陶祝婉

摘 要：高職院校是企業(yè)文秘人才的主要培養(yǎng)陣地，通過多次深入企業(yè)，了解企業(yè)文秘的工作實況，根據(jù)企業(yè)情況及時調(diào)整高職文秘人才培養(yǎng)方案，采用多種方法開展社會調(diào)研，獲得了第一手資料。本文在此基礎(chǔ)上，提出了有針對性的改進高職文秘人才培養(yǎng)策略的具體意見和建議。

關(guān)鍵詞：文秘人才 高職 企業(yè)文秘 人才培養(yǎng)

中圖分類號：F406.17 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）01（b）-170-03

1 引言

文秘也稱秘書、文員、助理，是指“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員?！?[1]他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦事、辦會等為主要職責(zé)，工作內(nèi)容繁雜，工作方法多樣，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是單位組織上下、內(nèi)外的服務(wù)者，是企事業(yè)單位內(nèi)部不可缺少的重要角色。它也是當(dāng)今社會從業(yè)范圍最廣、從業(yè)人數(shù)最多的職業(yè)之一。

高職院?！耙苑?wù)為宗旨，以就業(yè)為導(dǎo)向”，以針對區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展要求，“培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)和管理第一線需要的高技能人才” [2]為己任，是企事業(yè)單位，尤其是民營企業(yè)文秘人才的主要培養(yǎng)陣地。為能培養(yǎng)出企業(yè)所需要的文秘人才，高職院校需深入企業(yè)開展調(diào)研，了解企業(yè)文秘工作實況。作為高職文秘專業(yè)教師，從2014年初起至今近兩年時間，筆者與同事多次深入本校所在溫州及周邊地區(qū)多家企業(yè)，與企業(yè)一線文秘人員、行政主管交流，以座談會、訪談、問卷等調(diào)查形式了解企業(yè)文秘的工作情況，并在此基礎(chǔ)上提出了高職文秘人才培養(yǎng)的具體對策和建議。

2 企業(yè)文秘工作實況分析

從實際調(diào)查結(jié)果看，溫州及周邊地區(qū)企業(yè)的文秘工作呈現(xiàn)出以下特點。

（1）文秘人員大多為20～30歲的大專生，所學(xué)專業(yè)龐雜，薪金普遍不高。我們曾在溫州及周邊地區(qū)涉及制造、旅游、酒店餐飲、批發(fā)和零售貿(mào)易、房地產(chǎn)、金融保險、交通運輸、郵電通信、文化教育等多個行業(yè)的多家企業(yè)隨機抽取了100名一線文秘人員做問卷調(diào)查，從回收的88份有效問卷看，年齡在20～25歲之間有52人，占59.09%，年齡在26～30歲之間的有21人，占23.86%，兩者相加達到82.95%之高，占據(jù)絕對優(yōu)勢。學(xué)歷為大專的有48人，占54.55%，其他如中專、本科和碩士研究生的各為16人、23人和1人，分別占18.18%、26.14%和1.14%，遠遠不及大專生的人數(shù)和比例。他們所學(xué)專業(yè)極為龐雜，這88名被調(diào)查者共涉及文秘、會計、金融、商務(wù)英語、建筑工程、計算機、信息管理、工商管理、平面設(shè)計、國際貿(mào)易、社區(qū)服務(wù)與管理、心理學(xué)、行政管理、播音主持、傳媒策劃與管理等近20個專業(yè)。

以在溫州地區(qū)頗有影響力，在全國開設(shè)了500多家門店，已有30多年歷史的某食品有限公司集團辦公室為例，該集團辦公室共8人，只有1人年齡超過30歲，其他都為20多歲的年輕人；本科畢業(yè)的只有1位，其他都為?？飘厴I(yè)；文秘專業(yè)科班出身的1位，其他人員的專業(yè)為商務(wù)英語、旅游管理、園林工程和戲劇表演等。在該公司總部其他部門從事文秘工作的大約有26人，其中年齡超過30歲的只有4人，20～30歲之間的有22人，各占15.38%和84.62%；學(xué)歷為本科、高中或中專的分別是3和4人，為?？频氖?9人，各占11.54%、15.38%和73.08%；文秘專業(yè)科班出身的只有1人，占3.65%，其他人的專業(yè)有工商管理、國際經(jīng)濟與貿(mào)易、市場營銷、食品加工、食品營養(yǎng)與檢測、電子電器、應(yīng)用心理學(xué)、生物學(xué)、法律等。

從該公司對外公開的文秘人員招聘要求表上可看出，他們基本要求學(xué)歷在大專以上，但并不看重年齡和專業(yè)，基本無相關(guān)要求，只偶爾出現(xiàn)“20～30歲為佳”“文秘專業(yè)優(yōu)先”之類的詞句。對此，該公司人力資源熊總監(jiān)這樣解釋：“現(xiàn)在的大學(xué)教育存在不少問題，一不重視道德教育，二不重視基本理論的教育，三盡教些其實不需要刻意去學(xué)習(xí)的簡單東西，使得現(xiàn)在的大學(xué)生道德品質(zhì)較低，基本功不扎實，往往知其然而不知其所以然，懂的其實也是些簡單的東西，可又往往自視甚高，不愿吃苦，其實能力說不定還不如高中生。因此，文秘人員在學(xué)校里學(xué)習(xí)什么專業(yè)并不重要，只要他品德好，心態(tài)好，肯認真做事，愿意學(xué)習(xí)，能吃苦，我們就愿意用他，愿意培養(yǎng)他?！币虼耍麄冸m然要求公司文秘人員學(xué)歷在大專以上，但也并不排除高中或中專生。

至于年齡問題，恐怕與文秘人員待遇和文秘工作性質(zhì)有關(guān)，從前文提及的問卷調(diào)查統(tǒng)計數(shù)據(jù)結(jié)果看，被調(diào)查的88人中，表示自己月薪收入在2500～4000元之間的有59人，占67.05%，有12人表示自己的月薪低于2500元，占13.64%，只有17人表示自己月薪高于4000元，占19.32%。文秘工作溝通上下、聯(lián)系左右，能較好地鍛煉從業(yè)人員各方面的能力，年輕人把它作為過渡崗位非常合適，但隨著年齡增大，家庭壓力增加，如果不能獲得提升，轉(zhuǎn)崗可能就成為一種自然選擇。因此，被調(diào)查的這88人中，有66人入職時間少于3年，占75%，只有22人入職時間超過3年，只占25%。當(dāng)被問及選擇該職業(yè)的原因時，只有5人表示該工作待遇尚可，占5.68%；有19人表示喜歡該工作，占21.59%；有53人表示該工作可以讓他們學(xué)習(xí)很多東西，利于個人成長，占60.23%，另有11人選了其他，占12.50%。

（2）文秘工作范圍廣而事務(wù)雜，以綜合性文員崗位居多，最需要從業(yè)者具備溝通交流、辦公軟件應(yīng)用和細致、認真、敬業(yè)等方面的能力和素質(zhì)。文秘可以說是企業(yè)里工作范圍最廣的崗位，被調(diào)查的88名文秘人員工作內(nèi)容涉及起草文稿、收發(fā)文、管理檔案、接待來客、接打電話、處理信訪、會議策劃、會議組織或服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)或客戶出謀劃策、商務(wù)談判、安排日程、處理郵件、后勤保障、信息宣傳、人力資源管理等，而且他們幾乎都需要從事多項工作，極少有人只專注于一項工作。他們的崗位名稱以“文員”居多，基本都認為自己是綜合性文秘人員。

當(dāng)被問及“您認為做好文秘工作最重要的能力是什么”時，他們的回答包括溝通交流、辦公軟件應(yīng)用、辦公自動化設(shè)備操作、心理調(diào)適、外語應(yīng)用、文字寫作、文書處理、口語表達、組織策劃、團隊協(xié)作等多方面能力，不過回答最多的是溝通交流和辦公軟件應(yīng)用兩點?！澳J為做好文秘工作最重要的素質(zhì)是什么”一題，他們的回答包括細致、認真、敬業(yè)、勤奮、奉獻、容忍、廉潔、忠誠等，其中回答次數(shù)最多的是細致、認真和敬業(yè)。體現(xiàn)出溝通交流、辦公軟件應(yīng)用能力和細致、認真、敬業(yè)等素質(zhì)在文秘工作中重要地位。

在隨機抽取了100名一線文秘人員做問卷調(diào)查同時，我們同時還抽取了這些企業(yè)50名行政管理人員進行了訪問調(diào)查，有64%的行政主管認為現(xiàn)階段企業(yè)最需要的是綜合性文秘人員，另有20%的人認為是管理型，還分別有8%的人認為是文字型和服務(wù)型。他們也非?？粗匚拿厝藛T的溝通交流和辦公軟件應(yīng)用能力。在素質(zhì)要求上他們回答的最多的是職業(yè)道德和嚴謹細致的工作態(tài)度。

從智聯(lián)招聘、58同城、趕集網(wǎng)等招聘網(wǎng)站公布的助理、秘書、文員等招聘信息看，在任職要求一欄，除對應(yīng)聘者有相應(yīng)的辦公室辦文、辦事和辦會等方面技能要求外，它們基本也提到了溝通交流、辦公軟件應(yīng)用和細致、認真、敬業(yè)等方面的能力和素質(zhì)要求。

3 高職文秘人才培養(yǎng)的對策和建議

（1）會計、商務(wù)英語、金融等高職非文秘專業(yè)應(yīng)積極開設(shè)相關(guān)課程，培養(yǎng)學(xué)生從事文秘工作的技能與素質(zhì)。企業(yè)文秘人員以大專生居多，他們在校時所學(xué)專業(yè)涉及面極廣，也就意味著高職許多非文秘專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后將從事文秘工作；企業(yè)招聘文秘人員時基本無專業(yè)要求，文秘崗位能讓人得到多方面技能訓(xùn)練，從事文秘工作是許多高職非文秘專業(yè)學(xué)生畢業(yè)剛出校門的一項較好選擇。為適應(yīng)學(xué)生未來就業(yè)崗位要求，拓寬學(xué)生就業(yè)渠道，高職會計、金融、商務(wù)英語、企業(yè)管理、旅游管理、社區(qū)管理與服務(wù)等非文秘專業(yè)積極應(yīng)開設(shè)《辦公室實務(wù)》、《秘書實務(wù)》、《應(yīng)用文寫作》、《文檔管理》、《會議組織與服務(wù)》等文秘專業(yè)課程，或積極鼓勵學(xué)生選修相關(guān)課程，以培養(yǎng)學(xué)生從事企業(yè)文秘工作的技能和素質(zhì)。

這些課程的開設(shè)對學(xué)生綜合技能和素質(zhì)的提升非常有好處，例如《辦公室實務(wù)》課程，它主要給學(xué)生傳授從事辦公室文秘工作所必需的一些基本知識與技能，例如電話處理、來客接待、與上司同事的溝通交流、日程安排、辦公用品管理、辦公環(huán)境管理、值班事務(wù)、印信管理、信息調(diào)研、文書處理、檔案管理、會議組織與服務(wù)、人力資源管理等，使學(xué)生能在如今日趨復(fù)雜的社會大背景下從容應(yīng)對復(fù)雜多變的辦公室職場環(huán)境，使得他們就業(yè)后不但是個合格的財務(wù)、金融、證券從業(yè)人員，或是導(dǎo)游、翻譯、外貿(mào)人員、社區(qū)管理者等，同時還是一名稱職的辦公室文秘人員。

企業(yè)財務(wù)、會計、銷售、外貿(mào)等人員同時從事辦公室文秘工作是當(dāng)下不少企業(yè)的現(xiàn)實，尤其在浙江、廣東等地眾多的中小民營企業(yè)中。這些企業(yè)以加工制造業(yè)為主，幾乎除生產(chǎn)以外的其他事務(wù)都集中在一個綜合辦公室里，由辦公室人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)完成。他們往往既是會計、財務(wù)、銷售、人力資源管理人員，同時又要從事辦公室文秘工作，較多的例如電話處理、來信來訪接待、辦公用品管理、印信管理、會議組織與服務(wù)、文書處理等，因此又是辦公室文秘人員。

（2）高職文秘專業(yè)應(yīng)注意培養(yǎng)學(xué)生多方面能力和素質(zhì)，提高學(xué)生跨崗位發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展能力。

第一，高職文秘專業(yè)應(yīng)注意培養(yǎng)學(xué)生多方面能力和素質(zhì)，提高學(xué)生的職業(yè)勝任力。企業(yè)文秘工作范圍廣而事務(wù)雜，較為需要綜合性文秘，因此，企業(yè)文秘人員應(yīng)該是多面手，具備多方面的能力和素質(zhì)，例如溝通交流、辦公軟件應(yīng)用、辦公自動化設(shè)備操作、心理調(diào)適、外語應(yīng)用、文字寫作、文書處理、口語表達、組織策劃、團隊協(xié)作等方面能力以及細致、認真、敬業(yè)、勤奮、奉獻、容忍、廉潔、忠誠等方面的素質(zhì)。高職文秘專業(yè)應(yīng)精心設(shè)計人才培養(yǎng)方案，構(gòu)建全方位立體課程，培養(yǎng)學(xué)生多方面的能力和素質(zhì)，提高學(xué)生職業(yè)勝任力。

職業(yè)勝任能力簡稱職業(yè)能力，一般把它分為以下四個部分：一是職業(yè)核心能力，指人們職業(yè)生涯中最重要的基本能力，具有普遍的適用性和廣泛的遷移性；二是跨行業(yè)職業(yè)能力，指不同行業(yè)共同需要的知識和能力；三是行業(yè)通用能力，指面向一群工種或職業(yè)，在一個行業(yè)內(nèi)通用的知識和技能；四是職業(yè)特定能力，指在行業(yè)通用能力的基礎(chǔ)上，在某個領(lǐng)域或方向上的專項能力，是表現(xiàn)在每一個具體職業(yè)、工種和崗位上的能力[3]。高職院校一般分別設(shè)立公共基礎(chǔ)課、專業(yè)拓展課程、專業(yè)基礎(chǔ)課程和專業(yè)核心課程以培養(yǎng)學(xué)生這四方面的能力。為培養(yǎng)學(xué)生從事企業(yè)文秘工作所需的多方面“行業(yè)通用能力”和“職業(yè)特定能力”，高職文秘專業(yè)可開設(shè)語言與交際、實用心理學(xué)、辦公自動化、基礎(chǔ)寫作、現(xiàn)代漢語與普通話訓(xùn)練、企業(yè)管理基礎(chǔ)、秘書職業(yè)導(dǎo)論等專業(yè)基礎(chǔ)課程，開設(shè)秘書實務(wù)、辦公室事務(wù)管理、秘書寫作、文書工作與檔案管理、會務(wù)策劃與組織、活動策劃與宣傳、秘書溝通與協(xié)調(diào)等專業(yè)核心課程。

第二，突出溝通交流、辦公軟件應(yīng)用等方面能力和細致、認真、敬業(yè)等方面素質(zhì)的培育。企業(yè)文秘工作需要從業(yè)者具備多方面的能力和素質(zhì)，但不管是企業(yè)一線文秘人員從他們的實踐經(jīng)驗出發(fā)進行的思考，還是企業(yè)行政管理人員從他們的管理經(jīng)驗出發(fā)并基于企業(yè)長遠發(fā)展的全局考量，他們都認為溝通交流、辦公軟件應(yīng)用等方面的能力和細致、認真、敬業(yè)等方面的素質(zhì)尤為重要，因此，高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)應(yīng)突出學(xué)生這幾方面能力和素質(zhì)的培育，不但應(yīng)開設(shè)相關(guān)課程，加大相關(guān)課程的分量，還應(yīng)關(guān)注實際授課效果，增加實踐訓(xùn)練，注重學(xué)生實際工作經(jīng)驗的積累和素質(zhì)的自覺形成，最好采用項目教學(xué)法。

項目教學(xué)法是一種貫徹工學(xué)結(jié)合、注重實踐的教學(xué)策略和方法，它以“職業(yè)生涯發(fā)展為導(dǎo)向，以學(xué)生為主體，以教師為主導(dǎo)，以崗位群工作流程為線索，以典型項目為依托，以產(chǎn)品/服務(wù)為載體，以職業(yè)素質(zhì)為目標，以職業(yè)技能鑒定為評價標準的教學(xué)策略和教學(xué)方法” [4]。它既能幫助學(xué)生建構(gòu)專業(yè)知識，培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)技能，又能促使學(xué)生行為態(tài)度、個性特征和職業(yè)意識發(fā)生自然改變。

第三，考慮學(xué)生未來轉(zhuǎn)崗需要，提高學(xué)生可持續(xù)發(fā)展能力。企業(yè)文秘人員中30歲以下的年輕人占據(jù)絕對優(yōu)勢，而且他們薪金普遍不高，隨著年齡增大，家庭壓力增加，如果不能獲得升職，轉(zhuǎn)崗可能就會就成為不少人的選擇，因此對文秘專業(yè)學(xué)生而言，職業(yè)能力中的第二個組成部分——跨行業(yè)職業(yè)能力，即職業(yè)崗位變動的應(yīng)變能力和就業(yè)遷移能力就顯得尤為重要。以溝通上下、聯(lián)系左右，能得到多方面能力訓(xùn)練的基層文秘崗位作為職業(yè)起點，在知識得以拓展、視野得到開闊、能力獲得提升、經(jīng)驗人脈漸次積累后，升到行政主管崗位或轉(zhuǎn)到待遇更好發(fā)展機會更多的崗位或者自己創(chuàng)業(yè)也是職業(yè)發(fā)展的自然過程。

高職院校一般設(shè)置專業(yè)拓展課程以培養(yǎng)和提升學(xué)生的職業(yè)崗位變動的應(yīng)變能力和就業(yè)遷移能力?？紤]到學(xué)生可持續(xù)發(fā)展需要以及相關(guān)崗位要求，并基于開拓學(xué)生視野，增長學(xué)生見識，拓展學(xué)生知識點，發(fā)展多方面技能需要，專業(yè)拓展課程一般設(shè)置多門，允許學(xué)生根據(jù)自身個性特征、興趣愛好和對未來工作生活的規(guī)劃設(shè)想自由選擇。文秘專業(yè)開設(shè)的專業(yè)拓展課程一般包括：茶藝與茶文化、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)與藝術(shù)、企業(yè)會計基礎(chǔ)、商務(wù)談判、中國飲食文化、企業(yè)文化、企業(yè)財務(wù)管理、人力資源管理、市場調(diào)查與數(shù)據(jù)分析、攝影攝像基礎(chǔ)、圖片與圖像處理、公共關(guān)系理論與實務(wù)、企業(yè)法律實務(wù)、市場營銷實務(wù)、創(chuàng)業(yè)文化、地方經(jīng)濟與社會、教育學(xué)、書法、歷史與文化、新聞采寫等。

參考文獻

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[2] 教育部關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見（教高[2006]16號）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_2761/201001/79649. html，2011-7-10.

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[4] 楊文明.高職項目教學(xué)理論與行動研究[M].北京：科學(xué)出版社， 2008.

①基金項目：溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級科研項目“基于企業(yè)工作實況分析的高職文秘人才培養(yǎng)對策研究”（WZY2016015）研究成果。