楊靜

（大港油田勘探開(kāi)發(fā)研究院，天津 300280）

[摘 要] 檔案管理是油田企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，雖然檔案管理并不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是能夠?yàn)槠髽I(yè)建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，對(duì)于提高油田企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力起到了巨大幫助作用。受企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式、管理觀念等因素的影響，現(xiàn)階段油田企業(yè)的檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題，制約了油田企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，必須要在分析問(wèn)題成因的基礎(chǔ)上，采取相應(yīng)的解決措施。

[關(guān)鍵詞] 油田企業(yè)；檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 101

[中圖分類(lèi)號(hào)] F272.9；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0188- 02

0 引 言

早在2002年10月份，國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委就聯(lián)合印發(fā)了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，對(duì)企業(yè)檔案管理的具體細(xì)則提出了明確的說(shuō)明。但是隨著市場(chǎng)形式的不斷變化，以及油田企業(yè)自身結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。作為油田企業(yè)的檔案管理人員，必須要從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，密切關(guān)注行業(yè)變化趨勢(shì)，提高個(gè)人檔案管理能力，從而確保油田企業(yè)檔案管理工作保質(zhì)保量的開(kāi)展。

1 檔案管理在油田企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要作用

1.1 生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)方面的作用

在油田企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的工作記錄、賬目報(bào)表，這些記錄、表單是對(duì)石油企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要的保存、參考和借鑒價(jià)值。在對(duì)應(yīng)的工作結(jié)束后，這些工作記錄、賬目報(bào)表就會(huì)以檔案形式保存起來(lái)，為今后油田企業(yè)的工作開(kāi)展提供信息參考。

1.2 企業(yè)文化方面的作用

檔案是對(duì)油田企業(yè)發(fā)展過(guò)程的記錄和見(jiàn)證，它集中包含了企業(yè)的核心價(jià)值觀、文化氛圍、管理理念、人文環(huán)境等內(nèi)容，是對(duì)企業(yè)文化的整體反映。例如，有的企業(yè)將檔案中的一些珍貴照片或文字進(jìn)行重新整理，并且以照片墻、幻燈片放映等形式展示出來(lái)，從而激發(fā)起企業(yè)員工的歸屬感和凝聚力，這對(duì)于營(yíng)造企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)氛圍，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

1.3 法律方面的作用

檔案是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有極強(qiáng)的法律屬性，可以直接作為法律證據(jù)。石油企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，如果與其他企業(yè)產(chǎn)生法律糾紛，則可以借助于相關(guān)的檔案記錄，維護(hù)企業(yè)、員工的合法權(quán)益，明確雙方責(zé)任，減少不必要的法律糾紛。

2 當(dāng)前石油企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 資金投入不足，管理水平滯后

早期的油田企業(yè)檔案管理大多依靠人工來(lái)完成，不僅管理效率低，而且很容易出現(xiàn)工作失誤。近年來(lái)，信息化管理系統(tǒng)逐漸在各個(gè)行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，并體現(xiàn)出巨大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。但是信息化檔案管理系統(tǒng)在前期建設(shè)中，需要花費(fèi)較多的資金用于設(shè)備采購(gòu)。而部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視不足，不愿意拿出過(guò)多的資金進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，導(dǎo)致油田企業(yè)的檔案管理技術(shù)長(zhǎng)期得不到更新，管理水平滯后，難以適應(yīng)油田企業(yè)的發(fā)展需要。長(zhǎng)此以往，必然會(huì)制約油田企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 信息收集渠道狹窄

面對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)，油田企業(yè)要想在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，必須要對(duì)市場(chǎng)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)明確的判斷，從而及時(shí)采取有效措施，規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。只有建立完善的檔案管理系統(tǒng)，才能為市場(chǎng)信息收集提供廣闊的渠道。但是從目前來(lái)看，許多油田企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到市場(chǎng)信息收集給企業(yè)發(fā)展所帶來(lái)的深刻影響，也沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的市場(chǎng)調(diào)研和信息整理機(jī)構(gòu)。而企業(yè)檔案管理部門(mén)雖然能夠發(fā)揮一定的信息收集作用，但是由于檔案管理部門(mén)的水平有限，信息收集面狹窄，也不能很好地完成信息收集任務(wù)。

3 提高油田企業(yè)檔案管理水平的具體措施

3.1 適當(dāng)增加資金投入，建立信息管理系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是幫助企業(yè)掌握市場(chǎng)變化形勢(shì)、推動(dòng)油田企業(yè)發(fā)展的重要舉措。不可否認(rèn)，檔案信息化建設(shè)在前期缺失需要一定的資金花費(fèi)，但是油田企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)從宏觀層面上看待問(wèn)題，著眼于油田企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，在條件運(yùn)行的前提下，適當(dāng)增加資金投入，以確保油田企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

3.2 加大企業(yè)檔案收集、整理力度

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中保持決勝地位的重要信息保障。一方面要建立企業(yè)檔案收集制度、整理規(guī)范，以確保企業(yè)檔案信息收集、整理質(zhì)量。另一方面加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，尤其是在引入信息化管理系統(tǒng)后，部分檔案管理人員可能對(duì)新設(shè)備的操作不夠熟練，需要油田企業(yè)定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，以確保檔案管理人員盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境。

3.3 確保企業(yè)檔案的安全管理

企業(yè)檔案的安全管理工作不僅要重視企業(yè)檔案的實(shí)體安全，也要重視企業(yè)檔案的信息安全。隨著企業(yè)電子檔案文件的出現(xiàn)，給企業(yè)檔案信息安全帶來(lái)了不安全因素。為了保證企業(yè)電子檔案信息安全以及企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全，企業(yè)檔案管理部門(mén)要定期對(duì)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，采取有效手段，并做好企業(yè)電子文件的備份工作，確保企業(yè)檔案的安全管理。