鐘宏音

摘要：辦公室的行政管理部門是一個(gè)單位非常重要的運(yùn)轉(zhuǎn)部門，辦公室的工作效率關(guān)系著整個(gè)公司的發(fā)展。然而辦公室接待工作涉及的內(nèi)容繁多，而且事項(xiàng)非常復(fù)雜，這就需要在公司的辦公室接待中實(shí)行精細(xì)化管理來(lái)提高整體的辦公室辦公效率。本文主要講述了辦公室接待中實(shí)行精細(xì)化管理的作用，以及精細(xì)化管理在辦公室接待中的具體應(yīng)用和注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；辦公室接待；有效作用

辦公室作為一個(gè)公司的綜合管理部門，辦公室的工作效率在公司起著至關(guān)重要的作用，而辦公室接待工作作為辦公室工作中的一個(gè)很重要的工作，辦公室的接待工作水平的高低展示著整個(gè)公司人員的素質(zhì)，也代表了公司的整體形象，這就決定著包括燃?xì)夤驹趦?nèi)的任何一個(gè)公司都應(yīng)該提高對(duì)辦公室接待工作的重視。

一、辦公室接待實(shí)行精細(xì)化管理的作用

一個(gè)公司的辦公室接待實(shí)施精細(xì)化管理對(duì)公司有著重要的積極的作用，尤其對(duì)燃?xì)夤靖怯蟹e極地意義。

（一）使工作規(guī)范化，制度化

公司辦公室接待工作實(shí)施精細(xì)化管理可以使員工在工作中行為都規(guī)范化，制度化，通過(guò)實(shí)施精細(xì)化管理，使公司發(fā)現(xiàn)原來(lái)公司就存在的一些不合理的現(xiàn)象，將工作的具體流程進(jìn)行梳理，找出解決問(wèn)題的途徑，方便員工更好的做好應(yīng)該做的工作。

（二）有效整合公司資源

公司辦公室接待實(shí)施精細(xì)化管理可以降低辦公室中的一些人力的浪費(fèi)，明確每個(gè)員工的責(zé)任，提高工作的效率，節(jié)省了辦公的開(kāi)銷。

（三）可以有效減少工作中的矛盾

辦公室接待工作實(shí)施精細(xì)化管理可以提前把很多的工作都考慮周全，將工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題提前考慮清楚并且給于解決方案，避免以后了以后的麻煩的同時(shí)增加了公司圖案按對(duì)合作的意識(shí)。

二、精細(xì)化管理在辦公室接待中的具體應(yīng)用

（一）員工的意識(shí)精細(xì)化

辦公室接待工作是整個(gè)公司最需要細(xì)心的一項(xiàng)工作，從公司的人員的調(diào)配參觀路線的確定，再到公司的會(huì)議室的安排，車輛的調(diào)動(dòng)等一系列的工作都需要精細(xì)不能出差錯(cuò)，這就需要公司的接待人員唏噓將精細(xì)化的意識(shí)帶到工作中。

1.辦公室接待人員大局意識(shí)的精細(xì)化

辦公室接待工作時(shí)展現(xiàn)的是一個(gè)公司的形象，具體表現(xiàn)在工作的執(zhí)行力上面。接待人員的任何一個(gè)態(tài)度一個(gè)動(dòng)作一句話都會(huì)對(duì)企業(yè)有著很大的影響，這就需要員工培養(yǎng)大局意識(shí)，站在公司的角度思考問(wèn)題，以公司的榮辱作為自己的榮辱來(lái)處理公司接待中的具體事項(xiàng)。

2.辦公室接待人員創(chuàng)新意識(shí)的精細(xì)化

工作人員的接待工作是統(tǒng)一額流程化的，但接待人員所面對(duì)的客戶都是不相同的，這就要求公司的接待人員面對(duì)不同的客戶時(shí)也有不同的應(yīng)對(duì)表現(xiàn)，通過(guò)不斷修改接待過(guò)程中的不足，改進(jìn)接待過(guò)程中的細(xì)節(jié)進(jìn)行不斷的工作創(chuàng)新，所以接待工作中對(duì)細(xì)節(jié)的創(chuàng)新也是至關(guān)重要的。

3.辦公室人員管理意識(shí)的精細(xì)化

辦公室的管理人員和辦公室具體的操作人員都必須要按照嚴(yán)格的公司制度來(lái)進(jìn)行公司的每一項(xiàng)工作的展開(kāi)，只有每個(gè)人都嚴(yán)格按照規(guī)則，認(rèn)真的完成工作，才能使公司的辦公室接待工作變得緊張有序。

4.辦公室接待人員的服務(wù)意識(shí)的精細(xì)化

辦公室接待工作的主要任務(wù)就是為客人提供服務(wù)，讓客人感覺(jué)滿意。一個(gè)溫暖的微笑，一句禮貌用語(yǔ)的應(yīng)用都可以表現(xiàn)出接待人員的素質(zhì)和單位的整體形象。辦公室作為公司的重要做成部分，更加需要培養(yǎng)良好的職業(yè)習(xí)慣，將服務(wù)意識(shí)帶到辦公室接待工作中。

（二）辦公室接待中流程精細(xì)化

辦公室接待中要明確接待崗位的具體職責(zé)，可以對(duì)接待工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都制定詳細(xì)的工作流程和工作守則，各項(xiàng)工作流程要具體到?jīng)]個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)崗位，每個(gè)人都具體做什么，應(yīng)該怎么做，工作完成的怎么樣，工作做錯(cuò)了應(yīng)該如何補(bǔ)救。這樣靜喜歡的管理流程可以確保每一項(xiàng)工作都能按照規(guī)則在進(jìn)行，確保每個(gè)員工都有任務(wù)，可以出錯(cuò)了可以責(zé)任到人。流程化的工作可以使員工了解每個(gè)工作的具體環(huán)節(jié)，特別清楚自己的具體的工作，從而確保工作可以高效的完成。

三、精細(xì)化管理在辦公室接待中的具體工作注意事項(xiàng)

（一）做好接待前的準(zhǔn)備工作

辦公室接待人員街道來(lái)訪者的電話后要及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)放映情況，主動(dòng)和來(lái)訪者電話溝通，從而掌握要來(lái)訪者的人數(shù)，性別身份等各種基礎(chǔ)信息，然后速度簡(jiǎn)單安排好來(lái)訪人員的車輛參觀地點(diǎn)住宿等。其次棗具體的操作中再根據(jù)來(lái)訪者的實(shí)際情況進(jìn)行食宿等各方面合理的安排。

（二）注意在接待過(guò)程中要細(xì)心熱情

辦公室接待人員在具體的接待過(guò)程中要將每一項(xiàng)工作細(xì)致化，每個(gè)細(xì)節(jié)都考慮在內(nèi)。如在接待中迎接領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要積極的介紹，讓每個(gè)來(lái)訪者都充分感受到公司對(duì)他的重視和歡迎，在會(huì)議接待中要提前做好各項(xiàng)安排，考慮周到，在對(duì)來(lái)訪者食宿安排上也應(yīng)該了解來(lái)訪者的口味忌口合理安排，另外要積極準(zhǔn)備對(duì)來(lái)訪者的送行儀式，做到接待工作的善始善終。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，精細(xì)化管理已經(jīng)深入到辦公室接待的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，不僅體現(xiàn)了員工的整體素質(zhì)也體現(xiàn)了整個(gè)公司的形象。作為燃?xì)夤荆惨欢ㄒ訌?qiáng)對(duì)公司辦公室接待工作的精細(xì)化管理，樹(shù)立員工的精細(xì)化意識(shí)，讓每個(gè)員工都熱情服務(wù)，爭(zhēng)取讓客戶滿意，從而提升公司的整體形象。