余方珠
摘 要:隨著高職院??焖侔l(fā)展,固定資產(chǎn)規(guī)模日益增長,類別也越來越多,越分越細,對高職院校的固定資產(chǎn)的管理提出了更高的要求。多數(shù)高職院校已采用了固定資產(chǎn)信息化管理的模式,但存在不夠完善的地方。本文擬在精細化管理視角下,對強化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的必要性、可行性和實施建議等方面作探析。
關鍵詞:精細化管理;高職院校固定資產(chǎn);強化信息化管理
近年來,隨著教育改革的逐步深入,職業(yè)教育越來越得到重視,國家傾斜政策越來越多,財政投入越來越大,高職院??焖侔l(fā)展,固定資產(chǎn)規(guī)模也日益增長,類別繁多,越分越細,這對高職院校固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化和科學化水平提出了更高的要求。固定資產(chǎn)是高職院校資產(chǎn)中的重要組成部分,大部分也屬于國有資產(chǎn),無論是政府部門還是高職院校本身,都越來越重視固定資產(chǎn)的管理工作。為了提高固定資產(chǎn)管理效率和水平,多數(shù)高職院校已采用信息化手段進行固定資產(chǎn)管理,但仍存在不夠完善的地方。本文擬基于精細化管理視角下,對強化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的必要性、可行性和實施建議等方面作論述。
一、強化高職院校的固定資產(chǎn)信息化管理的必要性
精細化管理,是一種管理理念和管理技術,是基于重要性、全壽命周期和績效優(yōu)先等理念,通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化,運用程序化、標準化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段,以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力。高職院校的固定資產(chǎn)精細化管理就是運用適合高職院校固定資產(chǎn)特點的方法,結合信息技術,對固定資產(chǎn)的全壽命周期過程進行控制,對其整個過程中的運行、變動情況進行合理的監(jiān)控和預測,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的有效管理。目前,高職院校采用信息化手段進行固定資產(chǎn)管理已是一種普遍現(xiàn)象,但從精細化管理的視角來看,部分院校信息化管理的程度有限,還存在一些問題:
(一)固定資產(chǎn)管理信息同步性差,容易出現(xiàn)賬實不符現(xiàn)象
高職院校的固定資產(chǎn)的實物信息變化與財務系統(tǒng)中的同步性差,容易造成賬實不符,不利于固定資產(chǎn)效益的發(fā)揮和管理層的決策。其形成原因主要如下:
1、高職院校中的固定資產(chǎn)形成復雜化,多元化,種類多,金額大,賬面價值與實物狀況下的價值往往有出入。例如,很多情況下,由于金額龐大,新購置或新建的固定資產(chǎn)一般采用分次付款結算的方式,實物管理部門和財務部門往往記錄口徑不一致,造成固定資產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確,出現(xiàn)紕漏虛化、賬實不符。
2、高職院校的固定資產(chǎn)實物管理部門一般由專設或兼職機構管理,也有分類多部門組合管理。受到績效管理意識不強,人員編制少人手不足等因素的影響,實物管理部門往往重采購輕管理,固定資產(chǎn)的變動信息沒有及時跟蹤記錄,實物在校區(qū)、各部門間無序流動,即使實物已損壞、丟失或處置,但賬面金額及所屬部門的信息仍未調整或減少。新舊資產(chǎn)標簽不清,固定資產(chǎn)信息記錄不完整很可能造成固定資產(chǎn)重復采購、資產(chǎn)閑置浪費甚至流失的現(xiàn)象。
3、部分高職院校實物管理部門與固定資產(chǎn)使用部門、財務部門等不同部門各自為政,系統(tǒng)關聯(lián)度低。固定資產(chǎn)實物的變化信息不能及時與財務賬面信息自動聯(lián)動,需要工作人員人工干預,進行信息維護。工作人員維護信息的及時性和正確性決定了固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的質量,造成固定資產(chǎn)賬實信息不同步,影響了固定資產(chǎn)的后續(xù)管理。
(二)固定資產(chǎn)管理信息共享性差,容易出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象
固定資產(chǎn)信息化管理缺乏系統(tǒng)化和標準化的全局思維,固定資產(chǎn)管理信息共享性差,出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。常見原因如下:
1、固定資產(chǎn)管理相關部門各自為政,存在多套系統(tǒng)且沒有提供相應的接口。對同一業(yè)務,各相關部門均從自身業(yè)務的標準和依據(jù)進行固定資產(chǎn)信息的歸集和登記,形成無法對接的不同的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
2、高職院校內部缺乏“頂層設計”,沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和管理,各自依據(jù)自身標準和依據(jù)形成的固定資產(chǎn)信息無法共享,數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一管理。
“信息孤島”現(xiàn)象極容易造成賬實核對困難,賬實不符,固定資產(chǎn)重復采購,固定資產(chǎn)使用效益有限等,不利于財務部門進行財務監(jiān)督,更不利于學校管理層對固定資產(chǎn)的實際情況的把握和提高資源配置,發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效益。
(三)固定資產(chǎn)績效評價開展不深入,容易造成資源浪費
目前,高職院校的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)固定資產(chǎn)的實物管理、價值管理、預算管理和決策管理功能,缺乏固定資產(chǎn)的績效評價管理。未能建立起全面、完善、有效的評價指標體系,容易導致固定資產(chǎn)管理者出現(xiàn)重采購輕管理的行為,造成固定資產(chǎn)重復添置、現(xiàn)有固定資產(chǎn)閑置、浪費的現(xiàn)象
二、強化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的可行性
(一)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略倡導推進財務信息化建設
近年來,各行各業(yè)積極貫徹國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,深入推進財務信息化建設和應用,財務信息化水平明顯提高。強化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理,是國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的要求,也是加強財務信息化水平的要求,更是構建“智慧校園”的重要組成部分。
(二)現(xiàn)有的軟硬件和技術條件具備強化信息化管理條件
隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展,各高職院校普遍具備了校園網(wǎng)絡、計算機設備等硬件條件,也具備了各類功能的固定資產(chǎn)信息化管理軟件,如:為了加強國有資產(chǎn)管理,校政良好信息溝通而使用的“行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)”,為了財務核算而使用的各重會計軟件等。同時,系統(tǒng)整合對接技術,條碼技術,二維碼技術,數(shù)碼成像技術等融入固定資產(chǎn)的管理已有技術基礎。
(三)高知識高學歷人力資源對使用信息化管理系統(tǒng)不存在障礙
高職院校是國家高等教育的重要組成部分,高職院校的管理人員普遍達到大專以上學歷水平,涉及固定資產(chǎn)管理崗位人員一般具備財會基礎知識和計算機操作水平,對固定資產(chǎn)信息化管理技術的學習和應用普遍不存在障礙。
三、強化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的實施建議
(一)更新觀念,提高固定資產(chǎn)信息化管理工作重要性的認識
學校領導和管理人員要切實提高對固定資產(chǎn)信息化管理工作重要性的認識,轉變觀念,進一步強化依法依規(guī)和績效管理意識,真正認識到固定資產(chǎn)管理不僅要保證固定資產(chǎn)的安全完整,保值增值,還要合理配置資源,確保資產(chǎn)發(fā)揮最大效益。強化固定資產(chǎn)信息化管理有利于提高固定資產(chǎn)管理的水平。
(二)完善規(guī)章制度,建立固定資產(chǎn)信息化管理和監(jiān)督長效機制
學校要根據(jù)國家的有關規(guī)定,進一步建立健全固定資產(chǎn)信息化管理制度、創(chuàng)新固定資產(chǎn)管理績效考核機制和內部經(jīng)濟責任制,細化學校固定資產(chǎn)新建購置、登記審批、管理使用、回收處置等環(huán)節(jié)的內控制度,明確各級管理人員的工作責任和信息化系統(tǒng)中的權限分工,發(fā)揮財務、資產(chǎn)管理、審計等部門的監(jiān)督作用,對管理不到位、制度執(zhí)行不力、造成資產(chǎn)損失浪費的行為,及時追究相關職能部門和有關人員的責任,對管理給力,積極促進固定資產(chǎn)保值增值,發(fā)揮經(jīng)濟效益的行為,給予獎勵,提高固定資產(chǎn)管理的積極性,降低辦學成本。
(三)重組業(yè)務流程,保障固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)有效運轉
從固定資產(chǎn)全壽命視角梳理固定資產(chǎn)的業(yè)務流程,對不合法、不合理、不順暢的進行流程再造,清除管理死角,實現(xiàn)“人人管物,物物有人管”。例如傳統(tǒng)管理模式中的“資產(chǎn)調撥”常常會出現(xiàn)兩種現(xiàn)象:一是固定資產(chǎn)使用部門人員持著《使用申請單》到資產(chǎn)管理、財務、分管領導等部門協(xié)調審批,流程繁瑣,在多校區(qū)、多部門間往來奔走;二是為了逃避流程,固定資產(chǎn)使用部門人員未經(jīng)審批私自調整使用,造成固定資產(chǎn)信息混亂。業(yè)務重組后的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)則采用多用戶按自身權限進入系統(tǒng),按照申請調撥、部門審批、完成調撥變更的流程進行在線操作,操作處理結果記錄到系統(tǒng)。這樣可以縮減各部門間的票據(jù)流轉流程和紙質文件的使用,節(jié)約人力物力成本。
(四)做好相關系統(tǒng)的接合,對資產(chǎn)變動信息實行全過程管理
將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)和財務預算系統(tǒng)等進行無縫接合,固定資產(chǎn)的增減申請、資產(chǎn)的增減審批、資產(chǎn)的變動申請、資產(chǎn)的變動審批、資產(chǎn)的清查核對、資產(chǎn)的預算與核算等業(yè)務均能在同一系統(tǒng)中操作實現(xiàn),資產(chǎn)的變動信息均能由不同權限的人進行查詢、處理。同時,將二維碼技術、條碼技術運用到固定資產(chǎn)的標簽登記中,既能給固定資產(chǎn)獨立的“身份信息”,又能快速讀取、快速核對,提高實物資產(chǎn)管理效率,降低資產(chǎn)清查難度。將數(shù)碼成像技術運用到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中,如將固定資產(chǎn)的實物照片、原始憑證、記賬憑證、賬簿等加入對應固定資產(chǎn)卡片的附件,有助于固定資產(chǎn)信息在流轉過程中的信息再現(xiàn),也有利于日后的審計、會計信息披露等工作。通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能將資產(chǎn)變動信息透明公開地記錄起來,建立起了一種有效的監(jiān)督約束機制,避免了人為操控和管理上的推諉現(xiàn)象,有利于固定資產(chǎn)的監(jiān)督、管理和相關決策。
(五)打造專業(yè)管理團隊,維護固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定
實施信息化管理,軟件是基礎,人才是關鍵。采用“內培外引”打造專業(yè)管理團隊,重點是內培。由于受到編制的約束,管理人員可在現(xiàn)有人員中挖掘、培養(yǎng),少數(shù)高級人才從外部引入,整合成一支懂得管理系統(tǒng)的安裝、使用、日常維護和具備固定資產(chǎn)管理知識的專業(yè)化、專門化的管理團隊。此外,加大投入人力、物力和財力,配備足夠的技術力量,設置防火墻,定期做好數(shù)據(jù)備份,保證數(shù)據(jù)信息安全。
總之,強化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理,有利于固定資產(chǎn)的保值增值,發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效益,給學校管理帶來質的飛躍,促進職業(yè)教育事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。(作者單位:惠州城市職業(yè)學院會計金融系)
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