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        新建本科院校教務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制研究

        2017-07-07 14:02:38許經(jīng)偉
        關(guān)鍵詞:新建本科院校教務(wù)管理機(jī)制

        許經(jīng)偉

        摘 要:教務(wù)管理是高校教學(xué)管理工作的核心,是教學(xué)活動(dòng)順利實(shí)施的重要保證。本文在分析新建本科院校教務(wù)管理工作存在的主要問題基礎(chǔ)上,從管理體制、管理理念、規(guī)章制度、管理隊(duì)伍、管理手段等方面探討了提高教務(wù)管理工作效率和質(zhì)量所需采取的措施。

        關(guān)鍵詞:教務(wù)管理;新建本科院校;機(jī)制

        中圖分類號(hào):G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1002-4107(2017)07-0062-02

        教務(wù)管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的核心,是維護(hù)正常教學(xué)秩序,保障教學(xué)計(jì)劃順利實(shí)施,提升教育教學(xué)質(zhì)量的重要保證[1]。新建本科院校升格時(shí)間短,辦學(xué)條件先天不足,隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大,人才培養(yǎng)模式的變革,教務(wù)管理工作愈加專業(yè)、精細(xì)、復(fù)雜和繁重,如何提高教務(wù)管理的效率和質(zhì)量,成為擺在學(xué)校面前亟須解決的一項(xiàng)課題。

        一、教務(wù)管理工作現(xiàn)狀

        (一)管理體制有待優(yōu)化

        新建本科院校多是由高職高專院校獨(dú)立或合并升格而成的,本科辦學(xué)時(shí)間短,各項(xiàng)工作雖步入正軌且逐漸完善,但體制上仍存在校院(系)關(guān)系不順,“學(xué)校辦院系”現(xiàn)象突出,學(xué)校教務(wù)管理部門疲于事務(wù)性工作,既要接受校領(lǐng)導(dǎo)的工作指示,充當(dāng)組織者、協(xié)調(diào)者,又要充當(dāng)執(zhí)行者、監(jiān)督者,而院系多有“推一下就走,不推就溜”、“推諉拖延”的現(xiàn)象,積極性和主動(dòng)性欠缺,從而導(dǎo)致教務(wù)管理工作效率和質(zhì)量低下。

        (二)管理理念有待更新

        一是傳統(tǒng)的管理思維仍然存在,領(lǐng)導(dǎo)者的意志介入較多,“政出多門”、“朝令夕改”的現(xiàn)象明顯,決策缺乏科學(xué)性。二是部分管理模式、管理理念仍停留在高職高專時(shí)期,“各司其職,各自為政”,管理工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。

        (三)管理規(guī)章制度尚需完善

        經(jīng)過幾年建設(shè),新建本科院校教務(wù)管理規(guī)章制度基本健全,工作流程也基本規(guī)范,但與辦學(xué)歷史較長(zhǎng)的本科院校相比,仍存在較大差距[2],尤其是在涉及學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展和轉(zhuǎn)型發(fā)展的規(guī)章制度上,舊有的制度體系已經(jīng)不合時(shí)宜,如學(xué)分制的推行,原來學(xué)年學(xué)分制下的學(xué)籍、選課、轉(zhuǎn)專業(yè)、主輔修、畢業(yè)資格、學(xué)位授予等規(guī)定均需做出相應(yīng)調(diào)整。

        (四)管理隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)

        一是人事分配制度不盡合理,教務(wù)管理隊(duì)伍薄弱,崗位數(shù)與師生數(shù)比例失調(diào),專職人員缺乏。二是獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不完善,管理人員崗位獲得感不強(qiáng),職業(yè)發(fā)展道路不暢,在職稱評(píng)聘、職務(wù)職級(jí)晉升、崗位交流、績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)、選先評(píng)優(yōu)、學(xué)習(xí)進(jìn)修等多方面嚴(yán)重挫傷工作熱情,造成管理隊(duì)伍不穩(wěn)定,“孬的干不了,好的不愿干”,雖通過人事代理制、青年教師兼職等權(quán)宜之策補(bǔ)充解決,但人員變動(dòng)頻繁造成工作延續(xù)性差,管理上易發(fā)生混亂。三是教務(wù)管理人員素質(zhì)有待提高,缺乏一線教學(xué)經(jīng)驗(yàn),與所在院系專業(yè)不對(duì)口,工作責(zé)任心不強(qiáng),服務(wù)和創(chuàng)新意識(shí)缺乏,辦公、管理軟件應(yīng)用能力弱,管理理念陳舊,管理手段單一等問題普遍存在。

        (五)管理信息化建設(shè)滯后

        新建本科院校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)普遍緊張,造成教務(wù)管理軟硬件上的投入缺乏,更新頻率較慢,信息化管理普及程度低,信息或數(shù)據(jù)的收集、處理、反饋滯后,準(zhǔn)確性不高。此外,管理軟件歸口分散,如人事管理系統(tǒng)在人事處、收費(fèi)系統(tǒng)在財(cái)務(wù)處、教務(wù)管理系統(tǒng)在教務(wù)處,造成信息集成、共享程度低,管理效率低下。

        二、教務(wù)管理工作的運(yùn)行機(jī)制與舉措

        (一)優(yōu)化管理體制,理順工作職能

        在學(xué)校宏觀層面,做好頂層設(shè)計(jì),推行校院(系)二級(jí)管理,既賦予院系更大的自主權(quán),激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的活力,又要明晰權(quán)責(zé),落實(shí)任期目標(biāo)責(zé)任制,加強(qiáng)工作考核,打造“院系辦學(xué)?!钡霓k學(xué)格局;在具體運(yùn)行層面,教務(wù)處作為校一級(jí)的管理部門,應(yīng)注重從戰(zhàn)略層面和宏觀角度進(jìn)行整體把握[3],做好教學(xué)管理的服務(wù)、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和督查,而不應(yīng)過多涉足具體事務(wù)的運(yùn)行,做到“有位不越位,參謀不亂謀,攬事不攬功,服從不盲從,搭臺(tái)不拆臺(tái)”[4];院系作為運(yùn)行的切實(shí)實(shí)踐者,應(yīng)主動(dòng)對(duì)接學(xué)校整體的教學(xué)與人才培養(yǎng)思路,積極接受和開展工作,同時(shí)還應(yīng)結(jié)合自身?xiàng)l件和學(xué)科、專業(yè)特點(diǎn),發(fā)揚(yáng)首創(chuàng)精神,創(chuàng)造性地、因地制宜地開展教學(xué)和管理工作。

        (二)更新管理理念,提升工作決策

        突出教學(xué)中心地位,強(qiáng)化管理意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、時(shí)效意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、信息意識(shí)等的培育[3],實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)、服務(wù)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精通、工作高效,創(chuàng)設(shè)秩序井然、成效顯著、師生滿意的工作局面;科學(xué)制定工作規(guī)劃和目標(biāo),注重吸收、采納院系和一線教師的意見,提高政策制定的適切度和目標(biāo)可達(dá)成度;合理擬訂工作計(jì)劃,做到年度有重點(diǎn)工作安排,學(xué)期有工作周歷部署,臨時(shí)工作有調(diào)度,實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)工作有聲有色,常規(guī)工作有章有法;加強(qiáng)管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性,制發(fā)“責(zé)任清單”,明確教務(wù)處和院系工作分工,做到權(quán)責(zé)清晰、有的放矢,精簡(jiǎn)會(huì)議、通知,用定期少量的“教務(wù)工作例會(huì)”取代“教務(wù)周會(huì)”,集成“教務(wù)通知”取代各科室散亂的通知、文件。

        (三)完善規(guī)章制度,優(yōu)化工作流程

        遵循科學(xué)、規(guī)范、依法的原則,本著務(wù)實(shí)、高效、易操作和以人為本的理念,適時(shí)進(jìn)行規(guī)章制度的更新和完善,使教務(wù)管理工作有據(jù)可依、有章可循[5]。同時(shí),為保障規(guī)章制度的落實(shí),要制定、優(yōu)化涵蓋目的意義、制度依據(jù)、工作要求、操作步驟等的工作流程,破除條款的生硬、死板,使規(guī)章制度一目了然,管理人員、廣大師生皆能便捷、能動(dòng)地參與其中,管理工作不會(huì)因崗位人員的變動(dòng)而發(fā)生脫節(jié),從而使管理工作有條不紊、高效良性地運(yùn)轉(zhuǎn)。

        (四)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提升工作質(zhì)量

        一是組建完備的校院(系)兩級(jí)教務(wù)管理隊(duì)伍,學(xué)校有教務(wù)處作為直屬管理部門,下設(shè)教學(xué)計(jì)劃、學(xué)籍、教學(xué)資源、日常運(yùn)行、教材、教學(xué)質(zhì)量等相應(yīng)管理科室,院系有教學(xué)科,配備教學(xué)科長(zhǎng)、教學(xué)秘書、教務(wù)員,輔以專業(yè)教研室主任,負(fù)責(zé)組織、完成院系的教務(wù)管理。

        二是完善人事分配制度,建立基于學(xué)生數(shù)、專業(yè)數(shù)、教師數(shù)設(shè)崗定編的機(jī)制,研究制定人員的選聘條件,如教務(wù)處人員應(yīng)有一定的院系管理經(jīng)驗(yàn),院系教學(xué)科長(zhǎng)應(yīng)優(yōu)先從教研室主任中進(jìn)行選拔等,廣納賢才充實(shí)管理隊(duì)伍[6]。同時(shí),暢通校院(系)間人員的崗位交流,打造一支能上能下、業(yè)務(wù)熟練、經(jīng)驗(yàn)豐富的管理隊(duì)伍。

        三是明確崗位職責(zé),完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。明確的崗位職責(zé)有助于約束、規(guī)范管理人員的行為,提高管理的效率和質(zhì)量,應(yīng)按崗位設(shè)定差異化的職責(zé),教務(wù)處的各科室,院系教學(xué)科、教學(xué)秘書、教務(wù)員、教研室主任等都應(yīng)有各自的崗位職責(zé)。完善的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制有助于調(diào)動(dòng)管理人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動(dòng)性,通過“德、能、勤、績(jī)”的評(píng)價(jià),獎(jiǎng)勵(lì)業(yè)績(jī)優(yōu)異者,處罰工作消極、錯(cuò)漏時(shí)出者,規(guī)避“職業(yè)倦怠”[6]。獎(jiǎng)懲措施可體現(xiàn)在物質(zhì)和精神層面,如先進(jìn)個(gè)人、先進(jìn)集體等的評(píng)選、年度考核等次的評(píng)定、校內(nèi)津貼的分配等。此外,應(yīng)著重關(guān)注管理人員的職業(yè)發(fā)展,在職稱評(píng)聘、職務(wù)職級(jí)晉升、校內(nèi)津貼、崗位交流等方面創(chuàng)設(shè)條件盡量縮小或消除與同等條件的教學(xué)、科研人員的差距,激發(fā)管理人員的責(zé)任感與使命感,提升工作熱情。

        四是提升教務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)。教務(wù)管理人員既要懂教育,有一定的教育理論水平和教學(xué)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),又要懂管理,能夠協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系,及時(shí)處理、解決各種問題。要鼓勵(lì)他們不斷開拓創(chuàng)新,從自身需要提高素質(zhì)能力,又要?jiǎng)?chuàng)設(shè)外部環(huán)境條件加以引導(dǎo),如:定期組織培訓(xùn),學(xué)習(xí)教育理論、規(guī)章制度、現(xiàn)代管理手段,交流工作心得;組織校際間的交流學(xué)習(xí),參加有關(guān)會(huì)議;鼓勵(lì)參與教研項(xiàng)目的申報(bào)和研究,扶植教研成果的產(chǎn)出等。通過這些措施,提高教務(wù)管理人員的任職能力和管理效能,培育一支“精干、高效、嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、綜合素質(zhì)高”的管理隊(duì)伍。

        (五)強(qiáng)化信息化建設(shè),提高工作效率

        一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施配置,擴(kuò)容增量,升級(jí)服務(wù)器、增加網(wǎng)絡(luò)寬帶、建設(shè)數(shù)字化校園,拓展服務(wù)范圍。同時(shí),加大網(wǎng)絡(luò)管理和維護(hù)力度,保障信息安全。二是更新或升級(jí)過時(shí)的綜合教務(wù)管理系統(tǒng),新的教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)能滿足學(xué)分制推行及校院(系)二級(jí)管理的需要,兼容客戶端和網(wǎng)頁端,界面友好,易操作,且能根據(jù)需要進(jìn)行個(gè)性化定制或自主開發(fā),如掌上教務(wù)、手機(jī)app、微信公眾服務(wù)等。三是加強(qiáng)部門間的數(shù)據(jù)交流與共享,如通過外部數(shù)據(jù)接口或統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的方式,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的綜合利用。四是拓展信息傳輸渠道,充分利用網(wǎng)站、Email、即時(shí)通信軟件如QQ、飛信、微信、釘釘?shù)龋皶r(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)、落實(shí)、反饋信息,提高管理效率。五是加大信息化管理的培訓(xùn)力度和師生使用信息的宣傳力度,使教務(wù)管理人員能夠熟練地應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理手段,使全校師生能夠便捷地參與信息利用,使信息化手段滲透到教學(xué)活動(dòng)的全員、全過程中[7]。

        三、結(jié)語

        教務(wù)管理工作是一項(xiàng)規(guī)范性、目的性、計(jì)劃性、科學(xué)性、創(chuàng)造性和實(shí)踐性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程,完善的管理體制,完備的規(guī)章制度,先進(jìn)的管理理念,高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),精干、敬業(yè)的高素質(zhì)管理隊(duì)伍,現(xiàn)代化的管理手段,是提升教務(wù)管理工作效率的關(guān)鍵,也是新建本科院校教務(wù)管理高效運(yùn)行的必然選擇。

        參考文獻(xiàn):

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        [責(zé)任編輯 林召霞]

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