旦失敗很多方面都會有所波及。從某種程度來說，其成功與很多因素相關，這就需要企業(yè)承擔起較大的風險，還要對企業(yè)的業(yè)務流程進行重組和優(yōu)化，來避免影響到企業(yè)的其他組織結構。并且，還要全體員工參與其中以滿足其范圍廣這一特點。一旦建立了相關的組織機構，那么就能使信息化找到根源，從而能夠更加系統(tǒng)的進行組織、規(guī)劃、實施等。

3.健全企業(yè)信息化中的標準和制度。在系統(tǒng)的實施過程中部分企業(yè)尚未關注既定的規(guī)章制度，也沒有制定相關的標準，那么就這就會出現很多問題。舉個例子，在標準已經發(fā)布、并且進行審核時，如果對信息資源進行整合，那么就會出現問題。然而，如果還沒有制定相關的規(guī)章制度，那么服務的質量也會受到阻礙。與此同時，如果能夠在物流管理應用的初期，就已經制定好物資編碼的標準，那就不會出現物資編碼混亂這一問題。

三、在企業(yè)信息化管理中辦公信息管理系統(tǒng)的使用效果

作為一個完整的系統(tǒng)，它能夠將所有部分進行有效連接，如果能夠較好應用該系統(tǒng)中，那就能實現很好的效果。

1.對于電子文件的管理

電子文件首先能被電腦系統(tǒng)辨別、處理，其次，還能作為一種格式，存儲在光盤、磁帶等介質上，此外，還可以在網絡上做到傳送數字代碼序列這一任務。它有很多優(yōu)點，如有較大的空間容納信息，自身所需空間小，有很好的共享性，這就使得同一份電子文件能夠被多人同時使用，相比而言它對于信息的利用率更高。在對電子文件進行管理時需要做好保護措施，以保證電子文件信息的真實性和原始性。有很多方法，例如身份驗證、加密技術、電子簽名等。管理者可以兼顧收文和發(fā)文，同時還能還能在網上運行。

2.對于辦公目標的管理

目標管理最早由歐洲一管理學研究人員提出的。企業(yè)在制定目標后，要求每一位員工都了解什么是本企業(yè)的目標，企業(yè)在給予獎勵時可以憑借他們對總目標的實現做出了哪些貢獻。所謂的目標管理就需要讓每個員工都了解企業(yè)的目標任務。換句話說每個員工都要根據自己既定的目標，安排相關的工作進而做好本職工作。具體來說辦公管理有很多特性，如相對復雜容易受到偶然因素的干擾；從整體而言，辦公管理需要有一定的規(guī)章制度有序進行。因此，為了更好的了解整體情況必須要制定好目標做好工作計劃，來保證工作能夠按期完成。

3.對于公共信息的管理

這一項需要及時而全面收集生產管理方面的數據，其次再挖掘出對企業(yè)最具價值的信息，再對其進行分析后充分了解企業(yè)的生產管理狀況，再制定相關的方案。在這之后，還應該把業(yè)務當作主要部門，用網絡技術進行很好的管理。這就要求掌握好部門的特點，制定有關的管理框架和業(yè)務程序，讓管理人員充分認識到各項要求，以便于進行信息溝通和協(xié)調工作。

四、結語

經過上面的分析，在當前利用辦公信息系統(tǒng)，能夠讓我國的辦公方法更為先進，進而可以很好的提高辦公效率，并且保證質量兼顧社會和經濟效益。從目前來說，我國很多企業(yè)的辦公信息系統(tǒng)相對低級，投資的效益也不佳，不能很好的利用軟硬件資源。在這種背景下就需要加強辦公信息管理系統(tǒng)的使用，以緩解這一局面。

參考文獻：

邰楠.協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)的設計與研究[J].辦公自動化，2008.